Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmete sunulan e-fatura / e-arşiv fatura kesilmesini sağlayan GİB Portal ile e-fatura düzenleme ve mali mühür ekleme adımlarını GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir? başlıklı yazımızda incelemiştik. Bu yazımızda ise; e-arşive ilişkin merak edilenleri ve GİB Portal üzerinde e-arşiv fatura işlemlerini ele aldık.

e-Arşiv Fatura Nedir?

Elektronik fatura uygulamasında, mükellef olmayan kişi yada kurumlara düzenlenen fatura tipine e-arşiv denir.

e-Arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?

e-Arşiv Fatura sistemini kullanabilmeniz için öncelikle e-Fatura sistemine kayıt olmanız gerekmektedir. Bu link üzerinden başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

GİB Portalında e-Arşiv Faturası Kesme Kuralları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura keserken, dikkat etmeniz gereken ve eklemeniz gereken bilgiler vardır. Bunlar;

  • e-Arşiv Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası,
  • e-Arşiv Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi
  • dairesi ve vergi kimlik numarası.
  • Müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
  • Malın veya işin türü, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı,
  • Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
  • Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod, e-arşiv faturada yer alması gereken bilgilerdir.

Kimler e-Arşiv Portal Kullanmak Zorundadır?

Gelir İdaresi tarafından getirilen yükümlülüğe göre e-arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükelleflerine düzenlenen 5.000 TL üzeri faturalar ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek 30.000 TL üzeri faturalar e-arşiv portal üzerinden düzenlenmelidir.

e-Arşiv Faturada Mali Mühür Zorunlu mudur?

Aynı günde ve aynı vergi mükellefine gerçekleştirilecek satışların vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL, vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirilecek satışların ise vergiler dahil toplam tutarının 30.000 TL’yi aşması durumunda kesilen e-arşiv faturalara elektronik imza veya mali mühür alma zorunluluğu yoktur.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv faturası kesmek için, e-Arşiv Portalı>Belge İşlemleri>5000/30.000 TL Fatura Oluştur adımlarını takip ederek faturama düzenleme ekranına ulaşabilirsiniz.

Yazı Önerisi:  ePttAVM’de Nasıl Mağaza Açar ve Paraşüt’e Entegre Edebilirsiniz?

e-Arşiv fatura düzenlemek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

1. https://earsivportal.efatura.gov.tr/ adresindeki portala giriş yapın.

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi için belge işlemleri menü başlığı ekran görüntüsü

2. Ekranın sol tarafında bulunan “Belge İşlemleri” alanına tıklayarak “5000/30.000 TL Fatura Oluştur” kısmından fatura düzenleme ekranına ulaşın.

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi için fatura, alıcı, mal / hizmet bilgileri formu ekran görüntüsü

3. Açılan ekranda çıkan form “Fatura Bilgileri”, “Alıcı Bilgileri” ve “Mal/Hizmet Bilgileri” olmak üzere üçe ayrılır.

4. Fatura bilgileri tablosu “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanları haricinde sistem otomatik olarak oluşturur. “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanları sizin tarafınızdan seçilmesi/doldurulması gerekmektedir.

5. Fatura tipi alanını düzenlemek istediğiniz faturaya göre seçmelisiniz. Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah, İhraç Kayıtlı fatura tiplerinden istediğiniz tipi seçip işlem yapabilirsiniz. Bu alanda GİB e-Fatura Portalındaki gibi KOD bilgisi açılmayacak olup gerekli açıklamaları faturanın not alanına yapabilirsiniz. Örneğin; ihracat fatura için istisna tipi seçilir fatura üzerinde kullanılacak kodlar açıklama alanına ekleyebilirsiniz.

6.Formun ikinci bölümü Alıcı Bilgileri alanına şu bilgileri girmelisiniz:

a. VKN/TCKN (Vergi Kimlik Numarası/Kimlik Numarası) alanının doldurulması zorunludur. Vergi kimlik numaranızı girmeyi tercih ederseniz “UNVANI” kısmına alıcının unvanını da tam olarak girmeniz gerekir.

b. Kimlik numaranızı girmeniz halinde Adı, Soyadı kısımlarına adınız ve soyadınızı tam olarak girmelisiniz.

7. e-Arşiv Faturanın düzenlenebilmesi için asgari bir satıra mal/hizmete ilişkin istenen bilgileri girmelisiniz.

8. Mal/Hizmet Bilgileri Bölümünde satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgiler gösterilir.

9. Mal/hizmet bilgisi girmek için “Satır Ekle” butonuna tıklayın. İlgili başlıkların altına gelen kutucuklara gerekli bilgileri girin.

10. Başka bir mal/hizmet bilgisi girişi için Satır Ekle’ye tıklayarak yeni bir satır açın. Bir satırı silmek isterseniz de satırı seçerek “Satır Sil” butonuna tıklayabilirsiniz.

11. Vergi Ekle bölümünden; KDV dışında faturada yer alması istenilen vergi türü veya türleri seçip Vergi Ekle butonuna tıklayın.

12 “Vergi eklendi” uyarısı geldikten sonra “Tamam” butonuna tıklayın.

Yazı Önerisi:  2021’de Asgari Geçim İndirimi (AGİ) Ne Kadar?

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesiminde vergi eklendi uyarısı ekran görüntüsü

13. Vergi ekleme işleminin ardından, eklediğiniz satırın solunda yer alan “Düzenle” alanına tıkladığınızda ilgili satıra ilişkin detay ekranı görünecek. Açılan ekranda ilgili satıra ait tüm bilgileri girebilirsiniz. Tüm bilgileri girdikten sonra “Kaydet”e basın.

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi için mal / hizmet bilgileri detay formu ekran görüntüsü

14.Kaydet tuşuna bastıktan sonra satırdaki bilgileri aşağıdaki şekilde görebilirsiniz.

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi için mal / hizmet bilgileri ekran görüntüsü

15. Toplamlar bölümündeki rakamlar, Mal/Hizmet Bilgileri alanında gösterilen rakamlardan otomatik olarak sistem tarafından üretilmekte ve ilgili alana getirilmektedir. Bu yüzden bu alana elle bilgi girişi yapamazsınız. Bu bölümde sadece Ödenecek Tutar kısmına yuvarlama yapmak amacıyla elle giriş yapılabilir.

16. Not bölümüne faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler veya faturada yer verilmek istenen diğer hususları yazabilirsiniz.

17. Gerekli bölümleri doldurulduktan sonra “Oluştur” butonuna tıklanarak fatura oluşturma işlemini tamamlayabilirsiniz.

Resmileştirme işlemlerinde zaman kaybına son!

e-Ticaret siparişlerinizi yönetirken e-fatura ve e-arşivlerinizi tek tek resmileştirmekle zaman harcamayın. Mağazanızı Yengeç’e entegre ederek faturalarınızı otomatik resmileştirin.

15 gün ücretsiz deneyin.

e-Arşiv Nasıl İptal Edilir?

GİB’in e-Arşiv Portalı’na bu adresten giriş yaparak Düzenlenen Belgeler > İptal Talebi Oluştur adımlarını takip ederek iptal işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

  • “İptal Gerekçesi” alanına gerekli açıklamaları yazın.
  • Daha sonra “Uyarıyı Okudum” kutucuğunu işaretleyin ve “İptal Talebi Oluştur” butonunu aktif hale gelecektir.
  • Aktif hale gelen butona tıkladıktan sonra “İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur” uyarısını göreceksiniz. Böylece iptal talebi oluşturduğunuz belge için talebinizin alıcının sistemine iletilmiş olacaktır.
  • Alıcıya giden iptal talebinin onaylanıp onaylanmadığını yine “Düzenlenen Belgeler” sekmesinden tarih aralığını seçerek takip edebilirsiniz.

e-Arşiv Sorgulama Nasıl Yapılır?

e-Arşiv faturaları GİB’in oluşturduğu e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasındaki formu doldurarak sorgulayabilirsiniz. e-Arşiv fatura sorgulama yapmak için girmeniz gereken bilgiler:

  • Satıcı vergi numarası ya da kimlik numarası
  • Fatura numarası
  • Ödenecek tutar