GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmete sunulmuş e-fatura kesilmesini sağlayan bir portaldır. e-Fatura uygulamasını portal üzerinden kullanmak için Vergi Usul Kanununu Genel Tebliğinde belirtilen esaslara uygun olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmanız gerekir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafında başvurunun tamamlanmasıyla, portal üzerinden e-fatura düzenleyebilirsiniz. Bu yazımızda size GİB Portal’a nasıl giriş yapılır, nasıl e-fatura düzenlenir ve alıcıya iletilir sorularının cevaplarını paylaşacağız.

e-Fatura için Gerekli Belgeler

E-Fatura uygulamasından yararlanmak isteyen şirketler aşağıdaki işlemleri yerine getirmeleri gerekir:

1. http://www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)” ile Tebliğin 7 nci bölümünde ifade edilen düzenlemeler çerçevesinde oluşturulan Mali Mühüre ilişkin “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmalıdır.

2. Aşağıda yer alan belgeler ile Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunulmalıdır.

2.1. “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi’nin imzalı aslı,

2.2. “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi’nin imzalı aslı,

2.3. Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği,

2.4. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

3. Başkanlık tarafında başvuruları uygun bulunan kullanıcılardan, hesaplarının tanımlandığı bilgisi iletilenler mali mühürlerinin temini işlemlerini yapmalıdır.

4. Mali Mühürü kendisine ulaştırılanlar, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu gerçekleştirmelidir.
Tüm bu işlemleri gerçekleştiren kullanıcılar, sistem üzerinde tanımlanan kullanıcı hesapları ile e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilebilecektir.

GİB Portal Hangi Tarayıcılarla Uyumlu Çalışır?

GİB e-fatura portali, Internet Explorer 8, Firefox, Safari ve Opera tarayıcıları ile uyumlu olarak çalışmaktadır.

Google Chrome ile giriş yapmaya çalıştığınız zaman ekranınızda “GİB-Portaline Google Chrome tarayıcısı ile girmeye çalışıyorsanız, Google Chrome tarayıcısı (42.0.2311.90 sürümü) Java eklentisini engellemiş durumdadır. Bu nedenle Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari gibi farklı internet tarayıcıları ile portale giriş yapınız.” uyarısı ile karşılaşırsınız.

GİB Portal’a Farklı İşletim Sistemleriyle Giriş Yapabilir miyim?

Hızlı cevap evet.

Aşağıda iletmiş olduğumuz kurulum Windows bilgisayarlar için anlatılmıştır. Mac ve Linux için yine Java yüklemesi yaparak Gib portala giriş yapabilirsiniz

e-Fatura ve e-arşiv kullanmanın faydalarını özetlediğimiz e-Ticarette e-Fatura ve e-Arşiv Kullanmanın 5 Avantajı yazımıza göz atabilirsiniz.

GİB Portal’e Giriş için Gerekli Programlar ve Ayarlar Nelerdir?

GİB Portal’in çalışması için bilgisayarınızda Java’nın (JRE) en az 1.6 versiyonunun bulunması bulunması gerekmektedir. Java ayarınızı aşağıdaki adımları takip ederek yapabilirsiniz:

1. Bilgisayarınızın Başlat menüsünden Denetim Masası’nı açın.

2. Denetim Masası içinde yer alan “Java” ikonuna tıklayarak Java kontrol panelini yapın.

3. Java kontrol paneli üzerinden Java sekmesini seçin ve ‘göster’ anlamına View butonuna tıklayın.

GİB portalı için java ayarlarının bilgisayarda denetim masası üzerinden kontrolünün ekran görüntüsü

4. Açılan penceredeki “Runtime Parameters” alanına “-Xmx256m” değerini yazdıktan sonra OK butonuna tıklayın. Böylece java ayarını tamamlamış olursunuz.

GİB portalı için java ayarlarında runtime parameters değerinin kontrol ve düzenlenmesi ekran görüntüsü

GİB Portal’ına Nasıl Giriş Yapılır?

GİB Portal’ına giriş yapmak için aşağıdaki adımları takip etmelisiniz;

1. GİB Portal’ına https://portal.efatura.gov.tr/efatura adresinden giriş yapabilirsiniz.
2. Portal adresine giriş yaptıktan sonra ilk olarak “Elektronik imza uygulaması başarı ile yüklendi” yazısı ile karşılaşacaksınız. Bunun hemen altında “Elektronik imza ile sisteme giriş işlemine başlamak için aşağıdaki butonu tıklayınız.” uyarısını göreceksiniz. “Başla” butonuna tıklayarak işlemi başlatabilirsiniz.

GİB portale giriş ekran görüntüsü

3. Bir sonraki adımda mali mühür sertifikasını barındıran USB kart okuyucunun (token donanımının) seçileceği ekran açılacak. Kullanılan donanım seçtikten sonra mali mühür/elektronik imza sertifikasının şifresini girin.
4. Şifrenizi girdikten sonra Tamam butonuna tıklayın.

GİB portale giriş için akıllı kart tanımlama ekran görüntüsü

5. “Tamam” butonuna tıklamanızın ardından ekranda mali mühür/elektronik imza kartınıza erişimin engellenmesini isteyip istemediğiniz anlamında sorulan Java Security Güvenlik Uyarısına hayır anlamına gelen “No” butonuna tıklayın.

6. Karşınıza mali mühür/elektronik imza için kullanacağınız sertifika bilgilerini gösteren bir ekran gelecek. Burada imza için kullanacağınız sertifikayı seçerek Tamam butonuna basabilirsiniz.

GİB portale giriş için mali mühür / elektronik imza sertifikası seçimi ekran görüntüsü

7. Mali mühür/elektronik imza sertifikası ile imzalayarak sisteme giriş yapabilmek için “İmzala” butonuna tıklayabilirsiniz.

GİB portale giriş için malü mühür / elektronik imza ile imzalama ekran görüntüsü

GİB Portal’de e-Fatura Nasıl Oluşturulur?

GİB Portal’ına giriş yaptıktan sonra sol taraftaki menüde bulunan “Fatura Oluştur” butonuna tıklayarak fatura oluşturma işlemine başlayabilirsiniz.

1. Fatura Oluştur alanına tıkladıktan sonra Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal-Hizmet Bilgileri, Toplamlar ve Not alanlarını doldurmanız gerekir. Bu alanları doldururken Gelir İdaresi Başkanlığı şu hususlara dikkat edilmesi gerektiğine dair uyarıda bulunur:

GİB portal e-fatura portali ekranından fatura oluştur menü başlığı ekran görüntüsü

1.1. Fatura Bilgileri Bölümünde yer alan;

1.1.1. ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) alanına giriş yapılmaz. ETTN, sistem tarafından kendiliğinden üretilir.
1.1.2. Senaryo alanında, temel fatura ve ticari fatura olmak üzere iki adet senaryo yer almaktadır. Bunlardan size uygun olan seçeneği seçin. Bu alanın girilmesi zorunludur.
1.1.3. Fatura tipi alanında ise Satış ve İade olmak üzere birini seçmeniz gerekir. Bu alanın girilmesi zorunludur.
1.1.4. Sipariş numarası ve sipariş tarihi girilmesi zorunlu değildir. Sizin tercihinize bağlıdır.
1.1.5. Faturanızdan önce irsaliye düzenlendiyse İrsaliye Tarihi ve İrsaliye Numarası alanlarını doldurabilirsiniz. Bu alanların doldurulması zorunludur.

Yazı Önerisi:  Hepsiburada Satıcı Paneli Hakkında Bilmeniz Gerekenler

GİB portal üzerinden e-fatura oluşturmak için fatura bilgileri formu ekran görüntüsü

1.2. Alıcı Bilgileri Bölümünde yer alan;

1.2.1 VKN/TCKN alanına vergi kimlik numaranızı ya da kimlik numaranızı girmek zorundasınız. Eğer vergi kimlik numaranızı girmeyi tercih ederseniz, Unvanı alanını da doldurmanız gerekir. Kimlik numarasını yazarsanız da Adı, Soyadı bölümlerini tam olarak doldurmanız zorunludur.

GİB portal üzerinden e-fatura oluşturmak için alıcı bilgileri formu ekran görüntüsü

1.2.2. Müşterinin adresi ile ilgili bilgilerden en az Mahalle/Semt/İlçe, Şehir ve Ülke bilgilerinin girmek zorundasınız.

GİB portal üzerinden e-fatura oluşturmak için fatura bilgilerinin adres defterinden seçimi ekran görüntüsü

1.2.3. Alıcı Ara alanı önceden Adres Defteri’ne kaydettiğiniz müşteri bilgilerini otomatik olarak getirmekte kullanılır. Alıcı ile yapılan kısaltmanın en az ilk üç harfinin girdiğiniz ekranda ilgili alıcıların listelendiğini göreceksiniz.

2. Mal/Hizmet Bilgileri bölümünde hakkında fatura keseceğiniz satılan mal veya hizmete ilişkin bilgileri girmelisiniz.

2.1. Ekranın sol üst köşesinde bulunan “Satır Ekle” butonuna tıklayın.
2.2. Oluşturduğunuz satırda ilgili başlıkların altına gelen alanlara mal veya hizmetle ilgili gerekli bilgileri doldurun.
2.3. Satır silmek için de “Satır Sil” alanına tıklayabilirsiniz.
2.4. Vergi Ekle bölümünden; KDV dışında faturada yer alması istediğiniz vergi türü veya türleri seçin ve Vergi Ekle butonuna tıklayın.

GİB portal üzerinden e-fatura oluşturmak için mal / hizmet bilgileri formu ekran görüntüsü

3. Toplamlar bölümündeki rakamlar, Mal/Hizmet Bilgileri alanında girdiğiniz rakamlardan otomatik olarak sistem tarafından ilgili alanlara yazılır. Bu nedenle bu bölümdeki alanlara bilgi girişi yapamazsınız. Bu bölümde sadece Ödenecek Tutar kısmına yuvarlama yapmak amacıyla elle giriş yapabilirsiniz.

GİB portal üzerinden e-fatura oluşturmak için toplamlar formu ekran görüntüsü

4. Not bölümüne faturada olması gereken bilgiler veya yer verilmek istenen diğer hususlar yazılabilir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 6335 sayılı Kanunun 6. maddesi ile değişen 39. maddesinin ikinci fıkrası hükmü uyarınca e-faturada gösterilmesi gereken bilgilerden olup ayrı bir alanda yazılamayan “tacirin sicil numarası” ve “işletmenin merkezi” bilgisi faturanın Not alanına yazılabilmektedir.

5. Tüm bilgileri girdikten sonra Oluştur butonuna tıklayarak fatura oluşturma işleminizi tamamlamış olursunuz. Doldurulması zorunlu bir alana bilgi girilmediyse sistem tarafından uyarılacaksınız.

GİB portal üzerinden e-fatura oluşturmak için not ekleme formu ekran görüntüsü

Oluşturduğunuz fatura, otomatik olarak Taslaklar bölümüne kaydedilecektir.

e-Fatura resmileştirmekle uğraşmayın.

e-Ticaret yaparken e-fatura ve e-arşivlerinizi tek tek resmileştirmekle uğraşarak zaman kaybetmeyin. Mağazanızı Yengeç’e entegre ederek faturalarınızı otomatik resmileştirin.

15 gün ücretsiz deneyin.

GIB Portal’ında e-Fatura Kesmek için Mali Mühüre Gerek Var mıdır?

GIB Portalında e-fatura kesmek için öncelikle mali mühür almanız gerekmektedir. Mali mühürün amacı, tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve işletmeler tarafından oluşturulacak fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğünün, kaynağının ve içeriğinin garanti altına alınması, elektronik ortamda muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanmasıdır. Mali Mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr internet sitesinden ulaşabilirsiniz.

GİB Portal’de e-Faturaya Mali Mühür Nasıl Eklenir?

GİB Portal’de oluşturduğunuz faturanızı “Taslaklar” bölümüne gidip mühür ya da elektronik imza ekleme işlemlerini yaparak onaylayabilirsiniz.

Oluşturduğunuz faturaların onaylanması için mutlaka mali mühür ya da elektronik imza ile onaylanması gerekir. Taslaklar bölümündeki faturalarınızda “Onaylanmadı” ifadesini görürsünüz. Bir faturayı onaylamadan önce kontrol etmeyi unutmayın. Çünkü, mali mühür / elektronik imza taşıyan faturaların sonradan düzeltilmesi halinde mali mühür geçerliliğini yitirecektir. Faturanızı onaylayıp göndermek için şu adımları takip edin:

1. Taslaklarda listelenen faturalardan onaylamak istenen faturayı seçin ve Onayla butonuna tıklayın. Onayla butonuna tıklanınca mali mühür uygulaması aktif hale gelecek ve mühürlenecek fatura yüklenmeye başlayacaktır.

GİB portal üzerinden e-faturaya mali mühür eklemek için listelenen fatura taslakları ekran görüntüsü

2. Mühürleyeceğiniz faturanın yüklenmesinin ardından ekranda kart girişi çıkacaktır. Bu ekrandaki Tanımlı Kartlar alanından mali mührünüzü seçin.

GİB portal üzerinden e-faturaya mali mühür eklemek için kart giriş formu ekran görüntüsü

3. Kart Şifresi alanına da şifre girişi yaparak “Giriş” butonuna tıklayın.

Kart tanımlaması nasıl yapılır?

    • Önceden kart tanımlaması yapmadıysanız “Tanımla” butonuna basarak kartınızı bir kereye mahsus olarak kaydedebilirsiniz. “Tanımla” butonuna tıkladıktan sonra “Kart Tanımlama” ekranı açılacak.
    • Bu ekrandan Seç butonu tıklayın.

GİB portal üzerinden e-faturaya mali mühür eklemek için kart girişi için kart tanımlama formu ekran görüntüsü

  • Açılan pencereden akisp11.dll (genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır) dosyasını seçin. Kart dosyası Kütüphane Dosyası alanına aktardıktan sonra Kart Tanımlama ekranının Kart Adı alanına bir isim atayın ve Ekle butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.

GİB portal üzerinden e-faturaya mali mühür eklemek için kart girişi için kart dosyası seçimi ekran görüntüsü

4. Kart şifresini doğru biçimde girdikten sonra sertifika bilgileri Kart Giriş ekranında görünecektir. Bilgiler yüklendikten sonra İmzala butonuna tıklayın.

GİB portal üzerinden e-faturaya mali mühür eklemek için kart tanımlama sırasında kart bilgilerini inceleyip, kartı ekleme ekran görüntüsü

5. İmzala butonuna tıkladıktan sonraki adımda onaylanacak faturanızın XML görünümü açılacak. Bu bilgileri gördükten sonra Onayla butonuna tıklayarak faturanızın onaylama işlemini sonlandırabilirsiniz. Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından onaylanmış faturanın durumu Taslaklar kısmında “Onaylandı” ifadesiyle görünecektir.

GİB Portal’de e-Fatura Nasıl Gönderilir?

GİB Portal’de, Taslaklar bölümünde bulunan onaylı faturanızı “Gönder” butonuna tıklayarak alıcıya gönderme işleminizi yapabilirsiniz.

1. İlk olarak Taslaklar bölümünden onaylama işlemini bitirdiğiniz faturayı seçerek Gönder’e tıklayın.

GİB portal üzerinden e-fatura-gönderimi listelenen taslak faturaları gönderme ekran görüntüsü

2. Faturanın bulunduğu zarf bilgilerini içeren bilgi mesajı ekranınızda açılır. Buradaki “Gönder” butonuna basarak faturayı alıcıya gönderebilirsiniz. Ayrıca alıcının etiket bilgileri de bu bölümde yer alır.

Yazı Önerisi:  Şirketinizi Kendi Başınıza Nasıl Kurarsınız?

GİB portal üzerinden e-fatura-gönderimi sırasında fatura zarf ve etiket bilgileri gönderme ekran görüntüsü

e-Arşiv Fatura Nedir?

Elektronik fatura uygulamasında, mükellef olmayan kişi yada kurumlara düzenlenen fatura tipine e-arşiv denir.

e-Arşiv Faturaya Nasıl Başvurulur?

e-Arşiv Fatura sistemini kullanabilmeniz için öncelikle e-Fatura sistemine kayıt olmanız gerekmektedir. Bu link üzerinden başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

GİB Portalında e-Arşiv Faturası Kesme Kuralları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura keserken, dikkat etmeniz gereken ve eklemeniz gereken bilgiler vardır. Bunlar;

  • e-Arşiv Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası,
  • e-Arşiv Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi
  • dairesi ve vergi kimlik numarası.
  • Müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
  • Malın veya işin türü, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı,
  • Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
  • Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod, e-arşiv faturada yer alması gereken bilgilerdir.

Kimler e-Arşiv Portal Kullanmak Zorundadır?

Gelir İdaresi tarafından getirilen yükümlülüğe göre e-arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükelleflerine düzenlenen 5.000 TL üzeri faturalar ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek 30.000 TL üzeri faturalar e-arşiv portal üzerinden düzenlenmelidir.

e-Arşiv Faturada Mali Mühür Zorunlu mudur?

Aynı günde ve aynı vergi mükellefine gerçekleştirilecek satışların vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL, vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirilecek satışların ise vergiler dahil toplam tutarının 30.000 TL’yi aşması durumunda kesilen e-arşiv faturalara elektronik imza veya mali mühür alma zorunluluğu yoktur.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv faturası kesmek için, E-Arşiv Portalı>Belge İşlemleri>5000/30.000 TL Fatura Oluştur adımlarını takip ederek faturama düzenleme ekranına ulaşabilirsiniz.

e-Arşiv fatura düzenlemek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

1. https://earsivportal.efatura.gov.tr/ adresindeki portala giriş yapın.

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi için belge işlemleri menü başlığı ekran görüntüsü

2. Ekranın sol tarafında bulunan “Belge İşlemleri” alanına tıklayarak “5000/30.000 TL Fatura Oluştur” kısmından fatura düzenleme ekranına ulaşın.

GİB portal üzerinden e-arşiv fatura kesimi için fatura, alıcı, mal / hizmet bilgileri formu ekran görüntüsü

3. Açılan ekranda çıkan form “Fatura Bilgileri”, “Alıcı Bilgileri” ve “Mal/Hizmet Bilgileri” olmak üzere üçe ayrılır.

4. Fatura bilgileri tablosu “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanları haricinde sistem otomatik olarak oluşturur. “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanları sizin tarafınızdan seçilmesi/doldurulması gerekmektedir.

5. Fatura tipi alanını düzenlemek istediğiniz faturaya göre seçmelisiniz. Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah, İhraç Kayıtlı fatura tiplerinden istediğiniz tipi seçip işlem yapabilirsiniz. Bu alanda GİB e-Fatura Portalındaki gibi KOD bilgisi açılmayacak olup gerekli açıklamaları faturanın not alanına yapabilirsiniz. Örneğin; ihracat fatura için istisna tipi seçilir fatura üzerinde kullanılacak kodlar açıklama alanına ekleyebilirsiniz.

6.Formun ikinci bölümü Alıcı Bilgileri alanına şu bilgileri girmelisiniz:

a. VKN/TCKN (Vergi Kimlik Numarası/Kimlik Numarası) alanının doldurulması zorunludur. Vergi kimlik numaranızı girmeyi tercih ederseniz “UNVANI” kısmına alıcının unvanını da tam olarak girmeniz gerekir.

b. Kimlik numaranızı girmeniz halinde Adı, Soyadı kısımlarına adınız ve soyadınızı tam olarak girmelisiniz.

7. e-Arşiv Faturanın düzenlenebilmesi için asgari bir satıra mal/hizmete ilişkin istenen bilgileri girmelisiniz.

8. Mal/Hizmet Bilgileri Bölümünde satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgiler gösterilir.

9. Mal/hizmet bilgisi girmek için “Satır Ekle” butonuna tıklayın. İlgili başlıkların altına gelen kutucuklara gerekli bilgileri girin.

10. Başka bir mal/hizmet bilgisi girişi için Satır Ekle’ye tıklayarak yeni bir satır açın. Bir satırı silmek isterseniz de satırı seçerek “Satır Sil” butonuna tıklayabilirsiniz.

11. Vergi Ekle bölümünden; KDV dışında faturada yer alması istenilen vergi türü veya türleri seçip Vergi Ekle butonuna tıklayın.

12 “Vergi eklendi” uyarısı geldikten sonra “Tamam” butonuna tıklayın.

13. Vergi ekleme işleminin ardından, eklediğiniz satırın solunda yer alan “Düzenle” alanına tıkladığınızda ilgili satıra ilişkin detay ekranı görünecek. Açılan ekranda ilgili satıra ait tüm bilgileri girebilirsiniz. Tüm bilgileri girdikten sonra “Kaydet”e basın.

14.Kaydet tuşuna bastıktan sonra satırdaki bilgileri aşağıdaki şekilde görebilirsiniz.

15. Toplamlar bölümündeki rakamlar, Mal/Hizmet Bilgileri alanında gösterilen rakamlardan otomatik olarak sistem tarafından üretilmekte ve ilgili alana getirilmektedir. Bu yüzden bu alana elle bilgi girişi yapamazsınız. Bu bölümde sadece Ödenecek Tutar kısmına yuvarlama yapmak amacıyla elle giriş yapılabilir.

16. Not bölümüne faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler veya faturada yer verilmek istenen diğer hususları yazabilirsiniz.

17. Gerekli bölümleri doldurulduktan sonra “Oluştur” butonuna tıklanarak fatura oluşturma işlemini tamamlayabilirsiniz.

e-Fatura sistemine geçerek klasik faturalama süreçleriyle uğraşmak zorunda kalmazsınız. Böylece hem tasarruf eder hem de doğayı korumuş olursunuz.