e-Ticaret İşletmeleri İçin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

EBYS Açılımı Nedir?

EBYS kısaltmasının açılımı “Elektronik Belge Yönetim Sistemi”dir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS); kurum ve kuruluşlardaki belge akışını yönetmek için geliştirilen bir yazılım sistemidir. Kağıt belgelerin dijitalleştirilmesini ve elektronik olarak düzenlenmesini, saklanmasını, arşivlenmesini ve erişilmesini sağlamaktadır.

EBYS e-Ticaret İşletmeleri için Neden Önemlidir?

EBYS; e-ticaret işletmeleri için büyük avantajlar sunar. Sipariş süreçlerinden faturalandırmaya, müşteri şikayetlerinden sözleşmelere kadar birçok alanda belge yönetimi kritik bir rol oynar. EBYS bu süreçleri dijitalleştirerek yasal uyumluluğu daha kolay hale getirir ve operasyonel verimliliği artırır. Vergi ve denetim süreçlerinde düzenli belge takibi yapılmasını kolaylaştırır, müşteriler ve tedarikçilerle yapılan sözleşmelerin güvenli şekilde saklanmasını sağlar, belgelere yetkilendirme yoluyla erişim sağlayarak veri güvenliğini artırır.

Ayrıca vergi beyannameleri, muhasebe kayıtları ve diğer resmi belgelerin düzenli arşivlenmesini sağlar. Kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini azaltırken belgelere anında erişim sağlayarak da iş süreçlerini hızlandırır.

EBYS Kullanmanın Yasal Zorunlulukları Var Mıdır?

EBYS kullanım zorunluluğu kamu kurumları ve e-devlet ile entegre çalışan kuruluşlar için geçerlidir. Yani devlet daireleri, üniversiteler, sağlık kuruluşları gibi kurumlar EBYS kullanmak zorundadır. Ancak zorunlu olmasa da işleyişini hızlandırmak ve veri güvenliğini artırmak isteyen şirketler de EBYS kullanabilmektedir.

EBYS ile Klasik Belge Yönetimi Arasındaki Farklar Nelerdir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile klasik belge yönetimi arasında birçok fark bulunmaktadır. Geleneksel yöntemler kağıt formundaki belgelerle çalışırken, EBYS dijital süreçleri kullanarak işleyişi hızlandırır ve maliyetleri düşürür. EBYS daha hızlı güvenli, düşük maliyetli ve çevre dostu bir sistem sunar. Geleneksel belge yönetiminde fiziksel dosyalar saklanır bu da kaybolma ve zarar görme riskini yükseltir. Belgeleri aramak ve bulmak zaman alır. Kağıt belgelerin hazırlanması ve onaylanması uzun sürebilir, manuel işlem gerektirir. Fiziksel evrakların arşivlenmesi ve saklanması zordur.

e-Ticaret İşletmeleri için Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Avantajları Nelerdir?

e-Ticaret işletmeleri için EBYS kullanımının sunduğu avantajlar şöyledir:

• Kağıt, yazıcı, toner, kargo gibi maliyetleri bitirir.
• Belgeleri dijital ortamda olduğu için kaybolma, zarar görme gibi riskleri olmaz.
• e-İmza ve kullanıcı yetkilendirme gibi özellikleri sayesinde güvenliği arttırır.
• Geriye dönük belgelere hızlı bir şekilde ulaşım sağlar.
• Dosya gönderme, onaylama ya da arşivleme gibi süreçleri hızlandırır.
• Aynı belgeye yetkilendirilmiş farklı kişiler farklı noktalardan erişebilir.

EBYS Kullanarak Fatura Arşivleme Nasıl Yapılır?

EBYS sisteminde dilediğiniz belgeyi arşivleyebilirsiniz. Bunun için sistemin sol menüsünde yer alan “Kişisel Arşiv” alanına ekleme yapabilirsiniz. Ancak bu bölümdeki evraklar tamamen kopya niteliğindedir, işlem niteliği taşımamaktadır. Kişisel Arşiv başlığı üzerine gelip sağ tıklarsanız çıkacak “Ekle” butonuna basın. Açılan ekranda oluşturacağınız yeni klasöre bir isim verebilirsiniz. Evraklar bu klasöre eklenebilir. Daha sonra orta alanda listelenen evrakları sürükle bırak yöntemiyle arşiv klasöre taşıyabilirsiniz.

İş Süreçlerini Hızlandırmak İçin EBYS Nasıl Optimize Edilebilir?

İş süreçlerini hızlandırmak için EBYS doğru yapılandırılarak daha verimli bir hale getirilebilir. Bunun için şu optimizasyon stratejileri uygulanabilir:

• Belgeleri konu, departman ve önem derecesi gibi kriterlere göre sınıflandırın.
• Belge adlandırma kurallarını belirleyerek sistem içinde karışıklığı azaltın.
• Belgelerin ilgili birimlere otomatik iletilmesini sağlayan iş akışları kurun.
• Belgeler üzerinde işlem yapması gereken kişiler için otomatik bildirimler oluşturun.
• e-İmza entegrasyonu ile yasal uyumluluğu artırarak fiziksel imza süreçlerini sonlandırın.
• Kullanıcı yetkilendirmelerini yaparak sadece ilgili kişilerin belirli belgelere ulaşabilmesini sağlayın.
• E-fatura, e-arşiv ve diğer otomatik süreçlerle belge işleme sürecini hızlandırın.
• Belgelerde yapılacak değişikliklerden önce belgenin eski halinin geçmişini kayıt altına alarak hataları önleyin.

Elektronik Belge Yönetim Sistemine Geçiş Süreci Nasıl İşler?

EBYS’ye geçiş sürecinin ilk adımında işletmenin belge yönetimi açısından hangi sorunları yaşadığı tespit edilmelidir. Buna göre ihtiyaçlara uygun bir EBYS yazılımı seçilmelidir. EBYS yazılımı seçildikten sonra eğer yoksa bir e-imza alınmalıdır. e-İmza dijital belgelerin imzalanması ve onaylanması için gerekmektedir. Böylece fiziksel imzaya gerek kalmadan belgelere yasal geçerlilik sağlar.

EBYS sistemlerini kullanabilmek için genellikle Java programının yüklü olması gerekmektedir. Bunun kurulumu için birlikte çalıştığınız yazılım şirketinden destek isteyebilirsiniz. Tüm bu işlemlerin ardından fiziksel belgeleri tarama ve OCR teknolojisi ile dijital ortama aktarabilirsiniz. Mevcut dijital belgeleri de uygun formatlara dönüştürerek ve sisteme yükleyebilirsiniz.

e-Ticaret İşletmeleri İçin En Uygun EBYS Çözümleri Hangileridir?

e-Ticaret işletmeleri EYBS çözümü seçerken şu özelliklere mutlaka dikkat etmelidir:

• Yazılımın bulut tabanlı olmasına,
• e-Fatura ve e-arşiv faturaya uyumlu olmasına,
• ERP, CRM ve e-Ticaret platformlarıyla uyumlu çalışmasına,
• Güvenlik ve yedekleme özelliklerine,
• Kategorizasyon özelliklerine.
• Bu özelliklere LogoFlow, DosPlace, Mikro EBYS, Kets EBYS gibi çözümler uyumludur.

EBYS e-İmza ile Entegre Çalışabilir Mi?

Evet, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), e-imza ile entegre bir şekilde çalışmaktadır. Çoğu EBYS çözümü, e-imza entegrasyonu sunarak belgelerin yasal geçerlilik kazanmasını, onay süreçlerinin hızlanmasını ve güvenliğin artırılmasını sağlar.