Ön Muhasebede Kasa Hesabı İşleyişi ve Kayıt Rehberi

Kasa Hesabı Nedir?

Kasa hesabı; işletmenin elinde bulunan nakit paranın giriş ve çıkışlarının takip edilip kaydedildiği bir muhasebe hesabıdır. Muhasebe sisteminde 100 Kasa Hesabı olarak geçer ve “dönen varlıklar” grubunda yer alır. Bu hesap sayesinde işletme kasasındaki fiziksel nakit hareketleri takip edebilir.

100 Kasa Hesabı Nedir?

100 Kasa Hesabı’nda, işletmenin kasasına giren her para borç, çıkan her para alacak olarak kaydedilir. Bu hesap, işletmenin fiziksel nakit giriş ve çıkışlarını izlemek için kullanılır. Sadece TL cinsinden değil döviz giriş çıkışları da bu hesapta kaydedilebilir.

Kasa Hesabı Özellikleri Nelerdir?

Kasa hesabı işletmelerde nakit yönetiminin en temel aracıdır. Tek Düzen Hesap Planı’nda 100 Kasa Hesabı olarak geçer ve TL, USD, EUR gibi tüm nakit türleri bu hesapta izlenir. İhtiyaç dahilinde her para birimi için alt hesaplar açılabilir. Kasa hesabının temel özelliği daima borç (pozitif) bakiye vermesidir. En temel özelliklerinden biri dair borç bakiyesi vermesidir. Bu aktif karakterli hesapların bir özelliğidir.

Kasaya para girerse borçlanır, para çıkarsa da alacaklanır. Kasadan yapılan tüm ödemeler, tahsilatlar, avanslar ve küçük harcamalar bu hesap üzerinden izlenir. İşletmenin günlük likidite durumu doğrudan kasa hesabında görünür. Kur farkı işlemleri, dövizli giriş ve çıkışlar yine kasa hesabında takip edilir; ancak genellikle alt hesap açılır.

Kasa Hesabının İşleyişi Nasıldır?

Kasa hesabının işleyişi, işletmenin kasasına giren ve çıkan tüm nakit hareketlerinin belirli muhasebe kurallarına göre kaydedilmesini ifade eder. Hesabın işleyiş mantığı, nakdin artması ve azalması üzerine kuruludur. Hesabın sol tarafına yani borç bölümüne her türlü nakit girişleri kaydedilir.

• Nakit satış tahsilatı,
• Müşteriden alınan nakit ödeme,
• Bankadan çekilen para,
• Ortakların şirkete koyduğu nakit,
• Personelin avans iadesi örnek gösterilebilir.

Hesabın sağ tarafında ise alacak bölümü yer alır. Bu da kasadan çıkan nakitlerin kaydedildiği kısımdır.

• Tedarikçilere yapılan nakit ödemeleri,
• Kira, vergi veya fatura ödemeleri,
• Bankaya yatırılan nakit,
• Personele verilen avans dâhil edilebilir. Bu örnekler de kasa mevcudunun azalmasını gösterir.

Kasada farklı para birimleri varsa, örneğin USD veya EUR, bunlar genellikle:

• 100-01 TL Kasa
• 100-02 USD Kasa
• 100-03 EUR Kasa şeklinde alt hesaplarda izlenir. İşleyiş borç–alacak yönünden değişmez.

Kasa Hesabı ile Banka Hesabı Arasındaki Fark Nedir?

Kasa Hesabı ile banka Hesabı arasındaki fark, işletmenin ön muhasebe süreçlerinde nakit varlıklarının nerede tutulduğuna göre belirlenir. Kasa Hesabı, işletmenin elindeki fiziksel nakit parayı ifade eder. Banka hesabı ise bankalarda bulunan mevduatların takip edildiği hesaptır.

Ön muhasebede kasa hesabı daima borç bakiyesi verirken, banka hesabı gerçekleşen hareketlere göre borç veya alacak bakiyesi gösterebilir. Banka hareketleri dekontlarla doğrulanabilir, kasa hesabı ise kasa sayımı ile kontrol edilir.

Kasa hesabı fiziksel nakit içerdiği için daha riskli kabul edilir ancak banka hesabındaki varlıklar fiziksel olmadığı için daha güvenlidir.

Kasa Hesabı Nasıl Tutulur?

Kasa hesabı, ön muhasebenin temel taşlarından biridir ve fiziksel nakit giriş–çıkışlarının kayıt altına alınmasını sağlar. Bu hesabın doğru tutulması, hem işletmenin nakit akışını netleştirir hem de olası sayım farklarının önüne geçer. Tüm nakit hareketleri anlık ve eksiksiz olarak kaydedilmesi gerekir. Kasaya giren her para “borç”, çıkan her para da “alacak” olarak yazılmalıdır. Farklı birimler için alt hesaplar açılmalı ve her biri ayrı ayrı takip edilmelidir. Gün sonunda kasa sayılmalıdır ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Uyumsuzluk halinde olası hatalar hemen düzeltilmelidir. Düzenli olarak tutulan kasa hesabı, işletmenin günlük nakit akışını net şekilde ortaya koyar ve ön muhasebe süreçlerinin sağlıklı işlemesine katkı sağlar.

Kasa Defteri Tutma Zorunluluğu Var Mıdır?

Kasa defteri tutma zorunluluğu 1998 yılından beri yoktur. Ancak kasa defteri tutarak işletmeler finansal takiplerini daha kolay yapabilirler.

Kasa Sayımı Neden Yapılır?

Kasa sayımı, işletmede bulunan fiziksel nakdin gerçek tutarını görmek ve muhasebe kayıtlarının doğruluğunu kontrol etmek için yapılır. Kasa sayımının temel amacı, kasada fiilen bulunan para ile muhasebe kayıtlarında görünen tutarın aynı olup olmadığını tespit etmektir. Bu işlem sayesinde kasa açığı veya kasa fazlası gibi uyumsuzluklar erken fark edilir ve gerekli düzeltmeler yapılır. Özellikle yoğun nakit kullanımının olduğu işletmelerde kasa sayımı, finansal disiplinin korunması için kritik öneme sahiptir.

Kasa Fazlası ve Kasa Açığı Nasıl Değerlendirilir?

Kasa sayımında ortaya çıkan tutarsızlıklar, yani çok küçük farklar, doğrudan kasa kayıtlarına işlenebilir. Ancak belirli bir eşiğin üzerindeki açık ya da fazla tutarlar mutlaka dikkatlice araştırılmalı ve nedeni belirlenmeye çalışılmalıdır. Yıl boyunca kasada bulunan nakit miktarının, şirket tarafından belirlenen yönetim limitleriyle uyumlu olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilmelidir. Eğer işletmede böyle bir limit tanımlanmamışsa, yönetimin kasada tutulabilecek maksimum nakit için bir sınır belirlemesi tavsiye edilir.

Kasa sayımı ve mutabakat çalışmalarının düzenli yapılması, işletmelerin mali düzenini korumak ve olası hataları ya da usulsüzlükleri önlemek açısından büyük önem taşır. Bu uygulamalar sayesinde kasa farkları zamanında fark edilir, sorumluluk alanları daha net hale gelir ve işletmenin finansal güvenliği sağlanmış olur.

Kasa Hesabı Tutarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Kasa hesabı tutarken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

• Tüm nakit giriş ve çıkışlarının anında kaydedilmesi gerekir; gecikme hataya yol açar.
• Belgeler desteklenmeyen işlemler kasa hesabına işlenmemelidir.
• Hiçbir zaman eksi bakiyeye düşmemeli, düşmesi halinde hata araştırılmalıdır.
• Günlük ya da düzenli aralıklarla kasa sayımı yapılmalıdır.
• Yüksek nakit bulundurmak riskli olduğundan kasada tutulacak para için üst limit belirlenmelidir.
• Büyük ödemeler banka kanalıyla yapılmalı, kasa sadece gerekli durumlarda kullanılmalıdır.

Yıl Sonu İşlemleri Kasa Hesabında Nasıl İşlenir?

Kasa hesabı yıl sonunda Vergi Usul Kanunu gereğince envanter ve değerleme işlemine tabi tutulur. Envanter aşamasında, işletmenin kasasındaki gerçek para miktarı sayılarak muhasebe kayıtlarında yer alan borç bakiyesi ile karşılaştırılır. Kasa hesabının alacak bakiye vermesi mümkün olmadığı için, fiziki sayım ile kayıtlar arasında fark oluşması durumunda bu farklar kasa eksiği veya kasa fazlası olarak değerlendirilir. İlgili hesaplara yani 197 veya 397 numaralı hesaplara kaydedilir. Ancak farkın nedeni mutlaka araştırılmalı ve yıl içinde gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.

Değerleme aşaması ise özellikle döviz kasası olan işletmeler için önem taşır. Kasada bulunan yabancı para tutarları önce giriş gününün kuru ile TL’ye çevrilir. Sonrasında yıl sonu itibarıyla geçerli döviz kuru üzerinden yeniden hesaplanır. Bu hesaplama sonucunda oluşan kur farkları gelir niteliğinde ise 646, zarar niteliğinde ise 656 numaralı hesaplarda izlenir. Bu işlemler, kasanın bilanço değerinin gerçeğe uygun hâle getirilmesini sağlar.