Sanal Ofis Nasıl Kurulur?

Uzaktan çalışanlar, freelance çalışanlar ya da fiziksel bir ofis alanı olmadan iş adresine sahip olmak isteyenler için sanal ofisler çok idealdir. İlk olarak Kuzey Amerika’da ortaya çıkan sanal ofis kavramı günümüzde ülkemizde de yaygın olarak kullanılmaktadır. e-Ticaret ile uğraşan, yeni girişimcilere ya da freelance çalışanlara kadar birçok iş kolunu kapsayabilen sanal ofisler aslında isminde olduğu gibi sanal bir hizmet değildir. Bu yazımızda sizlere; sanal ofisleri, nasıl çalıştıklarını, faydalarını ve zorluklarını anlatacağız.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofisler işletmelere ya da çalışanlara yüklü ofis kira maliyeti yükü olmadan fiziksel bir adrese sahip olma ve birçok hizmet sağlayan yerlerdir. İşletmelerin ihtiyaç duydukları iş hizmetlerini ve alt yapıyı sağlayan bir hizmet modelidir. Genellikle küçük işletmeler, uzaktan çalışanlar ya da serbest çalışanlara pratik bir çözüm sunan sanal ofisler; ortak çalışmaya dayalı bir alan arayanlar için uygun bir seçenektir.

Sanal Ofis Nasıl Çalışır?

Sanal ofis hizmeti veren firmalar bulunmaktadır. Bu firmaların sunduğu bir dizi hizmeti kapsayan çeşitli paketleri vardır. Çalışanlar ya da şirketler kendilerine en uygun paketi seçerek sözleşme yapmaları gerekmektedir. Daha sonra çalışanlar ya da şirketler paketleri kapsamındaki hizmetlerden yararlanabilmektedir.

Sanal Ofis Hizmetleri Nelerdir?

Sanal ofislerin sunduğu birçok önemli hizmetler bulunmaktadır. Serbest çalışanlar ya da ofis sahibi olmayan işletmeler bir dizi ihtiyaçlarını burada karşılayabilmektedir. Sanal ofisin sunduğu hizmetler şunlardır:

• İşletme adresi: Bir şirket, işletme kurmak istiyorsanız gösterebileceğiniz bir adresin olması gerekmektedir. Sanal ofisleri, şirket kuruluş aşamasında, müşterilere, iş ortaklarına vermek ya da resmi belgeler için adres olarak gösterebilirsiniz.
• Posta ve kurye hizmetleri: İşletmenize gelecek kargolar ve postalar sanal ofisler tarafından teslim alınabilir. Tesis bünyesindeki resepsiyon görevlileri sizin adınıza gelen kargo ve postaları alır ve imzalar.
• Telefon yanıt servisi: İşletmenize, sanal ofisler sayesinde profesyonel bir telefon yanıt hizmeti alabilirsiniz. Bu hizmetle müşterilerinize en uygun şekilde yanıt verilir. Böylece küçük bir işletme olsanız dahi kurumsal bir marka profiline sahip olabilirsiniz.
• Toplantı odası ve ofis alanı kiralama: Çalışanlarınızla, ortaklarınızla ya da başka şirketlerle ihtiyaç halinde toplantı yapma ihtiyacınız olabilir. Sanal ofislerde ihtiyaçlarınız doğrultusunda belirli bir süre için toplantı odası veya konferans salonu kiralayabilirsiniz. Ayrıca ofis alanlarında çalışabilirsiniz.
• İş merkezi hizmetleri: Herhangi bir standart ofis gibi, sanal bir ofis merkezinde de fotokopi ve yazdırma makineleri gibi yerinde olanaklar bulunur. Ayrıca kafeterya ve diğer ortak kullanım alanları gibi iş merkezi hizmetleri sunar.

Sanal Ofisler Yasal Mıdır?

Evet, sanal ofisler yasaldır. Çünkü sanal ofis hizmeti sağlayan markalar, sundukları hizmetlerin hepsini faturalandırılan vergi mükellefi şirketlerdir. Ancak işletmeler, sanal ofis seçerken firmanın güvenilir ve saygın olmasına dikkat etmeli, sözleşme şartlarını dikkatlice incelemelidirler.

Sanal Ofisi Kimler Kullanabilir?

Sanal ofis hizmetinden genellikle küçük ölçekli işletmeler, uzaktan çalışanlar ya da freelance çalışanlar faydalanmaktadır. Sanal ofisleri kimlerin kullanabileceğine dair şu örnekleri verebiliriz:

• Küçük işletmeler ve girişimciler: Küçük işletmeler, sınırlı bütçeleri olan girişimciler ve yeni kurulan şirketler, fiziksel bir ofis kiralamak yerine sanal ofis hizmetlerini tercih edebilirler. Bu giderlerini düşürmelerine ve işlerini daha esnek bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
• Freelance çalışanlar ve uzaktan çalışanlar: Freelancer ve uzaktan çalışanlar, belirli bir ofise bağlı olmadan çalıştıkları için sanal ofis hizmetlerini kullanabilirler.
• Mobil çalışanlar: İşleri gereği sürekli seyahat eden veya farklı yerlerde çalışan profesyoneller, sanal ofis hizmetlerini kullanarak posta ve iletişim ihtiyaçlarını giderebilirler.
• Uluslararası şirketler: Bazı uluslararası şirketler, dünyanın ya da ülkelerinin farklı bölgelerinde varlık gösterirler. Birçok farklı bölgede iş yapmaları gerektiğinde sanal ofis hizmetlerini kullanabilirler.

e-Ticaret İşletmeleri de Sanal Ofis Kurabilir Mi?

Tabii, e-ticaret işletmeleri de sanal ofis kurabilirler. e-Ticaret alanında faaliyet gösteren işletmeler de iş süreçlerini genel olarak çevrimiçi platformlarda yönettiği için sanal ofisler onlar için de uygun bir seçenektir. Varsa uzaktan çalışan personellere ofis ortamı sunabilir, yapılacak işbirlikleri için toplantı odası kiralayabilirler.

Sanal Ofis Nasıl Kurulur?

Sanal ofis kurmak için öncelikle bu hizmeti sunan bir firma araştırması yapıp size en uygununu seçmeniz gerekmektedir. Daha sonra seçtiğiniz firma sizlere yapılması gereken prosedürler hakkında bilgi verecektir.

Sanal Ofis Kurmak İçin Şirket Olması Şart Mıdır?

Sanal ofisi, işletmeniz için kurmak istiyorsanız evet bir şirkete sahip olmanız gerekir. Eğer şirketiniz bulunmuyorsa hangi türde şirket kurmak istediğiniz karar vermeniz gerekmektedir. Daha sonra Ticaret Odasına kayıt yaptırıp vergi dairesindeki mükellef olma işlemlerini tamamlamanız gerekmektedir.

Sanal ofis aracılığıyla şahıs şirketi kurabilirsiniz. Ancak bunun için içerisinde şirket sahibinin adı-soyadı ve iş adresi gibi bilgilerin yer aldığı Ticaret Unvan Sertifikası da düzenlemeniz gerekir. Sermaye şirketler ise ilgili bakanlıktan izin almalı ve birtakım belgeleri temin etmelidir. Yeni kurulan şirketlerden sanal ofis açmak için şu belgeler istenmektedir:

• Kimlik fotokopisi,
• “Kuruluş aşamasında” yazan kaşe,
• İkametgah belgesi,
• Kurumsal e-posta bilgisi.

Sanal ofis kurmak isteyen girişimciler mali müşavirleri ile birlikte sözleşmelerini yapmalıdır. Mali müşavir tarafından imzalanan NACE kodlu ve şirket ünvanlı sözleşme için noterden onay alınmalıdır. Daha sonra yine mali müşavir aracılığıyla sanal ofisin bağlı bulunduğu vergi dairesinden vergi numarası alınır. Bu işlemin ardından vergi memurları şirketinizi denetlemeye gelecektir. Tüm onayların ardından sanal ofisinizi kullanmaya başlayabilirsiniz.

Mevcut Ofis Sanal Ofise Taşınabilir Mi?

Evet, mevcutta kullandığınız ofisini sanal ofise taşıyabilir, adresinizi değiştirebilirsiniz. Bunun için;

• İmza sirküleri,
• İkametgah adresi,
• Vergi levhası,
• Varsa şirket çalışanlarının sigorta dökümleri gibi belgeler ile birlikte sanal ofisin bağlı bulunduğu vergi dairesine başvurulmalıdır. Bu başvuruda vergi numaranız değişmeyecektir. Sadece adresiniz değişecek. Vergi dairesine memurların onayının ardından sanal ofislerdeki ticari faaliyetlere başlayabilirsiniz.

Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?

Sanal ofisler küçük işletmeler, serbest çalışanlar ve uzaktan çalışanlar için birçok avantajı sunabilir:

• Maliyet Tasarrufu: İşletmeler sanal ofis kullanarak, ofis kiralama ve işletme maliyetlerinden tasarruf edebilirler. Bir ofisin kirasından ayrı elektrik, su, ısınma, soğutma, temizlik, gıda gibi ofis masraflarından sanal ofisler sayesinde kurtulabilirler. Bu yüksek giderlere maruz kalmadan profesyonel bir ticari varlığın korunmasına yardımcı olur.
• Uzaktan Çalışma İmkanı ve Esneklik: Sanal ofisler, çalışanlara birden fazla erişim seçeneği sunarak çalışma tarzlarına ve yaşam tarzlarına en uygun olanı seçmelerine olanak tanır. Diledikleri zaman evlerinden, gerektiğinde de sanal ofiste çalışma esnekliğine sahip olurlar. Sürekli seyahat eden uzaktan çalışanlara da profesyonel bir ofis ortamı sunarlar.
• Kurumsal Bir İmaj: Sanal ofisler işletmeye ve projelerine güvenilirlik ve profesyonel bir imaj katar. Sanal ofis, telefon yanıtlama hizmetlerine, bir iş adresi göstermeye ve teslimatlara olanak tanıyarak bir şirketin tüm unsurlarına sahip olmasını ve daha kurumsal bir imaj sağlar.
• Coğrafi Genişleme: Sanal ofisler, işletmelerin coğrafi olarak genişlemelerine de yardımcı olabilir. Farklı şehirlerde ya da ülkelerde bir iş adresine sahip olmak, yeni pazarlara giriş yapma sürecini kolaylaştırabilir.

Sanal Ofis Dezavantajları Nelerdir?

Sanal ofis kullanmanın birçok avantajı olduğu gibi, bazı durumlarda dezavantajları da olabileceğini göz önünde bulundurmak önemlidir.

• Toplantı Odası Sınırlamaları: Sanal ofislerde, toplantı odalarını sınırlı sürelerde veya belirli bir ücret karşılığında kullanabilirsiniz. Bu durum, anlık toplantı ihtiyaçlarına cevap verme konusunda sorunlara yol açabilir.
• Daha Düşük Üretkenlik Potansiyeli: Pek çok çalışan, fiziksel bir ofisin sağladığı disiplinle başarılı oluyor. Verimliliğin azalmasını önlemek için, herkesin görevine devam etmesini sağlamak amacıyla şirket içindeki iletişimin önemini vurgulamalısınız. Ayrıca üretkenlik potansiyelinin artmasını sağlayacak hedefler belirlemelisiniz.
• İletişim Zorluğu: Sanal ofislerde çalışan ekipler, fiziksel olarak aynı yerde bulunmadıkları için iletişim kurmakta zorlanabilirler. Bu durum, ekip etkileşimi üzerinde olumsuz bir etki yaratabilir.

Sanal Ofis Fiyatları Ne Kadar?

Sanal ofis fiyatları; yararlanılacak hizmetlere, konuma ve bu hizmeti veren sağlayıcıya göre değişiklik gösterir. Genel olarak aylık ve yıllık bazında sunulan paketler için ne bir tutar söylemek zordur. Ancak fiziki bir ofisin maliyetinden çok daha karlı olduğu bilinmektedir.

Sanal Ofis Giderleri Nelerdir?

Sanal ofis harcamalarından devlet stopaj vergisi almadığı için bu tutarı KDV gideri olarak gösterebilirsiniz. Ayrıca ekstra ödemelerin de olmadığı sanal ofis gideri olarak sadece yıllık ya da aylık olarak bir ödeme planı sunulur.

Türkiye’de Sanal Ofis Hizmeti Veren Şirketler Nelerdir?

Ülkemizde de gittikçe kullanımı yaygınlaşan sanal ofislere ilgi büyüktür. Türkiye’de de bu alanda hizmet veren birçok güvenilir firma bulunmaktadır: Kolektif House, Workinton, e-Ofis, SwissOffices, Plaza Cubes, Regus, Mükellef.