e-İrsaliye Rehberi: Nedir, Nasıl Geçilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-dönüşüm projesi ile elektronik ortama taşınan belgelerden biri olarak irsaliye, işletmelerin sevkiyat süreçlerinizi kontrol altında tutmalarını sağlayan bir belgedir. e-İrsaliye zorunluluğu, kimler geçebilir, e-fatura ile farkları gibi önemli konular bu yazımızda…

İrsaliye Nedir?

İrsaliye, bir satıcının herhangi bir malın satış işleminin tamamlanmasından sonra elde ettiği bedelin tutarını göstermek için hazırladığı belgedir. İrsaliye, satış gerçekleştikten sonra verilen belgedir. Fatura şeklinde hazırlanan irsaliyelerin üzerine satışa ve ürüne dair bilgiler yer alır. Bilgilerin eksik veya yanlış olması durumunda irsaliye geçersiz olarak görünür.

İrsaliyede Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

İrsaliyede bulunması gereken bilgiler şunlardır:

• Düzenleyen kişinin adı, soyadı, iş adresi, vergi dairesi, ticari unvanı, hesap numarası ve imzası,
• Alıcının adı, soyadı, iş adresi, varsa vergi adresi, ticari unvanı ve hesap numarası,
• İrsaliyenin düzenlendiği saat ve tarih,
• İrsaliyeye ait sıra ve seri numarası,
• Ürünün gönderileceği yer,
• Malın veya hizmetin cinsi, miktarı ve tutarı,
• KDV oranı ve tutarı,
• İrsaliye ibaresi,
• Maliye bakanlığı klişesi veya noter tasdiki.

Sevk İrsaliyesi Nedir?

Bir ürün satışı yapıldığında veya ürünün satış için bir adresten başka bir adrese nakledilmesi gerektiğinde; ürünün nakil işleminin ayrıntılarını içeren irsaliye belgesi sevk irsaliyesidir

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, kağıt üzerinde hazırlanan irsaliyenin elektronik ortamda oluşturulan versiyonudur. e-İrsaliye daha çok sevk irsaliyesi yerine geçer ve malı teslim alan kişiye gönderilir. 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-irsaliye uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartla uygun olarak elektronik ortamda düzenlenir, iletilir, muhafaza edilir. e-İrsaliye ile kağıt irsaliyenin hukuki nitelikleri aynıdır.

e-İrsaliye Kullanımının Avantajları Nelerdir?

e-İrsaliye uygulaması sayesinde hazırlanan irsaliyeler dijital ortamda 10 yıl saklanır ve kayıtlar güvenli bir şekilde muhafaza edilir. e-İrsaliye ile alıcıya anında bilgi ulaşır. Kabul, ret veya iade süreçlerinde hızlı ilerleyerek çabuk mutabakat sağlanabilir.

e-İrsaliyede Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

e-İrsaliyede yer alması gereken bilgiler şunlardır:

• e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası,
• Düzenleyen kişinin adı, soyadı, adresi, ticari unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
• Müşterinin adı, soyadı, ticaret unvanı, varsa eğer vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi, farklı ise teslimat adresi,
• Fiili sevk tarihi, saat ve dakika ile birlikte sevk zamanı,
• Taşınan malın nevi ve miktarı,
• Malı taşıyan aracın plakası ve şoförün bilgileri ya da taşımayı yapan kargo şirketinin bilgileri,
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesi için, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod,
• e-İrsaliye Teknik Kılavuzlarında belirtilen diğer bilgiler.

İrsaliye ile Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

İrsaliye ile fatura sık sık birbirine karıştırılan belgelerdir. Satıcı tarafından hazırlanan sevk irsaliyesi, malın satışının gerçekleşmesinin ardından ürünün ilgili adrese teslim edilirken düzenlenir. Fatura yerine geçmez. Bu yüzden sevk irsaliyesinin yanında faturanın da hazırlanıp alıcıya ulaştırılması gerekir. Yani fatura yapılan satış için düzenlenirken, sevk irsaliyesi satışın ardından ürünün alıcıya teslim edilmesi ve taşıma işlemi için hazırlanır.

e-İrsaliye İle Kağıt İrsaliye Arasındaki Farklar Nelerdir?

Her iki belgenin arasında hukuki olarak hiçbir fark bulunmamaktadır. Biri elektronik ortamda hazırlanırken, diğeri kağıt üzerinde hazırlanır. e-İrsaliyenin bir diğer farkı ürünü taşıyan aracın plaka bilgisi ve şoförün kimlik bilgileri de belgede yer almalıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden hazırlanan e-irsaliye uygulaması sayesinde kullanıcılar gelen ürünün tamamını red veya kabul edebilir.

e-İrsaliye Zorunluluğu Nedir?

e-İrsaliye ile ilgili merak edilen bir diğer konu da zorunluluk kapsamıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı‘nın yaptığı düzenlemeye göre, 2023 ve takip eden hesap dönemlerinde 10 milyon TL ciro haddi yapan işletmeler e-irsaliye uygulamasına geçmelidir. Bu tutar 2020 yılındaki düzenlemede önce 25 milyon TL’idi.

Zorunluluk dışında gönüllü geçiş yapmak isteyen firmalar da dilerlerse herhangi bir tarihte e-irsaliye uygulamasını kullanmak için başvuruda bulunabilirler.

e-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

2020 yılı itibariyle başlatılan zorunluluğa göre bir takvim yılı içerisinde cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin izleyen yılın temmuz ayı başından itibaren e-irsaliye uygulamasına geçmeleri zorunludur.

e-İrsaliyeye Geçiş Nasıl Olur?

e-İrsaliye uygulamasını 3 farklı yöntem ile geçiş yapabilirsiniz. GİB Portalı üzerinden, kendi bilgi işlem sistemi ile entegrasyon sağlayarak ya da özel entegratör aracılığıyla uygulamaya geçiş yapabilirsiniz.

e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-İrsaliye uygulamasına geçmek isteyen işletmelerin öncelikle e-fatura mükellefi olmaları gerekmektedir. e-Faturaya geçiş detayları için “e-Fatura ve Zorunluluğu Nedir? 2023 e-Fatura Zorunluluğu” içeriğimizi inceleyebilirsiniz. e-İrsaliye uygulamasına başvuru işlemleri için yukarıda da bahsettiğimiz gibi 3 yöntem bulunmaktadır. Bunlar;

1. GİB Portalı üzerinden başvuru

   GİB e-Fatura Portalı’nı kullanıyorsanız ve e-irsaliye uygulamasına geçiş yapmak için öncelikle GİB Portalı’na giriş yapmalıdır. Portal’da yer alan menüden “Araçlar > Kullanıcı Bilgileri” adımlarını takip edin. Açılan sayfada çıkan “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” butonuna tıklayın. Bu adımlar ile başvuru yaptıktan sonra GİB’e herhangi bir bildirimde bulunmanıza gerek yoktur. GİB’in e-Fatura Portalı’nda hesabınız yok ise “GİB e-Fatura Nedir? Kimler Kullanmalıdır?” içeriğimizdeki adımları takip ederek sistemi kullanmaya başlayabilirsiniz.

2. Özel entegratör aracılığıyla başvuru

   e-Fatura uygulamasını özel entegratörler ile kullanan işletmeler, e-irsaliyeye de entegratör yardımıyla geçebilirler. GİB tarafından onaylanmış bir özel entegratör kullanıyorsanız buranın üzerinden başvurunuzu yapabilirsiniz. Tüm işlemler özel entegratör tarafından yapılır.

3. Kendi bilgi işlem sistemi ile entegrasyon sağlayarak başvuru

   Entegrasyon sağlayarak geçiş yapmak isteyen e-fatura mükellefleri Gelir İdaresi Başkanlığı’na bir dilekçe ve test formu ile başvuruda bulunabilirler. Dilekçe ve test tanım formu GİB’e ulaştıktan sonra e-irsaliye testleri yapılır. Başarılı olan mükellefler e-irsaliye uygulamasını kullanma hakkına sahip olabilir.

e-İrsaliye Mükellefleri İçin e-Fatura Zorunlu Mudur?

Evet, e-irsaliye uygulamasına dahil olma zorunluluğu olan ve gönüllü olarak uygulamaya geçmek isteyen mükelleflerin e-fatura uygulamasına da dahil olması gerekmektedir. Ancak, demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin e-faturaya geçme zorunluluğu olmadan, e-irsaliye uygulamasına geçiş yapmaları zorunludur.

e-Fatura e-İrsaliye Yerine Geçer Mi?

Malın teslimi sırasında e-fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenmesi, bu belgelere düzenleme tarihi yanında saat ve dakika bilgilerinin eklenmesi, belge üzerine “İrsaliye yerine geçer” ifadelerinin yer alması ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-fatura ve e-arşiv faturaların kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçebilir. Bu tür durumlar için ayrıca e-irsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.

GİB e-İrsaliye Sisteminin Yapısı Nasıldır?

e-İrsaliye sisteminin yapısı tamamen GİB tarafından belirlenmiş ve 487 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında yürürlüğe girmiştir.

e-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

e-İrsaliye GİB sistemi üzerinden düzenlenir ve gönderilir ancak bu işlemin gerçekleşmesi için her iki tarafın da sisteme kayıtlı olması gerekiyor. Taraflardan biri e-irsaliye kullanmıyorsa diğerine elektronik irsaliye gönderilemez. Ancak e-arşiv ya da kağıt sevk irsaliyesi gönderilebilir. Öte yandan e-irsaliyenin gönderilmesi için önce e-fatura düzenlenmeli ve alıcıya gönderilmeli. Aksi takdirde yine e-irsaliye gönderimi yapılamaz.

İrsaliye Hangi Durumlarda Kesilir?

Mal sevkiyatı yapan veya yaptıran alıcı ya da satıcılar sevk irsaliyesi, ücret karşılığında eşya nakledenlerin ise taşıma irsaliyesi düzenlemeleri gerekmektedir. Sevk irsaliyesi mal hareketinin izlenmesi amacıyla düzenlendiği için ürünün alıcıya teslim edilmek üzere taşındığı veya taşıttırıldığı sevk irsaliyesinin taşıtta bulundurulması zorunludur. Sevk irsaliyesi elektronik olarak düzenlenebilmektedir. Ancak taşıma irsaliyesi kağıt irsaliye olarak düzenlenir.

e-İrsaliye Sorgulama Nasıl Yapılır?

Gönderdiğiniz e-irsaliyeleri GİB Portalı üzerinden sorgulayabilirsiniz. Portal’daki “Gönderilen İrsaliyeler” başlığına tıklayıp sorgulamak istediğini tarih aralığını seçin ve “İleri” butonuna tıklayın.

Bu tarih aralığına göre e-irsaliyeler ve bunlara gelen yanıtlar sorgulanacaktır. Sorgulama işleminin ardından “Son” butonuna tıklayın. Böylece e-irsaliyeleri ve yanıtları “Gönderilen e-irsaliyeler” listesinde görebilirsiniz.