2010 yılında hayata geçirilen ve bu tarihten itibaren uygulamada olan e-fatura, günümüzde birçok şirketin tercihidir. e-Fatura, yeni bir belge türü olarak sayılmamakla birlikte kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. e-Fatura ile tek formatta satıcı ve alıcı arasında güvenli, zamandan ve maliyetten tasarruf sağlayacak bir sistem amaçlanır. Bu yazımızda e-fatura sürecine dair detaylara ve GİB Portalı hakkında önemli bilgilere yer verdik.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, standardı ve formatı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, bir kâğıt faturada yer alması gereken bilgilerin yer aldığı, internet ortamında düzenlenen ve gönderilen belgedir. Yani, özetle kâğıt faturanın elektronik ortamda hazırlanan formatıdır.

e-Faturayı Kimler Kullanabilir?

Anonim, Limited, Gerçek ve Şahıs şirketi statüsünde bulunan tüm mükellefler e-fatura uygulamasından yararlanabilir. Yıllık 10 milyon altında ciro yapan e-ticaret işletmeleri de isterlerse e-fatura uygulamasından yararlanabilir.

e-Fatura Zorunluluğu Nedir?

509 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre, 2021 yılında satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan işletmeler e-fatura kullanmak zorundadır. Geçtiğimiz yıllarda 10 milyon TL olan ciro limiti, 2020 yılından 5 milyon TL’ye düşürülmüştü. Gelir İdaresi Başkanlığı, zorunluluk şartlarını her sene yayınladığı tebliğler ile güncellemektedir.

GİB e-Fatura Portal Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-fatura işlemleri için oluşturulan web uygulamasıdır.

GİB e-Fatura Portal Nasıl Kullanılır?

GİB e-Fatura Portalı’na bu adres üzerinden giriş yapabilirsiniz. Daha sonra GİB e-Fatura Portalı’nda işlem yapabilmek için şu adımları takip etmelisiniz:

  1. Portala giriş yaptığınızda karşınıza “Elektronik imza uygulaması başarı ile yüklendi. Elektronik imza ile sisteme giriş işlemine başlamak için aşağıdaki butonu tıklayınız” uyarısını göreceksiniz. Bu uyarının altında bulunan “Başla” butonuna tıklayın.
  2. Butona tıkladıktan sonra mali mühür sertifikasının bulunduğu USB Kart okuyucunuzu seçeceğiniz ekranla karşılaşacaksınız. Burada kullanılacak donanımı seçtikten sonra mali mühür/elektronik imza sertifikasının şifresini girmeniz gerekmektedir.gib e-fatura portal kullanmak için akıllı kart bilgileri girişi ekran görüntüsü
  3. Şifreyi girip “Tamam” butonuna tıkladıktan sonra ekranda çıkacak güvenlik uyarısında mali mühür/elektronik imza kartınıza erişimin engellenmesini isteyip istemediğiniz sorulacak. Bu mesajı “No” butonuna tıklayarak yanıtlayın.gib e-fatura portal kullanmak için mali mühür erişim onay ekran görüntüsü
  4. Bir sonraki adımda mali mühür/elektronik imza için kullanacağımız sertifika bilgilerini gösteren bir ekran açılacak. Burada kullanmak istediğimiz sertifika seçerek “Tamam” butonuna tıklayın.gib e-fatura portal kullanmak için mali mühür sertifika bilgileri ekran görüntüsü
  5. Son olarak Mali mühür/ elektronik imza sertifikası ile imzalayarak sisteme giriş yapabilmek için “İmzala” butonuna tıklayın.gib e-fatura portala giriş için mali mühür imzası atma formu ekran görüntüsü

Bu şekilde GİB e-Fatura Portalı’na giriş yaparak e-faturalarınızı kesebilir, kaydedebilir, müşterilerinize gönderebilir, iptal işlemlerini yapabilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv’in Farkı Nedir?

e-Fatura, mükellef olan müşterilere kesilirken e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan müşterilere kesilmektedir. İki fatura tipinin arasındaki bir diğer fark ise e-arşiv faturanın kağıt baskısı geçersizdir ancak e-fatura elektronik belge olarak basılabilir. Ayrıca e-arşiv faturada mali mühür ve zaman damgası onaylanıp muhafaza edilirken, e-fatura sadece mali mühür ile oluşturulur. e-Arşiv fatura uygulaması hakkında bilgi edinmek için “e-Arşiv Fatura Hakkında Merak Edilenler” yazımızı inceleyebilirsiniz.

Yengeç Fatura Entegrasyonu ile fatura işlemlerinizi otomatikleştirin. 15 gün ücretsiz denemek için buraya tıklayın.

e-Faturanın Avantajları Nelerdir?

e-Fatura sürecinin mükelleflere getirdiği en büyük avantaj zaman kazandırmasıdır. e-Fatura ile, kağıt fatura sürecinde yaşayacağınız fatura yazdırma, onaylatma, kargolama gibi işlemleri yapmanıza gerek kalmaz. E-faturayı, GİB Portalı’ndan ya da entegratörünüz aracılığıyla keserek dakikalar içerisinde müşterinize iletebilirsiniz. e-Fatura ile elde edebileceğiniz diğer avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:

  • Faturalarınız elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edildiği için kaybolma riski ortadan kalkar.
  • Kâğıt fatura basmaya ve kargolamaya gerek kalmadığı için işletme maliyetleri azalır.
  • Kâğıt harcaması yapılmadığı için çevre dostudur.
  • Kâğıt fatura sürecinden daha hızlı ilerlediği için alacaklarınızı daha hızlı elde edebilirsiniz.

e-Faturanın Dezavantajları Nelerdir?

e-Fatura uygulamasının getirdiği avantajların yanı sıra birtakım dezavantajları da vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

  • E-fatura uygulamasını kullanmak isteyen firmaların (şahıs firmaları hariç) mali mühür edinmeleri gerekir.
  • Gönüllü olarak e-fatura kullanmak isteyen işletmeler daha sonra sistemden çıkamazlar.
  • Ayda maksimum 500 fatura işlemi yapılabilir. 500’ün üzerinde fatura işlemi için ücret ödemesi yapılması gerekir.

e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura uygulamasına başvuru yapabilmek için öncelikle mali mühür başvurusu yapmanız gerekmektedir. Başvurunuzu Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden yapabilirsiniz. Mali mühür yaklaşık 1 hafta içinde elinizde olacaktır. Mali mührünüz olduktan sonra e-fatura başvuru işlemlerinizi dilerseniz özel entegratör aracılığıyla dilerseniz de GİB’in bu adresi üzerinden gerekli belgeleri yükleyerek başvurunuzu yapabilirsiniz.

e-Fatura Başvurusu için Gerekli Belgeler Nelerdir?

  • Başvuru formu ve taahhütname,
  • Elektronik mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi,
  • Ticaret Sicil Gazetesi noter onaylı nüshası,
  • Noter onaylı imza sirkülerinin örneği,
  • Bilgi İşlem Sistem Raporu.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura uygulamasına geçtikten sonra faturaları hem GİB Portalı üzerinden hem entegrasyonlar aracılığıyla kesebilirsiniz. GİB e-Fatura Portalı üzerinden e-fatura kesme adımları için “GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir?” içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

e-Fatura Geçmiş Tarihe Kesilebilir Mi?

Vergi Usul Kanunu’na göre e-fatura, malın veya hizmetin tesliminin yapıldığı tarihten itibaren maksimum 7 gün içinde düzenlenmelidir. 7 günlük süre kuralına uyulmadığı takdirde %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası kesilir. 7 gün içerisinde oluşturulan e-faturaları geri dönük kesmeniz mümkündür.

e-Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?

GİB portalında, tarafınıza gelen faturalar Zarf Bazında ve Fatura Bazında olarak iki türde listelenir.

  1. Zarf bazında listesindeki fatura içeriklerini görüntüleyebilmek için listeden seçtiğiniz zarfın üzerine iki defa tıklayın.
  2. Tıklama işleminin ardından zarf içerisinde yer alan faturaları görüntüleyebilirsiniz.
  3. Aynı işlemleri Fatura bazında listesi için de yapabilirsiniz.gib e-fatura portalda zarf bazında e-fatura görüntüleme ekran görüntüsü

e-Fatura Mükellefi Ne Demektir?

e-Fatura mükellefi, e-fatura uygulamasını kullanarak fatura kesen kişi veya firmalara denir.

e-Fatura Mükellef Sorgulama Nasıl Yapılır?

İşletmeniz için müşteri olarak, ürün veya hizmet satın aldığınız şirketlerin e-fatura mükellefi olup olmadığını sorgulayabilirsiniz. Bunun için;

  • GİB’in eBelge sayfasında e-Fatura > Kayıtlı Kullanıcılar Listesi adımlarını takip edin.
  • Açılan sayfada muhatap olduğunuz kişi veya firmaya ait VKN ya da TCKN bilgileri girerek sorgulama işlemini yapabilirsiniz.

e-Fatura Tasarımı Değiştirilebilir Mi?

Evet, e-fatura tasarımınızı değiştirebilirsiniz. Faturalar, logolar ve irsaliyeler gibi elektronik belgelerin yüklenebildiği UBL formatını entegratör şirkete yükleyebilirsiniz. Bu yükleme işlemi ile faturalarınızı kendi tasarım şablonunuza göre oluşturabilirsiniz.

e-Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Faturayı alan müşteri, faturayı teslim aldığı tarihten itibaren 7 gün içerisinde itiraz işlemini yapmalıdır. Eğer itiraz etmezse fatura kabul edilmiş olur. e-Fatura iptal işlemleri yine e-faturayı düzenleyen kişi tarafından GİB e-Fatura İptal Portalı üzerinden yapılır. İptal talebinin onaylanması da alıcı tarafından 7 gün içerisinde yapılmalıdır. Alıcı gelen faturayı kabul etmek istemiyorsa satıcıya karşı iade faturası düzenlemelidir.

e-Fatura İptal Süresi Ne Kadardır?

e-Fatura iptal süresi faturayı düzenleyen kişi tarafından 8 gün içerisinde yapılmalıdır.

e-Fatura Kayıtlı Kullanıcı Listesine Nasıl Ulaşılır?

e-Faturaya kayıtlı olan kullanıcıları, GİB’in eBelge sayfasında e-Fatura > Kayıtlı Kullanıcılar Listesi sayfasında yer almaktadır. Sorgulamak istediğiniz şirketin VKN ya da TCKN bilgilerini girmeniz yeterlidir.

e-Fatura Entegratörleri Hangileridir?

e-Ticaret entegratörlerinin e-ticaret web sitelerine ya da pazaryeri mağazalarına sundukları hizmetler arasında e-fatura entegrasyonu da vardır. Yengeç, Dopigo, TamEntegre, StockMount, BirFatura, Entegra gibi entegratörler, e-fatura entegrasyonu hizmetiyle şirketlerin fatura süreçlerini hızlandırır ve otomatik olarak oluşturur.

e-Fatura Entegrasyonu Nedir?

e-Fatura entegrasyonu kullanarak e-ticaret web sitenizden ya da pazaryeri mağazanızdan yaptığınız satışlara ait siparişler bilgilerini otomatik olarak çekerek e-faturaları ve e-arşiv faturaları oluşturur. Sizin manuel olarak herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmadan e-faturalar ve e-arşiv faturalar oluşturulur ve resmileştirilebilir. Daha sonra bu faturalar müşterilere de e-posta olarak gönderilebilir.

e-Faturaya Entegre Olan Yazılımlar Nelerdir?

Mikro yazılım, Logo Yazılım, Uyumsoft, Infodrom Yazılım şirketlerinin e-fatura ile entegre olan hizmetleri bulunmaktadır.

e-Faturada Kontör Nedir?

e-Faturaları ve e-arşiv faturaları gönderip almak için e-kontör satın almanız gerekmektedir. e-Faturaları ve e-arşiv faturaları bu kontörleri harcayarak gönderebilir ve alabilirsiniz. Genellikle her e-fatura bir e-kontör değerindedir.

e-Faturada Kontör Ücreti Ödemek Gerekli Midir?

Evet, oluşturduğunuz e-faturaları göndermek veya size gelecek e-faturaları alabilmek için kontör satın alıp harcamanız gerekmektedir.

e-Fatura Örnekleri

gib e-fatura portal üzerinden oluşturulan e-fatura örneği ekran görüntüsü

gib e-fatura portal üzerinden oluşturulan e-fatura örneği ekran görüntüsü

gib e-fatura portal üzerinden oluşturulan e-fatura örneği ekran görüntüsü

Bu yazımızda sizlere e-fatura süreci ve GİB e-Fatura Portalı hakkında bilgi vermeye çalıştık. e-Fatura uygulaması ile elde edeceğiniz avantaj ve dezavantajlara, fatura başvuru sürecine, mükellef sorgulama işlemlerine ve e-fatura örneklerine yer verdik.