Müşterilerin aldığı malı veya bir bölümünü satıcıya iade etmek istemesi halinde düzenlemesi gereken belge olan iade faturası hakkında birçok soru işareti bulunuyor. Bu yazımızda iade faturası nedir, iade faturasında olması gereken bilgiler, iade faturası nasıl kesilir, fatura onay süreci gibi konulara yer verdik.

İade Faturası Nedir?

İade faturası, müşteri aldığı malı satıcıya iade etmek istemesi halinde düzenlenen belgedir. İade faturası aslında bir fatura tipi değildir. İade faturası, gerçekleşen satın alma sonucu alıcı malın tamamını veya bir bölümünü kabul etmemesi halinde iade faturası düzenleyerek bu işlemin muhasebeleştirmesidir. İade faturası aynı zaman faturanın yanlış kesilmesi durumunda da oluşturulabilir. İade faturasının amacı, alıcının aldığı ürünün bir kısmını veya tümünü satıcıya iade ettiğini ispatlamaktır.

İade Faturasında Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

İade faturası hazırlarken belgede yer alması gereken birtakım bilgiler bulunmaktadır. Bunları şöyle sıralayabiliriz:

  • Satıcının faturasında yer alan seri numarası ve tarihi
  • İade edilmesi istenen malın birim bedeli
  • İade edilmesi istenen malın miktarı
  • İade edilmesi istenen malın toplam bedeli

İade Faturası Nasıl Kesilir?

İade faturası e-arşiv ve e-fatura olarak ayrı ayrı kesilmektedir. Bu iki fatura türünün iadelerini GİB Portalı’ndan yapabilirsiniz.

e-Arşiv İade Faturası Nasıl Kesilir?

e-Arşiv fatura iptal veya iade işlemleri 7 gün içerisinde gerçekleştirilebilir. 7 günün ardından yeni bir fatura oluşturulur. e-Arşiv faturaların iade faturasını GİB’in e-Arşiv Portalı’na giriş yaparak gerçekleştirebilirsiniz.

GİB Portal Üzerinden e-Arşiv İade Faturası Nasıl Kesilir?
  1. Belge İşlemleri>Fatura Oluştur’a tıklayın.
  2. Açılan sayfadaki formda bulunan “Fatura Tipi” alanından “İade” seçeneğini seçin.
  3. VKN/TCKN alanlarına bilgileri girdikten sonra bilgiler otomatik olarak doldurulacaktır.GİB e-Arşiv Portal üzerinden iade faturası kesme alıcı bilgileri formu
  4. Daha sonra “İadeye Konu Olan Fatura Bilgileri” alanında “Satır Ekle” diyerek ürünün fatura numarasını ve tarihini girin.
  5. Sayfanın alt bölümüne geldiğinizde “Mal Hizmet Bilgileri” alanından tekrar Satır Ekle butonuna tıklayarak iade edeceğiniz ürünü ve ürüne dair bilgileri faturadaki şekilde girin.GİB e-Arşiv Portal üzerinden iade faturası kesme fatura ve mal hizmet bilgileri formu
  6. Ardından “Oluştur” butonuna tıklayın.
  7. Oluşturduğunuz iade e-arşiv faturasını Düzenlenen Belgeler>Sorgula adımlarını takip ederek görebilirsiniz. İmzasız iade faturasını bu alandan görüntüleyebilirsiniz.
  8. İade faturayı onaylama işlemi için e-arşiv fatura keserken yaptığınız SMS kodu ile onaylama işlemlerini takip edin.
  9. Daha sonra onaylanan iade e-arşiv faturasının çıktısını alarak ürünle birlikte iadenizi gerçekleştirebilirsiniz.

GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu

e-Faturada İade Faturası Nasıl Kesilir?

e-Faturaları iade işlemlerini GİB e-Fatura Portalı üzerinden Fatura Oluştur alanından “İade” türünü seçerek yapabilirsiniz. e-Fatura iade faturaları sürecinde “Temel” ve “Ticari” olarak iki farklı senaryo bulunur. Bu iki farklı türde iade şartları değişiklik gösterir.

  • Temel e-Faturada İade
    Gönderici e-faturayı temel fatura olarak düzenlerse alıcının onayı beklenmeden kabul edilmiş olur. Alıcı faturayı iade etmek isterse ayrıca bir iade faturası düzenlemelidir.
  • Ticari e-Faturada İade
    Ticari olarak düzenlenen e-faturalarda ise alıcının kabul etme veya reddetme seçeneği bulunur. 8 gün içerisinde sistem üzerinden e-faturayı reddederse iade faturası düzenlemesine gerek yoktur. Ancak alıcı 8 gün sonrasında iade etmek istediği e-fatura için iade faturası düzenlemesi gerekmektedir.

iade faturasının muhasebe kaydını temsil eden fotoğraf

İade Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

İade faturası muhasebe kaydı yaparken satıştan iade kaydı ve alıştan iade kaydı olarak ayrılması gerekir. Şimdi örneklerle alıştan ve satıştan iade faturası muhasebe kaydını birlikte yapalım:

  • Alıştan İade Faturası Nasıl Kesilir?
    Şirketiniz, X şirketinden 250.000 TL’lik bir alım gerçekleştirdiniz. Alım kaydını aşağıdaki şekilde yaptınız. Ancak aldığınız ürünlerin 20.000 TL’lik bölümünü iade etmek istediniz. Buna göre alıştan iade kaydını şu şekilde yapmanız gerekmektedir:
  • Satıştan İade Faturası Nasıl Kesilir?
    Yukarıdaki örnekten satışı gerçekleştiren X şirketi de satış kaydınız aşağıdaki şekilde yapacaktır:
    Sizden gelen 20.000 TL’lik iade faturasının ardından ise satış iade muhasebe kaydını aşağıdaki şekilde yapması gerekir:

satıştan iade faturasının iade işlemini temsil eden fotoğraf

Satıştan İade Faturası Nedir?

Sattığınız ürün için tarafınıza alıcıdan iade faturasının gelmesi durumunda düzenlenmesi gereken satıştan iade faturasıdır. Satıştan iade faturasının muhasebe kaydı yapılırken;

  • Satın alınan ürünün sağlam ya da bozuk biçimde iade edilmesine göre,
  • İade edilme zamanında geçici vergi dönemi geçmiş olmasına göre,
  • Bir önceki yılda satışı gerçekleşmiş, cari yılda iadesi yapılmış ise, ayrı ayrı tutulması gerekir.

Alıştan İade Faturası Nedir?

İşletmeler satın almış oldukları ürün ya da hizmetlerin iadelerini talep edebilirler. Bu durumda alış iade faturası oluşturmaları gerekmektedir. Yapılan alış iadesinin muhasebe kaydı aşağıdaki şekilde yapılmalıdır:

  • Mal alımları iadesine göre,
  • Tüketim malzemelerinin iadesine göre,
  • Hizmet malzemelerinin iadesine göre olmak üzere ayrı ayrı muhasebe kayıtları tutulmalıdır.

Hizmet-Gider İade Faturası Nedir?

Hizmet-gider iade faturası, alınan ürüne değil de hizmete dair oluşturulan iade faturadır. İade faturasından farkı %18 KDV oranına sahip olmasıdır.

Hizmet-Gider İade Faturası Nasıl Kesilir?

Hizmet-gider iade faturasını, yukarıda bahsettiğimiz iade faturası adımlarıyla aynı şekilde kesilmektedir. Yalnızca hizmet faturası olduğu için %18 KDV oranıyla kesilmesi gerekmektedir.

İade e-Faturası İptal Edilir mi?

Yaptığınız satışa dair oluşturulan iade faturalarını iptal edilemez. İade faturaları yalnızca temel fatura ile oluşturulduğu için kabul veya red uygulaması bulunmaz. Bu sebeple, size gelen iade faturasını kabul etmek istemiyorsanız o faturaya ait aynı tutarda başka bir iade faturası kesmeniz gerekmektedir.

İade e-Faturası Kaç Gün İçerisinde Onaylanmalı?

İade faturaları 7 gün içerisinde ön muhasebe programı ya da e-fatura entegratörü aracılığıyla sisteme alınıp mali müşaviriniz tarafından işletilmesi gerekir. Aksi takdirde iade faturasını kabul etmiş olursunuz ve ücret iadesi yapmanız gerekebilir. Eğer iade faturası yanlış kesilmişse karşı tarafa aynı tutarda bir başka iade faturası oluşturmanız gerekir.

İade Faturası Ne Zaman Kesilmelidir?

İade faturaları, faturaların kesildiği tarihten itibaren 7 gün içerisinde oluşturulmalıdır. Bu süre içerisinde iade faturası oluşturulmaz ise kesilen faturalar kabul edilmiş olur.

internet üzerinden alışverişi temsil eden görsel

Vergi Mükellefi Olmayan Birine İade Faturası Kesilir mi?

Vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan malların iadesi için Gider Pusulası belgesi düzenleyebilirsiniz.

Gider Pusulası Nedir?

Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilerden satın alınan ürün veya hizmetlerin vergilendirilmesi için ya da iadelerinin belgelendirilmesi için düzenlenir. Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesine göre, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar kazancı basit usulde tespit edilenlerle, defter tutmak mecburiyetine olan serbest meslek erbabının ve çiftçilerin, vergiden muaf esnafa yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları emtia içinde tanzim edip işi yapana veya emtiayı satana imza ettirecekleri gider pusulası vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmündedir.

Gider Pusulası Nasıl Kesilir?

Gider pusulası düzenlerken, işin mahiyeti, cinsi, miktarı, iş ücreti, vergi oranı ve net tutarı, işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adlar ve soyadları, adresleri, hesap numaraları, vergi dairesi ve düzenleme tarihini ilişkin bilgilere yer verilir. Gider Pusulası düzenlerken, dikkat etmeniz gerekenler, vergi hesaplaması, stopaj oranları ve Gider Pusulası örneği için “Pazaryerlerinde İptal ve İade Politikaları Nelerdir?” içeriğimizden yararlanabilirsiniz.

İade Faturası ile Faturanın İptal Edilmesi Arasındaki Fark Nedir?

Faturanın iptal edilmesi ile iade fatura arasındaki fark birini alıcı, birini ise satıcı gerçekleştirir. Faturalar sadece gönderici tarafından GİB İptal Portalı üzerinden iptal edilebilir. İade faturası ise alıcı tarafından GİB Portalı üzerinden düzenlenebileceği gibi, noter aracılığıyla ya da KEP sistemi ile de yapabilir.

iade faturası örneğinin ekran görüntüsü

Bu yazımızda iade fatura oluşturma, iade faturası türleri ve Gider Pusulası’na dair bilgileri yazdık. Ayrıca iade faturası hazırlarken yararlanabileceğiniz bir örnek iade faturası da yazının içinde yer verdik.