Proforma Fatura Rehberi

Proforma Fatura Nedir?

Proforma faturası şirketlerin diğer tarafa yaptığı işe dair sunduğu teklif faturasına denir. Ön fatura oluşturmak amacıyla hazırlanan bir fatura türüdür. Alıcı ve satıcı arasındaki alışveriş sürecinin sorunsuz ve yasalara uygun bir şekilde ilerleyebilmesi için hazırlanır. Ön fatura da denilebilmektedir. Vergi kanununda, proforma faturaya dair bir hükme yer verilmemiştir. Ayrıca bu faturalar damga vergisine tabi değildir.

Proforma Faturanın Kullanım Amacı Nedir?

Proforma faturası şirketlerin alım yapacağı durumlarda bir teklif sunacağı ve planlamaya ihtiyaç duyacağı zamanlarda kullanılır. Alım için izin yada peşinat alınması gereken durumlarda da talep edilebilir. Alıcının alım-satım ile ilgili öğrenmek istediği bilgiler proforma faturası sayesinde karşı tarafa aktarılır. Sadece bilgi vermek için hazırlandığı için herhangi bir ücret karşılığı yoktur. Proforma ile ürün satışı da yapılamaz. Bu ön bilgilendirme sonrası alıcı şartları uygun bulursa alışveriş yapar ve yasal fatura düzenlenir.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura hazırlarken antetli kağıt kullanılmalıdır. Mutlaka belgenin ne tür bir belge olduğu belirtilmelidir. Bunun için mutlaka “Proforma fatura” ifadelerine yer verilmelidir. Satışa dair ve taraflara dair bilgiler yer almalıdır. Dilerseniz Excel veya farklı programlar üzerinden şablon oluşturup burada hazırlayıp antetli kağıt üzerine çıktı alabilirsiniz.

Proforma Faturada Hangi Bilgiler Yer Alır?

Proforma fatura hazırlanırken aşağıdaki bilgilere yer verilmesi gerekmektedir:

• “Proforma Faturası” ibaresi,
• Fatura tarihi,
• Alıcı ve satıcının isim/unvan ve adres bilgileri,
• Malların menşei,
• Ödeme şekli,
• Teslim şekli,
• Mal veya hizmetin tutarı, miktarı ve birim fiyatı,
• Sevkiyatın şekli,
• Ürünlerin ebatları, miktarı ve ağırlığı,
• Düzenleyenin imzası,
• Navlun ve sigorta prim tutarları,
• Ürünlere ilişkin ambalaj özellikleri.

Proforma Fatura Örneği Nedir?

Yukarıda sıraladığımız bilgilerin de yer aldığı örnek proforma faturası aşağıdaki gibidir:

Proforma Fatura Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Proforma fatura genellikle dış ticarette yani ithalat ve ihracat süreçlerinde kullanılır. İhracatı yapan şirket tarafından ithalatçıya verilen teklife ilişkin ya da anlaşma sonucunda açılacak akreditife esas teşkil etmesi için sevk öncesi hazırlanabilir. İthalatçı, teklifi kabul ettikten sonra faturadaki koşulları kabul ettiğini belirten süre içinde beyan etmelidir. Satış aşamasına gelindiğinde ise ticari fatura düzenlenir.

e-İhracatta Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

e-İhracatta sıklıkla kullanılan proforma faturası yukarıda da belirttiğimiz gibi ihracatçı ile ithalat yapan firma ya da kişiler arasında anlaşma sağlandıktan sonra hazırlanır. Faturada satılan mala, sevke, yüklemeye ve satış sürecine dair detaylar eklenir. Ancak alıcının ürün, ödeme ve satın alma gibi bilgileri detaylandırması gerekir. Türkçe veya İngilizce olarak hazırlanabilir. Ancak yurt dışı bağlantılı olduğu için genellikle İngilizce hazırlanması tercih edilmektedir.

e-İhracat Kargosu için Proforma Fatura Hangi Bilgileri İçermelidir?

e-İhracat için düzenlenen proforma faturasında yer alması gereken bilgiler şu şekildedir:

• Teklif için geçerlilik süresi,
• Talep edilen ürün listesi,
• Satış yapılacak para birimi,
• Ödeme koşulları,
• Ürünlerin sigorta masrafları detayları.

Proformalı Kargo Fişi Çıktısı Nedir?

e-İhracat gönderileri için kullanıma sunulan proformalı kargo fişi çıktısı; kargo firması tarafından oluşturulan orijinal kargo fişinin 3 nüshalı proforma dokümanında eklenerek çıktısının alınabildiği kargo fişi formatıdır. Kargo firması tarafında paperless (kağıtsız gönderi) ayarı tanımlı olmadığında bu formatın kullanılması önerilmektedir.

e-İhracat Gönderilerinde Proforma Fatura Zorunlu Mudur?

Proforma fatura alıcıların ön hazırlık yapabilmesi için hazırlandığından dolayı kesin fatura niteliği taşımamaktadır. Ancak, satış akreditifli yapılacaksa, ihracatçı proforma fatura düzenlemekle yükümlüdür.

Yurt Dışı Satışları için Proforma Fatura Örneği Nedir?

Yine antetli kağıda düzenlenen ihracat proforma faturasını aşağıdaki örnekte görebilirsiniz:

Yurt Dışına Numune Gönderiminde Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Yurt dışına numune ürün gönderirken düzenlenen fatura da proforma fatura türüdür. Gerçek bir alışveriş olmadığı sadece örnek ürün gönderildiği için bilgi amaçlı olarak proforma fatura düzenlenir. Numune olarak gönderilen malların bilgilerini içermelidir. Kağıt olarak düzenlenecek proforma faturada; paket içeriği, içeriğe ait ücret bilgileri ve dikkat edilmesi gereken konular hakkında bilgiler yer almalıdır. Bilgilerin eksiksiz ve doğru şekilde yazılması çok önemlidir. Çünkü, gönderdiğiniz numune ile proforma fatura üzerindeki bilgiler eşleşmezse gönderiniz gümrüğe takılabilir ve proformanın yeniden düzenlenmesi istenebilir.

Proforma Fatura Kimlere Kesilir?

Şirketler, kendilerinden ürün ya da hizmet satın almak isteyen firmalara ya da kişilere proforma fatura düzenleyebilir.

Proforma Fatura İle Normal Faturanın Farkı Nedir?

Proforma faturanın yasal bir karşılığı yoktur. Sadece satış öncesinde bilgi vermek ve anlaşmaya varmak amacı ile hazırlanır. Ancak faturalar yasal belgelerdir ve gerçekleşen bir satış işlemini gösterir. Ürün ya da hizmet için alıcının ödemesi gereken fiyatı içerir. Proforma faturada ise ürün ya da hizmet için satıcının, alıcıya taahhüt ettiği bilgiler yer alır.

Peki, proforma fatura normal fatura yerine geçer mi? Hayır, yukarıda da belirttiğimiz nedenlerden dolayı proforma faturayı normal fatura olarak göremeyiz. Bir ödeme yapılması ya da vergi ödemesi bulunmaz. Proforma fatura satış oluşturma esnasında kullanılırken, normal fatura satış onaylanırken kullanır. Ayrıca proforma fatura için gelir gider defterine kayıt işlemi yapılmaz. Ancak normal fatura düzenlenirken her iki tarafında defterine kayıt yapması gerekir.

Proforma Faturada Kaşe Olur Mu?

Örnek bir satış sözleşmesi niteliği taşıyan proforma faturada satış yapacak olan firmanın imza ya da kaşesi bulunabilir. Ancak kaşe kullanılmasından dolayı proforma fatura, normal fatura yerine geçmemektedir.

Proforma Faturada KDV Bulunur Mu?

Proforma fatura düzenlenirken alıcı ve satıcının ürün ya da hizmet üzerinden oluşacak fiyat ve şartları konusunda anlaşabilmesi için tüm bilgiler detaylı olarak verilmelidir. KDV de buna dahildir. Proforma faturada Katma Değer Vergisi (KDV) teklif edilen fiyata dahil ya da hariç ise açıkça belirtilmelidir.

Proforma Faturanın Yasal Geçerliliği Nedir?

Proforma faturasının herhangi bir yasal geçerliliği yoktur. Proforma fatura düzenlendiğinde karşılığında herhangi bir mali yükümlülük doğmaz, mal ya da hizmet verilmez ya da satılmaz. Proforma faturalar ön teklif niteliğinde hazırlanan belgelerdir.

Proforma Fatura Ne Zaman Alınır?

Yasal olarak bir karşılığı olmayan proforma faturası, bir ürün ya da hizmet alımı hakkında ön bilgi sahibi olmak istenildiği zaman satıcılardan talep edilir ve alınır.