Stok Yönetimi Rehberi

Stok Yönetimi Nedir?

Stok, işletmelerin satmak ya da kullanmak için ellerinde tuttukları ve gerekli olan durumlarda ihtiyacı karşılamak üzere depolanan ürün ya da fiziki mallardır. Stok yönetimi ise; stokta tutulan bu ürün ya da malların yönetiminin doğru yapılarak işletmeye yarar sağlamasıdır. Stok yönetimi işletmelerin gelir ve gider takibinde önemli hususlardan biridir. Doğru yapılan stok yönetimi ile işletme fazla maliyetten kurtulur, siparişlerde denge sağlayarak müşteri memnuniyeti kazanır, ürünlerin saklama ve yıpranma maliyetleri de düşünülerek gider kalemlerinden biri kontrol altına alınır.

Neden Stok Tutulur?

İşletmelerin stok tutması için birçok nedeni vardır. Bunun başlıca nedenlerinden biri tedarik maliyetlerini düşürmektir. Bir ürünü ya da hammaddeyi toplu olarak satın almak tedarik maliyetlerini düşürür. Hem lojistik olarak hem de parça başı ücret daha düşük yansır. Bu sebeple çok satan ürünler ya da yakın zamanda kullanılması planlanan malzemeleri yüksek hacimlerde alınarak stokta tutulabilir.

Stokta ürün tutmak talep artışlarına hazırlıklı olmayı da sağlamaktadır. Belirli dönemlerde belirli ürünlere olan talep artışlarına ya da önceden tahmin edilemeyen artan taleplere karşı hazırlıklı olmak için stok tutulur. Bu sayede, işletmeler müşterilerin taleplerini yerine getirmiş, müşteri memnuniyeti sağlamış olur.

Bir diğer neden olarak da yaşanabilecek fiyat artışlarını gösterebiliriz. Satılan ürünler ya da üretimde kullanılacak hammaddelerde olabilecek fiyat artışlarından, stok tutarak korunulabilir. İşletmeler bu gibi ürün ya da hammaddeleri stoklayarak bu maliyetten kaçınabilmektedir.

Stok Tutmanın Avantajları Nelerdir?

Stok tutmak yukarıdaki nedenlerden anlaşılacağı üzere bir işletmeye birçok avantaj sağlamaktadır. Stok tutmanın avantajları maddeler halinde şu şekilde özetleyebiliriz:

• Üretim süreci düzenli devam eder. Hammadde ya da ürün eksikliğinden dolayı üretim süreci aksamaz.
• Tedarik ve satış süreçleri düzene girer.
• Artan müşteri talepleri düzenli bir şekilde karşılanır. Böylece sipariş iptalleri yaşanmaz ve müşteri memnuniyeti olumlu olarak etkilenir.
• İhtiyaçlar daha doğru belirlenir ve daha sağlıklı bir finansal yönetim yapılır.
• Malzeme ve ürün kaybı en aza iner.
• Eksiklikler belirlenir ve daha doğru stratejik adımlar atılır.
• İmalat süreçleri gerçeğe yakın olur ve kolay yönetilir.

Stok Tutmanın Dezavantajları Nelerdir?

Stok tutmanın avantajlarını sıraladık ancak bu süreç işletmelere göze almaları gereken bir takım dezavantajlar da getirmektedir. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Stok tutmak depolama maliyetlerini artırır ve finansal tablonuzu etkiler.
• Ürün yönetimi iyi yapılmazsa finansal yük olur.
• Depolanan ürünün satışları azaldığında maliyetine ya da maliyetin altına elden çıkarma riski bulunmaktadır.
• Stoklara bağlı olan para diğer kaynaklar için kullanılamamaktadır.
• Alınan hammadde fiyatı sabit değilse, yüksek fiyattan stoklama zarar etme ihtimaline neden olur.

Stok Yönetimi Nasıl Yapılır?

Başarılı bir ticaret için stok yönetimini doğru yapmak gerekir. Aksi takdirde işletmeler batmaya kadar giden zararlarla yüz yüze kalabilir. Stok yönetimi kapsamında şirketlerin ürünleri satın alması, depoda tutması ve lojistiği gibi süreçler bulunmaktadır. Stokta tutulan ürünlerin stok adedi, stok düzeyi, sipariş detayları ve miktarı gibi konuların takibi ile stok yönetimi gerçekleştirilir. Böylece stokların dengede tutulması amaçlanır.

Stok yönetimi bunun için özel geliştirilmiş yazılımlar, excel şablonları ya da manuel olarak kağıt kalem kullanılarak yapılabilir. Stok yönetimi takibe dayalı bir yöntemdir. Bu sebeple kağıt kalem ile tutulan stoklar verimsiz bir yöntemdir. Excel ya da stok yönetim yazılımları kullanmak bu yönteme göre daha kolay ve avantajlıdır. Ancak Excel ile yapılacak stok yönetiminde işletmelerin çok dikkatli ve Excel’e tam olarak hakim olması gerekir. Hataya açık bir yöntemdir. Bu da işletmelere riskler getirebilir.

Stok yönetim yazılımları ise; her ölçekte işletmenin tüm ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilen programlardır. Bu yazılım programları ile; stok analizi, stokta tutulan malzemelerin listesi, barkod uygulaması ile ürünün giriş-çıkış işlemleri, envanter takibi, stok raporlamaları, malzeme azaldığı zaman yapılan uyarı özelliği, malzemeleri sınıflarına ve kategorilerine göre ayırma gibi özelliklerden yararlanılır.

Stok Maliyeti Nedir?

Stok yönetiminde en önemli ve en çok dikkat edilmesi gereken konu maliyetlerdir. Stok yönetimi kapsamında işletmelerin karşılaştığı maliyet kalemleri şu şekildedir:

• Birim maliyeti: İşletmelerin üretimi yaptığı ya da tedarikçiden aldığı ürünün fiyatı.
• Sipariş maliyeti: Tedarikçiden sipariş verilirken ortaya çıkan maliyetler. Buna taşıma maliyetleri de girmektedir.
• Stok bulundurma maliyeti: Depo giderleri, kira, elektrik, sigorta, stokta bozulan ya da hasar gören mallar gibi maliyetlerdir.
• Stok bulundurmama maliyeti: Yeterli miktarda ürünü stokta bulundurmama nedeniyle talebin karşılanamamasından ötürü müşteri bekletme ya da kaybetme ile sonuçlanan maliyetlerdir.

Stok bulundurma ile bulundurmama arasında dengeyi sağlamak ve stok tutma sürecini verimli şekilde yönetmek için yapılan planlama aşaması stok yönetimidir. Malzemenin satın alınmasıyla başlayan bu süreç, ürünün depoya girmesiyle devam eder ve satılmasıyla son bulur.

Doğru Stok Yönetimi İçin Dikkat Etmeniz Gereken 7 Konu

Stok yönetimi doğru yapmak stok yönetiminden daha önemli bir konudur. Doğru stok yönetimi için önemli ipuçlarını 7 başlıkta aşağıda listeledik.

1. Sipariş Politikası Belirleyin

Stoklarınızı yönetirken öncelikle şu iki soruya yanıt bulmalısınız: “Ne zaman sipariş vermeliyim?” ve “Ne kadar sipariş vermeliyim?” Bu sorulara verdiğiniz yanıtlar doğrultusunda, stok birimlerine ait özel sipariş veya üretim politikaları geliştirebilirsiniz. e-Ticaretteki satış trendlerinizi doğru analiz edip, bu trendlere uygun siparişler verebilirsiniz. En çok satış yaptığınız ürünleri, hangi ürünlere talebin hangi dönemlerde artıp azaldığını inceleyerek buna göre sipariş planı oluşturabilirsiniz.

2. Her Ürün için Alt Limit Belirleyin

Stok yönetiminde elinizdeki ürünün miktarını doğru şekilde bilmeli ve bunları kaydetmelisiniz. Her ürün için bir alt limit koymanız stoğunuzu yönetirken işinizi kolaylaştıracaktır. Her ürün için belirlediğiniz alt limit sayesinde elinizde bulunan her bir malzemenin belirlediğiniz limit kadar bulunmasına dikkat edin. Sık tüketilen ile az sıklıkla tüketilen ürünlerin stok miktarından çok tüketim sıklığına göre minimum adetlerini değiştirebiliyor olmalısınız. Ürünlerinizin tüketim sıklığını göz önünde bulundurarak, stokların azalması hatta bitmesi ihtimaline göre stoklar belirlenmelidir. Bu şekilde gereksinimlerinizi daha doğru belirlemiş olursunuz. Aynı zamanda satışı az olan ürünleri yüksek adetlerde stoğunuzda tutmamış olur ve maliyet kaybının önüne geçersiniz.

Deponuza ilk giren ürünler, satış sonrasında da ilk gönderilmesi gereken ürünlerdir. Bu ürünler İngilizce’de “first in first out (FIFO) kavramı olarak bilinir. Türkçe karşılığı ise “ilk giren, ilk çıkar” anlamına gelir. FIFO’nun temel prensibi, ilk olarak aldığınız ürünleri stokta uzun bir süre bekleterek kullanılamaz hale gelmeden satılması gerektiğidir. Bunu sadece son kullanma tarihi olan ürünler için düşünmemek gerekir. Örneğin, elektronik bir ürün satıyorsanız, teknolojinin hızla yenilenmesiyle elinizdeki ürün eski model kalabilir.

Deponuzda kalan ürünleriniz, kullanılamaz hale gelmeden veya süresi dolmadan satışı gerçekleştirilmelidir. Bu sebeple, ürünlerin satış sürecini hızlandırmak için özel kampanyalar düzenleyebilir, ürün sayfalarında ‘sınırlı sayıda’ vurgusu yapabilir ve bunları sosyal medya üzerinden kullanıcılarınızla paylaşabilirsiniz.

3. Kontrollerinizi Düzenli Yapın

Stok yönetiminde, ürünlerinizin düzenli olarak sayı, kalite kontrol, son kullanım tarihi gibi kontrollerini ve kayıp riskinin önüne geçmek için yine düzenli olarak sayımını yapmalısınız. Stokların düzenli kontrolüyle malzeme ve ürün kaybı minimuma indirilir.

Deponuzda bulunan ürünlerin de sayısını, son kullanma tarihleri, son durumlarını kayıt altına almalısınız. Düzenli yapılan kontrollerle herhangi bir sorun çıkması durumunda hızlı bir şekilde problemi de fark etmiş olursunuz. Düzenli yapılan kontrollerle stoktaki eksiklikler, fazlalıklar veya olası krizlerin önüne geçebilirsiniz.

4. Depo Yönetimini de Öğrenin

Stok yönetimi yaparken depo yönetmeyi de bilmeniz gerekmektedir. Deponuzda bulunan ürünlerin raflarda kategorilere göre düzenlenmesi, düzgün ve ürünü koruyacak şekilde paketlenmesi, ürün adedinin kontrol edilmesi depo ve stoğun yönetimi açısından önemli faktörlerdir. İyi bir paketleme, deponun verimliliğini artırırken düzenine de katkı sağlar. Bu düzenlilik bir sonraki adım olan kargo yönetimini de kolaylaştıracaktır.

5. Tedarikçilerle İyi İlişkiler Kurun

e-Ticaret markanız için tedarikçilerle olan ilişkiniz çok önemlidir. Onlarla düzenli iletişim halinde olmak işinize ve ortaklığınız özen gösterdiğiniz anlamına gelir. Ürün tedarik sürecinde olası bir problem yaşanması halinde bu durum satışlarınızı ciddi bir şekilde etkileyebilir. Bunun yanı sıra sürekli çalıştığınız tedarikçiden başka bir tedarikçi ile de iletişim halinde olmalısınız. Yani risklere karşı bir B planınız olmalı. Bu sayede, tedarikçiniz size ürünleri bir problem dolayısıyla ulaştıramazsa, farklı tedarikçilerle görüşerek sorunları çözebilirsiniz. Tedarik süresince sorun yaşamamak için bir başka yöntem de elde yedekli stok bulundurmaktır.

6. Elinizde Stok Bulundurun

Belirsizlik, bir işletmenin elinde stok bulundurması için önemli bir sebeptir. Özellikle müşteriden gelen talebin kestirilemediği, belirsiz olduğu durumlarda, müşteriyi kaybetmemek adına fazladan stok bulundurmanız gerekebilir. Buna örnek olarak, talebin tam kestirilemediği özel günleri, okula dönüş dönemlerini ve özel durumları gösterebiliriz. Eğer müşterinin isteği karşılanamazsa gelir kaybı yaşayabilir ya da o müşteriyi tamamen kaybedebilirsiniz. İşte bu noktada elde bulundurulan stok miktarı, talep belirsizliğine karşı alternatif çözüm olacaktır.

7. Elde Kalan Ürünler için Kampanyalar Düzenleyin

e-Ticaret mağazanızda sergilediğiniz bazı ürünler talep edilmeyip elinizde kalabilir. Çok satılmayan ve elde kalan ürünleriniz için kampanyalar düzenleyin. Böylece bu ürünleri hem heba etmemiş hem de daha çok satış yapmanın bir yolunu bulmuş olursunuz.