Tazmin Faturası: KDV Oranı, Kapsam Dışı Ürünler ve Gerekli Belgeler

Tazmin Faturası Nedir?

Tazmin faturası; kargo taşımacılığı sırasında bir ürünün uğradığı zararı düzeltmek için düzenlenen fatura türüdür. Kargo taşımacılığının yanı sıra e-ticaret, sigorta ve hizmet sektörlerinde de karşımıza çıkmaktadır. Bir ürünün hasar görmesi, eksik teslim edilmesi, kaybolması, geç teslim edilmesi gibi durumlarda ortaya çıkacak zararlar tazmin edilir ve bunun için tazmin faturası kesilir.

Hangi Durumlarda Tazmin Faturası Kesilir?

Tazmin faturası şu durumlarda kesilir:

• Kargo veya nakliye sürecinde ürünün hasar görmesi,
• Ürünün tamamen kaybolması veya eksik teslim edilmesi,
• Siparişin çok geç teslim edilmesi nedeniyle maddi kayıp oluşması,
• Yanlış, ayıplı veya hatalı hizmet sunulması,
• Ürünün depoda beklerken bozulması, zarar görmesi veya stok hatası oluşması,
• Hasarlı ürün nedeniyle müşteriye iade, değişim veya ek masraf çıkması,
• Sigorta şirketinden tazmin talebi oluşturmak için belge ihtiyacı doğması.

Tazmin Kapsamına Girmeyen Ürünler Hangileridir?

Her ürün ya da gönderi tazmin kapsamında girmez. Kargo şirketleri, sigorta şirketleri ya da lojistik firmalar belirli ürünleri tazmin kapsamı dışında tutar. Bu ürünler şunlardır:

• Bozulabilir gıdalar ve kısa ömürlü ürünler (Taze ya da donuk olan gıdalar),
• Kolay kırılan ve hassas ürünler (Cam, porselen, seramik vb.),
• Sanat eserleri,
• Koleksiyon ürünleri,
• Sıvı formdaki ürünler,
• Kurulum gerektiren ürünler (mobilya, beyaz eşya, elektronik ürünler vb.)

Tazmin Süreci Nasıl İşler?

Tazmin süreci, bir gönderinin hasar görmesi, kaybolması, eksik teslim edilmesi veya hizmet kaynaklı bir zararın oluşması durumunda işletmenin hakkını alması için izlediği resmi adımlardan oluşur. Öncelikle zararın tespiti yapılır. Üründe hasar, eksik parça, gecikme veya kayıp fark edildiğinde durum hemen kayıt altına alınır. Kargo için bu adım genellikle teslim anında tutanak tutma şeklindedir.
Daha sonra tazmin başvurusu için kanıtlayıcı belgeler hazırlanır. Bu belgeler ile birlikte kargo/taşıyıcı/sigorta şirketine başvuru yapılır. Şirketler sizden bir form doldurmanızı talep edebilir.

Başvurunun ardından şirket gönderinin durumunu, paketleme şeklini, taşıma koşullarını ve zarar miktarını inceler. Gerekirse depodan, şubeden veya teslim kayıtlarından ek doğrulamalar yapılır.

İnceleme sonucunda a ürünün piyasa değeri, fatura bedeli veya firmanın belirlediği üst limitler doğrultusunda tazmin edilecek tutar hesaplanır ve işletmeden KDV’si tazmin faturası kesilmesi istenir. Bu faturanın ardından firma tazmin talebini onayladığında, ödeme banka hesabına aktarılır. Bu aşama genellikle 7–30 gün arasında tamamlanır.

Tazmin Başvurusu Yapmak İçin Gereken Belgeler Nelerdir?

Genel olarak gereken belgeler şunlardır:

• Satış faturası,
• İrsaliye ve sevk belgesi,
• Ürünün hasarlı, eksik ya da geç geldiğini kanıtlayan kayıtlar,
• Tazmin faturası,
• Başvuru formu ya da dilekçe,
• Kimlik ya da firma bilgileri.

Tazmin Talebi Hangi Durumlarda Reddedilir?

Tazmin talebinin reddedilmesi, genellikle başvuru sırasında belgelerin eksik olması veya zarar durumunun taşıma koşullarına uymaması gibi nedenlerden kaynaklanır. Hasar, ürünün taşınma koşullarına uygun paketlenmemesinden dolayı gerçekleştiyse tazmin talebi reddedilir. Yukarıda sıraladığımız ürün ya da ürün gruplarından biri zarar gördüyse tazmin talebi reddedilebilir.

Fatura, irsaliye, hasar fotoğrafı gibi gerekli belgeler tam olarak sunulmazsa da talep geçersiz sayılabilir. Ayrıca firmaların belirlediği tazmin başvuru süresi de aşılmışsa talep reddedilir.

Üründe üretim ya da müşterinin kullanım hatası da tespit edilirse tazmin talebinde bulunulamaz.

Tazmin Faturası Nasıl Kesilir?

Tazmin satış faturası keserken iade faturası kesilmelidir. Söz konusu malın gördüğü zarar ya da kayıp bir satış sayılmadığı için fatura KDV’si olarak kesilmelidir. Bu sebeple fatura detayına vergi muafiyet sebebi olarak “351-KDV” kodunu girilebilir. Faturaya ayrıca, zararın miktarı, fatura kesen işletmenin bilgileri, karşı tarafın bilgileri, fatura tarihi, faturada belirtilen ürün toplam fiyatı girilmelidir.

e-Ticarette Pazaryerleri İçin Tazmin Süreci Nasıl İşler?

e-Ticarette pazaryerlerinde tazmin sürecinde öncelikle ürünün hasarı, eksik ya da kaybolması tespit edilir ve pazaryerine bildirilir. Satıcı gerekli belgeleri ile birlikte başvuru yapar. Pazaryeri gönderi ve belgeleri inceleyerek zarar tutarını belirler ve tazmin talebini değerlendirir. Tazmin kabul edildiği zaman belirlenen tutar satıcının hesabına aktarılır.

Kargo Şirketlerinin Tazmin Süreci Aynı Mıdır?

Kargo şirketlerinin tazmin süreçleri temel olarak benzese de, her firmanın başvuru süresi, gerekli belgeler ve ödeme koşulları farklılık gösterebilir. Bazı şirketler online başvuru ve hızlı inceleme sunarken, bazıları daha uzun süreli ve detaylı bir inceleme süreci uygular. Ayrıca tazmin tutarları ve kapsanan ürün grupları da firmadan firmaya değişebilir.

Tazmin Faturasında KDV Oranı Ne Kadardır?

Tazmin faturalarında KDV uygulanmaz. Yani KDV oranı %0’dır. Bunun nedeni, tazminatın bir satış veya hizmet bedeli değil, uğranan zararın karşılanması olmasıdır. Yani tazmin faturası, işletmenin zararını belgeleyen ve karşı taraf tarafından ödenen bir tutar olarak değerlendirilir.

Tazmin Faturası Keserken İşletmelerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar Nelerdir?

Tazmin faturası keserken işletmeler şu hususlara dikkat etmelidir:

• Ürün bedeli ve ek masraflar (kargo, paketleme vb.) doğru şekilde hesaplanmalıdır.
• Fatura tarihi doğru girilmelidir.
• İmza ve kaşesinin eksiksiz olması gerekir.
• Fatura üzerinde yer alan ürün adı, miktarı ya da tutarı gibi bilgiler doğru olmalıdır.
• Hasar tutanağı, irsaliye, teslim belgeleri ve fotoğraf/video kayıtları eksiksiz olmalıdır.
• Fatura düzenlenirken kargo şirketiyle iletişim kurmak önemlidir.