Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

ERP Açılımı Nedir?

ERP kısaltmasının açılımı olan “Enterprise Resource Planning” tanımı Türkçe’ye “Kurumsal Kaynak Planlama” olarak çevrilir.

Kurumsal Kaynak Planlama Nedir?

Kurumsal kaynak planlama (ERP); bir organizasyonun işlevlerini, süreçlerini ve iş akışlarını otomasyon ve entegrasyon ile yönetmek ve kolaylaştırmak için tasarlanmış bir iş yönetimi yazılım sistemidir. Bu sistem; bir şirketi yönetmek için gereken tüm temel iş süreçlerini düşünür: Finans, İK, üretim, tedarik zinciri, envanter yönetimi, satış, müşteri ilişkileri vb. Kurumsal kaynak planlama sistemi şirketlerin verimliliğini artırmalarına, veri bütünlüğünü sağlamalarına ve süreçleri daha iyi yönetmelerine yardımcı olur. Verileri bir merkezi noktada toplar ve işletmelerin bu verileri daha kolay analiz edip, daha kolay karar almalarını da sağlar.

Bulut ERP Ne Demektir?

Bulut ERP ise, kurumsal kaynak planlama sistemlerinin internet üzerinden erişilebilen ve bulut tabanlı bir ortamda çalışan versiyonudur. Günümüzde müşteriler işletmelerden daha hızlı ürün ya da hizmet teslimatı, kesintisiz destek, daha fazla güvenilirlik ve düşük fiyatlar beklemektedir. İşletmeler artık teknolojinin de gelişmesiyle üretim, ürün dağıtımı, satış yönetimi, servis, destek ve hatta temel iş süreçleri için çok çeşitli ortaklarla online ortamda çalışıyorlar. Tüm bu süreçlerin daha iyi yönetilebilmesi için bulut ERP sistemine ihtiyaç duyulur. İyi bir bulut ERP sistemi, süreçleri akıllıca otomatikleştirir, yapay zeka ve makine öğrenimi kullanarak planlama sağlayabilir, şirketlerin iş modellerini yenilemesine yardımcı olabilir.

ERP Modülleri Nelerdir?

Kurumsal kaynak planlamanın şirketlere sunduğu modüller; envanter ve depo yönetimi, muhasebe ve finansal yönetim, insan kaynakları yönetimi (HRM), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), üretim ve lojistik yönetimi, tedarik zinciri yönetimi (SCM), malzeme ihtiyaç planlama (MRP) yönetiminden oluşmaktadır.

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nasıl Çalışır?

Bir ERP sistemi, birbiriyle bağlantı halinde olan ve ortak bir veri tabanını paylaşan entegre modüllerden ve uygulamalardan oluşur. Her ERP modülü bir iş alanına odaklanır; ancak aynı verileri kullanarak çalışırlar.

ERP sistemleri sunduğu modüller aracılığıyla bir şirketin tüm departmanlarını tek bir platformda birleştirerek verilerin merkezi şekilde yönetilmesini sağlar. Şirketler sunulan modüller arasından istediklerini seçebilir, entegre edebilir; bu şekilde sipariş yönetimi, faturalama, stok yönetimi gibi birçok manuel süreci otomatikleştirebilir. Böylece süreçlerin işleyişinde hız ve verimliliği artırabilir.

ERP modüllerinin özellikleri, zamanla değişen ihtiyaçlara ve pazar koşullarına uyum sağlamak için uyarlanabilir. Bunun yanısıra sunulan gerçek zamanlı bilgi ve raporlama imkanı ile süreçler kolayca takip edilebilir.

ERP Sisteminin Kullanım Alanları Nelerdir?

ERP sistemleri, belirli iş süreçlerini desteklemek için var olan çeşitli kullanım alanlarına dayanır. En popüler kullanım alanlarından bazıları şunlardır:

• Dijital Dönüşüm
  İşletmelerin dijital dönüşüme ayak uydurması, günümüzün hızla değişen teknolojik ve iş dünyasında rekabetçi kalabilmek açısından kritik bir rol oynamaktadır. ERP sistemleri bu süreçte şirketlerin en büyük yardımcılarından biridir. İş süreçlerini dijitalleştirerek manuel süreçleri otomatikleştirebilirler. Böylece şirketler dijitalleşmenin sunduğu fırsatlardan yararlanarak zamandan tasarruf edebilirler.
• Veri Analitiği ve Raporlama
  ERP’nin en dikkat çeken özelliklerinden biri, işletmenin farklı bölümlerindeki verileri toplayarak entegre olarak analiz etmesidir. Geçmiş verileri analiz ederek trendler ve yeni fırsatlar hakkında öngörüler sunabilir, güncel veriler bazında kapsamlı raporlar oluşturarak işletmenin karar alma sürecini kolaylaştırabilir.
• Maliyet Kontrolü
  Kurumsal kaynak planlama sistemleri ayrıca işletmelerin maliyetlerini de ayrıntılı olarak takip etmesine olanak tanır. Faturalama süreci ile ilgili görevleri otomatikleştirir ve tedarikçi ödemeleri, nakit yönetimi ve hesap mutabakatı gibi işletmeniz için önemli finansal bilgileri depolayabilir. Ayrıca bütçe kontrolünü kolaylaştırarak maliyetlerin planlanan seviyelerde kalmasını da sağlar.
• Stok ve Lojistik Yönetimi
  ERP’nin kullanım alanlarından biri de stok ve lojistik yönetimidir. Bu sistemle stok seviyeleri izlenir ve optimize edilir. Böylece fazla ya da az stoktan kaynaklanacak maliyet problemlerini azaltır. Ayrıca lojistik süreçlerini daha verimli hale getirerek, sevkiyat ve teslimat sürelerinin azalmasına neden olur.
• Güvenlik ve Veri Koruma
  ERP sistemleri içerdiği şirket verilerinin korunması için gelişmiş güvenlik özelliklerine sahiptir. Kullanıcı yetkilendirme ve erişim kontrolleri sayesinde verilere kimlerin erişebileceğini tanımlama fırsatı sunar.
• Verimliliği Artırma
  ERP sistemleri; işletmelerin kaynaklarını daha etkili ve verimli bir şekilde kullanarak, daha yüksek performans elde etmelerini sağlar. İş süreçlerini otomatikleştirdiği için manuel hata riskini azaltır ve zaman kullanımını daha verimli hale getirir. Müşteri verilerini tek bir yerde toplayarak işletmelerin müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlamalarını sağlar. Tüm departmanlar arasında bilgi paylaşımını kolaylaştıran ERP sistemi ile iş süreçlerinin koordinasyonu da artar.
• Tedarik Zinciri Yönetimi
  Lojistik ve tedarik alanında işletmelerin mallarını üretmek için ihtiyaç duydukları ham malzemeleri ve hizmetleri kaynaklamalarına yardımcı olur. Gelen teklifleri takip edip analiz eder ve satın alma işlemlerini otomatikleştirebilir. Ayrıca tedarikçilerin bir listesini tutabilir ve tedarikçileri belirli öğelere bağlayabilir, bu da iyi bir tedarikçi ilişkisini güçlendirebilir.
• Satış ve Pazarlama Süreçlerini İyileştirme
  Kurumsal kaynak planlama sistemi içerdiği müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) modülü ile önceki aramalar, e-postalar ve satın alma geçmişi gibi müşteri bilgilerini depolayarak, onlara daha iyi hizmet vermek için ihtiyaç duyulan verileri toplar. Gelen siparişlerin işlenmesi, teslim edilmesi gibi süreçleri otomatikleştirir ve geçmiş satış verilerini analiz ederek gelecekteki satışları tahmin eder. ERP sistemi ile pazarlama kampanyaları da daha hızlı yönetilir. Elde ettiği verilerle daha etkili pazarlama kampanyaları planlanmasını sağlar ve kampanyanın etkinliğini ölçer.
• İş Zekası (BI) ve Analitik Araçların Kullanımı
  İşletmeye sunduğu verilerle, veriye dayalı stratejik kararlar alınmasına katkı sağlar. Ayrıca anahtar performans göstergelerini (KPI) izleyip analiz ederek, işletmenin performansını ölçer.

ERP Sistemini Kimler Kullanmalıdır?

Bu sistemi; iş süreçlerini entegre etmek, verimliliği artırmak ve maliyetleri düşürmek isteyen tüm işletmeler kullanabilir. ERP sisteminin içeriği, işletmenin sektörü, büyüklüğü ve özel ihtiyaçlarına göre değiştirilebilir.

ERP Programlarının Şirketler İçin Önemi Nedir?

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) programlarının şirketler için önemini şu şekilde özetleyebiliriz:

• Şirketlerin daha az kaynakla daha çok başarı elde etmesine yardımcı olmak için temel iş süreçlerini kolaylaştırır ve otomatikleştirir.
• Gerçek zamanlı verilere erişerek yeni fırsatlar daha hızlı belirlenebilir, karar alma süreçleri iyileştirilir.
• İş akışları ve prosedürler oluşturarak süreçlerin tutarlı ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar.
• Süreçlerin otomatikleşmesi ile operasyonel maliyetler azalır.
• Müşteri hareketlerini ve bilgilerini analiz ederek işletmenin müşteri taleplerine hızlı yanıt verme yeteneğini artırır.
• Siparişlerin hızlı ve doğru bir şekilde işlenmesini sağlar.
• Stok seviyelerini optimize ederek, stok eksikliği ve fazla stok gibi sorunları önler.

e-Ticaret İşletmelerinin ERP Yazılımı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kurumsal kaynak planlama sistemleri e-ticaret işletmeleri için çok faydalıdır. Operasyonel verimliliği artırmak ve müşteri memnuniyetini sağlamak açısından etkili yazılımlardır. Doğru ERP sistemi, işlerin daha verimli ve etkin yürütülmesine yardımcı olabilir.

• ERP sisteminin özel ihtiyaçlara göre özelleştirilebilir olup olmadığını kontrol etmek çok önemlidir.
• Yazılımın e-ticaret platformları ile entegrasyon özelliklerine dikkat etmek gerekir. Veri akışı ve iş süreçlerine uyumlu olması gerekmektedir.
• Kullanıcı dostu arayüze sahip olmalıdır. Böylece sistemle hızlı ve etkin bir şekilde çalışabilir.
• ERP sağlayıcısının kullanıcı eğitimleri ve destek hizmetlerinin olması gerekir.
• İşletmenin büyümesine ve değişen ihtiyaçlarına göre güncellenebilir olmalıdır.
• Toplam maliyeti değerlendirilmelidir.
• ERP sisteminin veri güvenliğine yönelik özellikleri ve politikalarına dikkat edilmelidir. Veri şifreleme, erişim kontrolleri ve yedekleme özelliklerine sahip olmalıdır.
• ERP sisteminin bulut tabanlı mı yoksa yerel sunucularda mı çalıştığı kontrol edilmelidir. Bulut tabanlı yazılımlar daha esnek ve erişilebilir olabilir.

En Çok Kullanılan ERP Çözümleri

Kurumsal kaynak planlama sistemleri çeşitli farklı çözümler içerir. En yaygın kullanılan ERP çözümleri şunlardır:

• SAP ERP: Alman yazılım şirketi SAP, dünyanın en çok kullanılan ERP çözümlerinden biridir. Finans, insan kaynakları, tedarik yönetimi, üretim gibi birçok iş alanını kapsamaktadır. Yüksek özelleştirilebilirlik, kapsamlı raporlama ve analitik araçlar sunar.
• Oracle: Bulut tabanlı ERP çözümü olan Oracle, bulut tabanlı hizmetleri, yapay zeka ve makine öğrenimi entegrasyonu ve güçlü veri güvenliği özellikleriyle ön plana çıkar.
• Microsoft Dynamics 365: Microsoft şirketi tarafından geliştirilen Microsoft Dynamics 365, satış ve müşteri hizmetleri, operasyonel süreçler ve finansal yönetim gibi özellikleri kapsar. Aynı zamanda bir CRM çözümüdür.
• Logo ERP: Yerli bir şirket olan logo tarafından geliştirilen bu yazılım her işletmenin ihtiyacına göre uyarlanabilmektedir. Ayrıca e-devlet çözümleri ile entegre de olabilmektedir.

Kurumsal Kaynak Planlamasının Geleceği

Dijital dönüşüm sürekli geliştikçe ERP’ye olan ihtiyaç da artacaktır. Bu sistemin geleceği teknoloji ve iş dünyasındaki değişimlerle şekilleniyor ve şekillenmeye devam edecek gibi görünüyor.

Özellikle bulut ERP’nin faydaları keşfedildikçe daha fazla şirket tarafından tercih edilecektir. Bulut ERP, her yerden erişim sunduğu için diğer yazılımlara göre daha cazip gelmektedir. İlerleyen zamanlarda nesnelerin interneti (IoT) cihazları ile de entegre olabileceği konuşulan bu yazılım sistemi gerçek zamanlı veri toplama ve analiz etme özelliğini geliştirecek gibi duruyor.

Ayrıca sosyal medyanın kullanımının sürekli artmasıyla ERP sistemlerinin bu kanallarla da entegre olabileceği bekleniyor. Böylece ekip içi iletişimin ve bilgi paylaşımının artmasına da katkı sağlayabilir.