Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yeni düzenlemelerine göre, 1 Ocak 2026 itibarıyla büyük ya da küçük ölçekli tüm işletmeler kağıt fatura kullanımı sonlandırıp, e-arşiv fatura sistemine geçmek zorunda kalacak. Bu düzenleme ile birlikte kayıt dışı ekonominin önüne geçmek hem de muhasebe süreçlerinde dijital uyumu sağlamak amaçlanıyor.

Ayrıca yeni düzenleme ile birlikte, vergi mükellefi olan ve olmayan işletmeler arasındaki ayrım da ortadan kalkıyor. 2026 itibarıyla hem vergi mükelleflerine hem de nihai tüketicilere yapılan satışlarda tek geçerli belge türü e-Arşiv fatura olacak. Alıcı kim olursa olsun işletmeler işlemlerin hepsini elektronik ortamda raporlamak zorunda kalacak. Özetle, 2025 yılında 3.000 TL üzeri faturalar e-Arşiv olarak düzenlenirken 2026 yılı itibarıyla tutara bakılmaksızın tüm faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunlu olacaktır.

e-Arşiv Fatura Zorunluluğu Hangi İşletmeleri Etkileyecek?

Tüm işletmeler e-arşiv fatura uygulamasına dahil olacak. Daha önce bu durum yalnızca belirli ciroyu aşan işletmeler için geçerliydi ancak 2026 yılında tüm işletmeler için geçerli olacak.

Kağıt Fatura Döneminin Bitmesiyle Gelen Avantajlar Nelerdir?

Kağıt fatura döneminin sona ermesi işletmeler için verimliliği artıran ve maliyetleri düşüren önemli bir fırsat olarak nitelendirilebilir. Bu düzenlemenin sağlayacağı avantajları şöyle örneklendirebiliriz:

  • Kağıt, baskı, kargo ve fiziksel arşivleme gibi giderler ortadan kalkıyor.
  • Elektronik fatura sistemleri sayesinde belgeler saniyeler içerisinde gönderilebiliyor.
  • Dijital fatura sistemleri, işlem ve onay süreçlerini hızlandırarak hata payını en aza indiriyor. Belgelerin anında kaydedilmesi ve kolay erişilebilir olmasını sağlıyor.
  • GİB denetimleri daha güvenli ve etkin yürütülebilir. Dijital altyapı kullanan işletmeler, mevzuat değişikliklerine anında uyum sağlayarak cezai riskleri ortadan kaldırıyor.
  • Elektronik olarak kesilen faturalar GİB’e iletildiği için kayıt dışı işlemlerin de önüne geçiliyor.
  • Kağıt kullanımının sona ermesi, doğaya olan etkiyi azaltıyor.

İşletmeler Uyum Sağlamak İçin Ne Yapmalı?

Kağıt fatura döneminin sona ereceği 2026 yılına sorunsuz bir şekilde geçebilmek için işletmelerin bugünden dijital dönüşüm sürecini planlaması büyük önem taşıyor. İlk adım olarak, fatura düzenleme sisteminin hangi yöntem üzerinden yürütüleceğine karar verilmesi gerekiyor. İşletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) ücretsiz portalını kullanabileceği gibi, özel entegratör firmalarla çalışmayı veya kendi yazılım altyapısını oluşturmayı da tercih edebilir. Bu seçimin, işletmenin büyüklüğüne, işlem hacmine ve teknik imkanlarına göre yapılması en sağlıklı yaklaşım olacaktır.

Ardından fatura düzenleme, arşivleme ve raporlama gibi tüm süreçlerin dijital ortama taşınması gerekir. Kağıt faturada manuel olarak yürütülen işlemler, e-fatura sisteminde otomatikleşir ve hata oranı önemli ölçüde azalır. Belgelerin dijital arşivde saklanması, hem yer hem zaman tasarrufu sağlarken denetim dönemlerinde hızlı erişim imkânı sunar.

İşletmelerin ayrıca iade, iptal ve belge saklama süreçlerini de yeni elektronik yapıya uygun hale getirmesi gerekir. Kağıt faturada manuel olarak yapılan iptal veya iade işlemleri artık sistem üzerinden dijital olarak gerçekleştirilecektir. Bu nedenle, iç prosedürlerin güncellenmesi, çalışanların bu sisteme adapte edilmesi ve gerekli eğitimlerin verilmesi sürecin sağlıklı işleyişi açısından kritik önem taşır.

İlgileneceğinizi Düşündüklerimiz