Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilen GİB e-Arşiv Portalı, e-fatura uygulamasına dahil olmayan kişi ve şirketlere kesilen e-arşiv faturaların oluşturulması için kullanılan platformdur. Burada kullanıcılar manuel olarak e-arşiv faturalarını oluşturur, imzalar, iptal talebi oluşturabilir. Yengeç, işletmelerin e-arşiv fatura süreçlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak için GİB e-Arşiv Portal Entegrsayonu’nu geliştirdi. Bu yazımızda Yengeç’in yeni entegrasyon hizmeti olan GİB e-Arşiv Portal Entegrsayonu’nu mercek altına alıyoruz.

GİB e-Arşiv Portal Nedir?

GİB e-Arşiv Portalı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından, e-arşiv uygulamasını kullanan işletmelerin e-arşiv faturalarını düzenlemesi, faturaların elektronik ortamda saklanması ve ibraz edilmesi için geliştirilen sistemdir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan firmalara ve müşterilere düzenlenen fatura tipidir. e-Arşiv, faturaların elektronik ortamda oluşturulması, korunması, ibraz edilmesi ve raporlaması işlemlerini kapsar.

GİB İnternet Vergi Dairesi Nedir?

GİB İnternet Vergi Dairesi tarafından geliştirilen, otomasyona geçen vergi dairelerine kayıtlı olan tüzel ve gerçek kişilerin;

  • Var olan vergi borçlarını ödeyebildikleri,
  • Vergi borcu yapılandırma işlemlerini yapabildikleri,
  • Mükellef kimlik bilgilerini öğrenebildikleri,
  • 2000 yılında ve sonrasında yapılan tahakkuk, tahsilat, vadesi gelen ve gelmeyen borç bilgilerini sorgulatabildikleri,
  • Son 1 ay içerisindeki tahakkuk, tahsilat ve düzeltme işlemlerini yapabildikleri,
  • Yurt Dışı Çıkış Yasağı ile ilgili detay bilgilerini öğrenebildikleri,
  • Gümrük Çıkış Beyannameleri tescil numarası, Gümrük İdaresi, kapanma tarihi bilgilerini alabildikleri,
  • İşlenemeyen Ödemelerini; vergi ödemelerinde bilgi eksikliği yanlışlıklar ya da fazla ödeme olması gibi nedenlerle hesaplara işlenemeyen kayıtlarının bulunduğu platformdur.

GİB e-Arşiv Portalı Kimler ve Neden Kullanmalıdır?

e-Arşiv faturayı, e-fatura mükellefi olan işletmeler kullanabilir. Gelir İdaresi tarafından belirlenen yükümlülüğe göre, e-arşive dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükelleflerine düzenlenen fatura 5.000 TL’yi aşıyorsa e-arşiv olarak kesilmelidir. Vergi mükellefi olmayan müşterilere düzenlenen fatura 30.000 TL üzeri ise yine e-arşiv faturası düzenlenmelidir.
GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu

5000 TL Altı Siparişler İçin e-Arşiv Fatura Kesilebilir mi?

Evet, 5000 TL altı siparişlerinizi için de e-arşiv fatura kesebilirsiniz. Ancak herhangi bir zorunluluğunuz yoktur, dilerseniz e-fatura olarak dilerseniz e-arşiv fatura olarak kesebilirsiniz. Zorunluluk doğması için tutarın 5.000 TL’yi aşması gerekir.

e-Ticaret Siparişleri İçin GİB Portal Üzerinden e-Arşiv Fatura Kesebilir miyim?

Evet, e-ticaret web sitesi veya pazaryeri mağazanız üzerinden yapacağınız satışlar için GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesebilirsiniz. Online kanallar üzerinden yapacağınız her satış için e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

GİB e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

GİB e-Arşiv Portalı’nda e-arşiv fatura kesebilmeniz için öncelikle e-fatura sistemine kayıt olmanız gerekmektedir. e-Fatura’ya kayıt adımları için “GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir?” içeriğindeki adımları inceleyebilirsiniz. Daha sonra bu adres üzerinden ilgili formları doldurarak başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

GİB e-Arşiv Fatura Portalı Nasıl Kullanılır?

GİB e-Arşiv Fatura Portalı’na https://earsivportal.efatura.gov.tr/ adresinden giriş yaparak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Portal üzerinden e-arşiv faturası kesebilir, sorgulama yapabilir, kestiğiniz faturalar için iptal talebi gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

  1. GİB e-Arşiv Portalı’na giriş yaptıktan sonra ekranın sol tarafında bulunan Belge İşlemleri menüsüne tıklayın.
  2. “5000/30.000 TL Fatura Oluştur” başlığına tıklayarak e-arşiv fatura düzenleme ekranına ulaşın. Ekranınızda “Fatura Bilgileri”, “Alıcı Bilgileri” ve Mal-Hizmet Bilgileri” başlıklarından oluşan bir form açılacak.
    GİB e-Arşiv Portal'ın 5.000/30.000 TL fatura oluşturma formu ekran görüntüsü
    1. Fatura Bilgileri alanlarında; “Döviz-TL kur” ve “Fatura Tipi” alanlarını sizin doldurmanız gerekir. Diğer alanlar sistem tarafından otomatik olarak girilir.
      a. Fatura tipi alanını düzenlediğiniz faturaya uygun olanı seçmelisiniz: Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah, İhraç Kayıtlı Fatura.
    2. Alıcı Bilgileri alanlarında; VKN/TCKN bölümlerine vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarası bilgileri girilmesi gerekmektedir. Vergi kimlik numarasının girilmesiyle alıcının unvanının tam olarak girilmesi beklenir. Doğru bir VKN girildiği takdirde alıcının bilgileri otomatik olarak ekrana yansıtılır.
      a. T.C kimlik numarası girildiği takdirde ise alıcının, Adı-Soyadı bilgilerinin eksiksiz olarak girilmesi zorunludur. Geçerli bir kimlik numarası girildiğinde alıcı bilgileri yine otomatik olarak doldurulur.
    3. Mal Hizmet bilgileri bölümünde satılan mal veya hizmetle ilgili bilgiler gösterilir. Bu alana en az bir satır eklemeniz gerekmektedir. “Satır Ekle” butonuna tıklayarak mal veya hizmete ilişkin bilgileri girebilirsiniz.
      a. “Vergi Ekle” başlığına tıklayarak da KDV dışında faturada yer alacak vergi türü veya türlerini girebilirsiniz.
      b. Vergi ekledikten sonra satırın solunda yer alan “Düzenle” başlığına tıklayın. Açılan ekranda bu satıra ait tüm detayları girebilirsiniz. Bilgileri girdikten sonra “Kaydet” butonuna tıklayın.
    4. Not bölümüne ise faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler veya faturada yer verilmek istenen diğer hususlar yazılabilir.
  3. Tüm gerekli bilgileri girdikten sonra “Oluştur” butonuna tıklayarak fatura oluşturma tamamlanır.
  4. Faturanın resmileştirilmesi için şimdi imzalama işlemini gerçekleştirmeniz gerekmektedir. Bunun için öncelikle Oluşturduğunuz faturayı “e-Arşiv Fatura Taslağı” ekranın sol üst kısmında bulunan “Belge İşlemleri” sekmesi altında yer alan “5000/30.000 TL Taslaklar” bölümünde görebilirsiniz.
    GİB e-Arşiv Portal'ın 5.000/30.000 TL fatura taslağı menü başlığı ekran görüntüsü
  5. Bu bölümde çıkan faturayı seçin ve GİB imza seçeneğini kullanın. “GİB İmza” seçeneğine tıkladığınızda cep telefonunuza bir şifre gelmesi için “Şifre Gönder” butonuna tıklayın ve gelen şifreyi ilgili alana yazın.
  6. “İmzalama işlemi başarı ile tamamlandı” uyarısı ile birlikte fatura imzalanarak oluşturulmuş olur. Onaylama için mali mühür vb. sertifikalar edinmenize gerek yoktur.

e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?

GİB e-Arşiv Portalı’nda, “e-Arşiv Fatura Sorgulama” sayfasındaki formu doldurarak e-arşiv faturaları sorgulayabilirsiniz. Sorgulama işlemini, “Satıcı VKN ya da TCKN”, “Fatura numarası” ve “Ödenecek tutar” bilgilerini girerek yapabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?

e-Arşiv faturalarınızı GİB e-Arşiv Portalı üzerinden Düzenlenen Belgeler alanına girerek iptal talebi oluşturabilirsiniz. e-Arşiv faturaların detaylı iptal talebi için “e-Arşiv Fatura Hakkında Merak Edilenler” başlıklı içeriği inceleyebilirsiniz.

GİB e-Arşiv Portal’dan Kesilen Faturalar Nasıl Saklanmaldır?

Vergi Usul Kanunu’na göre mükelleflerin, GİB e-Arşiv Portalı üzerinden kestikleri e-arşiv faturaları GİB üzerinden bilgisayarlarına indirmeli ya da kâğıt çıktısını alarak saklamaları gerekir.

e-Arşiv Fatura Entegrasyonu Nedir?

e-Arşiv Entegrasyonu, e-ticaret mağaza sahiplerine, e-fatura mükellefi olmayan müşterileri için düzenleyecekleri e-arşiv faturaları otomatik olarak oluşturma olanağı sağlayan entegrasyondur.

GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu ile Neler Yapılabilir?

Yengeç’in yeni entegrasyon modeli GİB Entegrasyonu’na GİB e-Arşiv Portal hesabınızı dakikalar içerisinde entegre ederek pazaryeri ve e-ticaret web sitenizin e-arşiv fatura sürecini otomatik hale getirip, hızlandırabilirsiniz. Ücretsiz olarak pazaryeri veya e-ticaret entegrasyon paketlerinize bağlayabileceğiniz GİB Entegrasyonu ile herhangi bir kontör ücreti ödemeden ve e-faturaya geçme zorunluluğu olmadan e-arşiv faturalarınızı oluşturabilirsiniz.

  • Gelen Siparişler İçin Otomatik e-Arşiv Fatura KesmeGİB Entegrasyonu ile GİB e-Arşiv Portalı hesap bilgilerinizle Yengeç’e giriş yaparak e-arşiv faturalarınızın otomatik olarak oluşturulmasını sağlayabilirsiniz. GİB Entegrasyonu, pazaryeri veya e-ticaret web sitesi mağazanıza gelen siparişlerin bilgilerini çekerek e-arşiv faturalarınızı otomatik olarak oluşturur. Oluşturulan faturalarınızı PDF formatında görüntüleyerek bilgisayarınıza da indirebilirsiniz.
  • e-Arşiv Faturalarını GİB İmza ile OnaylamaGİB Entegrsyonu ile oluşturulan e-arşiv faturaları Yengeç paneliniz üzerinden imzalayarak onaylayabilirsiniz. Bu işlemi toplu olarak da yapabilirsiniz.
  • Pazaryeri e-Arşiv Faturalarını Alıcıya Otomatik GöndermeGİB Entegrasyonu ile pazaryeri mağazanıza ait e-arşiv faturaları entegrasyon ayarlarınızda aktif hale getirmeniz durumunda resmileştirebilir ve müşterilere otomatik olarak e-posta ile gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu

e-Arşiv PDF’leri Toplu Olarak Nasıl İndirilir?

Otomatik olarak hazırlanan e-arşiv faturaları, Yengeç paneli üzerinden PDF olarak görüntüleyerek toplu şekilde indirebilirsiniz.

e-Ticaret için e-Arşiv Portal

GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu’nu kullanarak e-ticaret süreçlerinizden biri olan e-arşiv faturaları daha hızlı oluşturma imkanı sağlarsınız. Faturalarınız otomatik olarak oluşturulduğu için hata riskini de minimuma indirirsiniz. Ayrıca faturalar e-posta ile müşterilerinize gönderilebildiği için gönderim ve onay işlemlerini birkaç dakikada tamamlayabilirsiniz.

Neden Yengeç e-Arşiv Portal Sisteminden Fatura Oluşturmalıdır?

Yengeç’in GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu’nu abonelerinin kullanımına herhangi bir kontör ücreti almadan vermektedir. Ayrıca e-faturaya geçme zorunluluğu olmadan da yararlanabilirsiniz. Tek yapmanız gereken Yengeç pazaryeri entegrasyonu veya e-ticaret entegrasyonunuzu, GİB bilgilerinizle giriş yaparak, GİB e-Arşiv Portal Entegrasyonu’na entegre etmek…

e-Arşiv Fatura Entegrasyonu Neden Gereklidir?

e-Arşiv Fatura Entegrasyonu ile pazaryeri ve e-ticaret sitesi sahipleri e-arşiv faturalarını otomatik olarak oluşturarak süreci hızlandırır. Ayrıca manuel olarak hazırlanan faturalarda yaşanabilecek hatalı bilgi girişi de minimuma iner. Oluşturulan e-arşiv faturalar, dilenirse resmileştirerek müşterilere e-posta olarak gönderilir.

e-Arşiv Pazaryeri / e-Ticaret Faturaları Nasıl Kesilir?

e-Arşiv Fatura Entegrasyonu ile, pazaryeri ve e-ticaret mağazalarına düşen sipariş bilgilerini otomatik olarak çekerek e-arşiv faturaları otomatik olarak oluşturulur. Oluşturulan faturaları Yengeç üzerinden GİB imza ile imzalayarak onaylayabilir, daha sonra resmileştirerek müşterilerinize gönderebilirsiniz.

Bu yazımızda sizlere GİB e-Arşiv Portalı’nı, e-arşiv faturaları manuel olarak nasıl kesebileceğinizi ve iptal edebileceğinizi anlattık. Ayrıca tüm bu süreçleri otomatik olarak yapmanızı sağlayacak Yengeç GİB e-Arşiv Entegrasyonu’na dair detaylara da yer verdik.