Mailler Neden Spama Düşer, Maillerin Spama Düşmesi Nasıl Engellenir?

Gönderilen e-postaların yani maillerin spama düşmesi internet ortamında yaşanan en büyük sorunlardan biridir. Statista’nın araştırmalarına göre, e-postalarından yarısından fazlası spame gidiyor. Ancak e-posta hizmetleri hala bu sorunu tam anlamıyla çözmüş değil. Yine bazı bilinen hatalar ve dikkat edilmesi gereken kriterler vardır. Bu yazımızda e-postaların spama düşmesinin nedenlerini ve dikkat edilmesi gereken ipuçlarını paylaşacağız. Özellikle herkesin merak ettiği, “Site Uzantılı Mailden Atılan Mailler Neden Spama Düşer?” sorusuna yanıt bulacağız.

Spam Mail Nedir?

Spam mail kelime anlamıyla “istenmeyen” manasındadır ve genellikle ticari amaçlı veya belli bir konuda kamuoyu oluşturmak amacıyla gönderilen maillere denmektedir. Yani e-posta sahibinin rızası dışında gönderilen maillerdir. Spam mailler genellikle; kampanya ve duyurular, yasal olmayan faaliyet duyuruları, reklamlar, politik propagandalar veya kimlik avı saldırılarından oluşmaktadır.

Spam Filtreleri Nedir?

Spam filtreleri, gelen e-mailleri bir süzgeçten geçiren, istenmeyen mailleri tespit eden ve adres sahibinin gelen kutusuna düşmesine engel olan programlardır. Gönderilen e-maillerin genel olarak %20’sinden fazlasının spam filtrelerine takıldığı söyleniyor. Sadece spam yapanlar değil, izinli e-mail marketing yapanlar da spam filtrelerine takılabilmektedir. e-Posta sağlayıcıları sundukları spam filtresi hizmetiyle kullanıcıların gelen kutularını istenmeyen maillerden koruyor, dolandırıcılık tuzağına düşmelerinin önüne geçiyor.

Spam filtrelerin birçok kural vardır. Her bir kuralın ise puanı vardır. Başlangıçta 0 olan puanınız, spam filtrelerinin kurallarına uyan bir eşleşme olduğunda puanınız yükselir. Örneğin, gönderdiğiniz mailde “Bedava, “Ücretsiz”, “Hemen Tıkla” gibi ifadeler var ise puanınız artar. Kurallar dahilinde yapılan kontrolün ardından topladığınız puan limit puandan fazla ise mailiniz “İstenmeyen (Junk)” klasörüne gönderilir ya da e-mail hesabına hiç ulaştırılmaz.

Mail Sunucusu Maillerin Spama Düşmesine Sebep Olur Mu?

Evet, spam filtreleri öncelikle gönderilen mailin sunucu IP’sini kontrol eder. Bu kontrolde sunucu IP’sinin daha önce spam tuzağına yakalanıp yakalanmadığına bakılır. Daha sonra bu sunucunun gönderdiği maillerin ne kadarı gerçek ve ne kadarı çalışan mail adreslerine ulaştırılmış kontrolü yapılır. Buna “senderscore” denir. Ayrıca, kullanılan alan adı ile gönderici olarak kullanılan sunucunun eşleşmesine yani SPF kaydına bakılır.

Mail İçerikleri Maillerin Spama Düşmesine Sebep Olur Mu?

Maillerin spama düşmesindeki nedenlerden biri de içerikleridir. Spam filtreleri, alıcı mail servisinin oluşturduğu spam kelime listesini baz alarak gönderilen mailin içeriğini kontrol eder. Ayrıca para almaktan bahseden, ödeme ifadelerinin kullanıldığı, “Hemen Tıkla”, “Ücretsiz veya “Bedava” gibi kelimeler de mailin spame düşmesine neden olabilmektedir. Bu tarz mailler dolandırıcı olarak görülür. Mailin içeriği temiz, dengeli, spam kelimeler ve noktalama işaretleri kullanılmadan oluşturulmalıdır. Ayrıca salt resimlerden oluşan e-mailler de reklam içeriği olarak algılanabilir. Bu yüzden yazı ve resim oranı dengeli olmalıdır.

Hosting Şirketinden Sağlanan Webmail Hizmeti Spama Düşer Mi?

Kişilere veya işletmelere hosting paketi sağlayan firmalar mail hizmeti de sunmaktadır. Bu aşamada kendinize ait info@isimsoyisim.com ya da info@sirketadi.com gibi mail adresleri oluşturabilirsiniz. Ancak zamanla maillerinizin spama düştüğünü görebilir, ya da size mail gelmemeye başlar. Bunun nedeni bazı hosting firmaları uygun fiyatlarla hizmet sunabilmek için bir sunucuda yüzlerce site barındırır. Tüm siteler aynı IP adresini kullandığı için spam filtreleri bu IP adresini kara listeye alır ve mailler spame düşer. Bu yüzden hosting hizmeti ararken düşük ücretler önceliğiniz olmamalıdır. Kullandığınız sunucuyu kaç kişi ile paylaştığınızı http://viewdns.info/reverseip/ adresinden öğrenebilirsiniz.

Site Uzantılı Maillerden Atılan Maillerin Spama Düşmesi Nasıl Engellenir?

Kurumsal mail adresinizde attığınız maillerin alıcılara ulaşabilmesi için birtakım kriterlere dikkat etmeniz gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz;

• e-Posta içeriğine dikkat edilmeli: e-Postaları hazırlarken yukarıda da bahsettiğimiz gibi çok fazla reklam kokan ifadeler yer almamalıdır. Ya da çekiliş, para kazanma, bedava, hemen tıkla gibi kelimelere yer verilmemelidir. Aceleyle yazılmamalıdır. Özensiz yazılan e-maillerdeki yazım ve dilbilgisi hataları spam filtrelerinden geçemez ve riskli olarak görülür. e-Bültene üye alıcılar zaten sizi tanıdığı ve bildiği için uzun uzun tanıtma yazıları da e-mail içeriğinde yer almamalı, samimi ve temiz bir dil kullanılmalıdır.
• Gönderici adresi net olmalı: Gönderici adresi rastgele karakterlerle dolu olmamalı, net ifadelerle oluşturulmalıdır. Anlamsız olan adresler şüpheli gelir ve sam riski taşır.
• Düzenli olarak e-mail gönderilmeli: Bir abonelik sistemi oluşturup düzenli olarak üyelere e-mail gönderilmesi sizi güvenilir bir gönderici adresi olarak gösterir. Düzensiz gönderim ve uzun süre e-mail göndermeme durumunda abonelerinizin sizi unutup spam olarak işaretleyebilir. Bu da başka maillerinizin de alıcılara ulaşmamasına neden olabilir.
• Abonelikten çıkmak kolaylaştırılmalı: e-Bülten sisteminize abone olan müşterilerin abonelikten çıkmasını kolaylaştırmak size karşı güven sağlar ve mailleriniz spam olarak görülmez.

Kurumsal Mail Nedir?

Kurumsal yazışmalarda ya da müşterilere gönderilecek e-maillerde ücretsiz servis uzantıları (@gmail.com ya da @hotmail.com gibi) kurumsal marka değerini zedeler ve güvensizlik hissi verir. Fakat kurumsal mailler profesyonelliğinizi gösterir ve marka tanıtımına katkı sağlar. Ayrıca e-posta servis sağlayıcılarından aldığınız hizmet sayesinde mailleriniz spam sorunu yaşama oranı düşer.

Kurumsal Mail Hizmeti Veren Şirketler Hangileridir?

Hosting hizmeti veren birçok şirket kurumsal mail hizmeti de vermektedir. Ancak Google’ın işletmeler için tasarladığı G Suite ve Yandex’in Yandex Connect sistemleri de kurumsal mail açma konusunda işletmelere kolaylık sağlıyor.

Yandex Mail Nedir?

Yandex Mail, Yandex’in işletmeler için kurumsal mail açma ve yönetme hizmeti verdiği ürünüdür. Yandex Mail ya da Yandex Connect bir domain ile alan adına özel bireysel veya kurumsal mail hesabı açmanızı sağlar. Yandex Connect kullanarak Yandex’in tüm servislerinden ücretsiz olarak yararlanabilirsiniz. Yandex Connect’in hem ücretli hem de ücretsiz özelliklerine, kurumsal mail açma adımlarına ve akıllı telefon üzerinden nasıl açılacağına dair bilgilere, “Yandex Kurumsal Mail Nedir? Adım Adım Yandex Mail Kurulumu”

başlıklı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

Google G Suite Nedir?

Google G Suite, işletmeler için geliştirilen uygulama paketidir. Bu uygulama ile işletmeler kurumsal mail hesapları oluşturabilirler. G Suite ile kurumsal mail hesapları Gmail hesabı gibi kullanabilir, aynı dokümanı birden fazla kişi ile paylaşarak çalışmalarını sağlayabilir, uygulamayı mobil cihazlarda da açabilirsiniz. Kullanıcılara 30 GB’lık bir depolama alanı sunan G Suite’in yanı sıra Google Takvim, Google Talk, Google Docs ve Google Groups uygulamalarını da kullanabilirsiniz.

Kurumsal Mail Kurulumu Nasıl Yapılır?

Kurumsal mail açabilmek için öncelikle domain adresine ve sunucu hizmetine sahip olmalısınız. info@sirketadi.com gibi bir mail adresi için sirketadi.com alanına sahip olmalısınız. Bu yüzden sunucu (hosting) hizmetinizin olması gerekir. Domain ve hosting hizmeti satın aldıktan sonra kurumsal mailinizi size en uygun e-posta sağlayıcı ile anlaşarak ya da Yandex ve Google’ın hizmetlerinden yararlanarak açabilirsiniz. Kurumsal mail kurulumu adımlarını, “İşletmenize Özel Kurumsal Şirket Maili Nasıl Alınır?” başlıklı içeriğimizden inceleyebilirsiniz.