Sanal Ofis Rehberi: e-Ticaret için Sanal Ofis Kullanım

e-Ticaret için şirket kurmaları zorunlu olan işletmelerin bu süreçte bir de yasal iş adresi bildirmeleri gerekmektedir. İşletmenin somut bir adresinin bulunması ve ulaşılabilir olması gerekmektedir. Ancak bu durum az maliyetle iş kurmak isteyen girişimciler için bir de ofis maliyetini doğurmaktadır. Tam bu noktada her alanda olduğu gibi yeni ofis trendleri de çıkmaya başlıyor. Girişimciliği artması, home office çalışmanın benimsenmesi ve freelance çalışan sayısının çok olmasıyla sanal ofisler geliştirilmiştir.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, yeni bir iş kurmak isteyip tek bir mekana bağlı olmak istemeyen ve işini dilediği yerde yapmak isteyen işletmeler için geliştirilen ofislerdir. Sanal ofisler genellikle girişimciler, sürekli seyahat eden kişiler, home office çalışan işletmeler tarafından tercih edilir. Şirketlerin yasal adres olarak da gösterebildiği sanal ofisler sekreterlik hizmetlerinden fiziksel çalışma alanı sunmaya, faturalardan posta süreçlerine kadar birçok ofis ve iş ihtiyaçlarına yardım oluyor.

Sanal Ofis Ne İşe Yarar?

Şirket kurarken işletmelerin yasal bir adres bildirmeleri gerekmektedir. Sanal ofis, belirli bir adresi bulunmayan işletmelerin şirket kurma sürecinde belirtmek zorunda olduğu yasal adres olarak kullanılabilir. Bu önemli avantajın yanı sıra sanal ofisler, işletmelere telefonlarının aktarılması, posta ve kargo yönetimi, misafir ağırlama, ihtiyaç halinde fiziki ofis gibi konularda da destek vermektedir.

Evden e-Ticaret Yapanlar İçin Sanal Ofis Neden Önemlidir?

Home office çalışan e-ticaret işletmelerinin ev adresini şirket adresi olarak gösterebilmesi için pek çok koşulu sağlamaları gerekir. Örneğin, kişi kirada oturuyorsa, ev sahibine durum hakkında bilgi vermek zorundadır. Ayrıca, oturulan ev apartman dairesi ise tüm komşuların onayı alınmalıdır. Aksi halde yasal adres olarak gösterilememektedir. Öte yandan ev adresinin, iş adresi olarak gösterilebilmesi için evin bir bölümü çalışma alanına uygun hale getirilmeli ve aylık kira bedelinin bir miktarı stopaj vergisi olarak ödenmelidir. Tüm bunlar bir araya geldiğinde ev adresinin, yasal iş adresi olarak gösterilmesi hem maliyetli hem de yorucu oluyor. Sanal ofis ile tüm bu süreçleri kolayca atlatabilirsiniz.

Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?

Sanal ofisler, girişimcileri ilk etapta ofis kiralayıp operasyonel işler için eleman alarak yüklü masraflar altına girmelerinden kurtaran bir hizmettir. Bunun yanı sıra sanal ofis kullanan işletmeler birçok avantaja sahip olurlar:

• Düşük maliyetler: Sanal ofisler, fiziki ofislere göre daha az maliyetlidir. Sanal ofisi belirli gün ve saat aralığında kullanacağınız için daha uygun kira ücreti ödersiniz. Fiziki ofislerdeki gibi sürekli her ay yüksek kira ücretleri ödemek durumunda kalmazsınız.
• Tüm hizmetlerinden yararlanabilirsiniz: Sanal ofis ile sekreterlik hizmetinden de yararlanabilirsiniz. Gelen çağrılar cevaplanır, kargolarınız teslim alınır, müşterileriniz karşılanır.
• Dilediğiniz zaman, dilediğiniz yerde ofis kullanımı: Sanal ofise ek olarak dilediğiniz zaman fiziksel bir çalışma ortamı ve toplantı odasına sahip olabilirsiniz. Hem de kiraladığınız sanal ofis şirketinin bulunduğu her şehirde bu hizmetten yararlanabilirsiniz.
• Network imkanı: Sanal ofisler ortak çalışma alanları bulunmaktadır. Bu alanlarda başka profesyonellerle tanışabilir, iş ağınızı genişletebilirsiniz. Bu da size yeni iş fırsatları sağlayabilir.

Sanal Ofisler Yasal Mıdır?

Evet, sanal ofisler ülkemizde tamamen yasaldır. Türk Ticaret Kanunu‘nda belirtilen iş yeri adresi tanımına dair detaylı bir açıklama bulunmuyor, bu da sanal ofisleri yasal bir hizmet haline getiriyor. Kanunlara göre önemli olan da işletmelerin belirttiği adres ve iletişim bilgilerinde ulaşılabilir olmasıdır. Sanal ofis kiralayarak her daim ulaşılabilir olabilirsiniz.

e-Ticaret İçin Şirket Adresini Ev Adresi Göstermek ve Sanal Ofis Arasındaki Fark Nedir?

Yeni bir girişime atılmak istiyorsunuz ancak yasal ofis olarak sanal ofis ile home office arasında mı kaldınız? Bu iki modelin birbirinden farklılıkları bulunmaktadır. Öncelikle home office’in şartlarına bakalım. Evinizi ofis olarak göstermek istiyorsanız yukarıda da bahsettiğimiz gibi birtakım kurallara uymanız gerekir;

• Eviniz kira ise durumdan ev sahibini haberdar edip, onayını almalısınız.
• Apartmanda yaşıyorsanız her bir dairenin onayını almalısınız. Tek bir daire bile onay vermezse yasal adres olarak evinizi gösteremezsiniz.
• Evinizin büyüklüğüne bağlı olarak belirli bir kısmı çalışma alanı haline getirmelisiniz.
• Brüt kira tutarı üzerinden %20 oranında stopaj ödemeniz gerekir.

Sanal ofis ise vergi dairesi sorgulamasında, şirketinizin varlığını belirleyici niteliğe sahip bir adres ve iletişim bilgilerinin gerçek olduğunu gösteriyor. Home officeteki gibi süreçlerin bulunmadığı sanal ofisleri yasal adres olarak göstermek daha avantajlı görünüyor.

Sanal Ofis Fiyatları Nelerdir?

Sanal ofis fiyatları hizmeti veren şirkete göre değişmektedir. Her şirketin hizmet kapsamında sunduğu özellikler de farklılık gösterir. Ancak ülkemizde sanal ofis kiralama ücretleri ortalama 200 TL’den başlayan fiyatlarla işletmelere sunulmaktadır.

Sanal Ofis Kiralayanlar Stopaj Öder Mi?

Stopaj vergisi, kiralanan veya satın alınan mülkler için ödenen bir vergi türüdür. Bu sebeple sanal ofisi, yasal iş adresi olarak gösteren işletmeler stopaj vergisi ödemezler.

Sanal Ofis Faturası Gider Gösterilebilir Mi?

Sanal ofisin bir diğer avantajı da, ödemesi için KDV’li olarak kesilen faturayı gider olarak göstererek vergiden de düşebilirsiniz.

Sanal Ofis Kiralamak İçin Yapılması Gerekenler Nelerdir?

Sanal ofis kiralamak için öncelikle bu hizmeti şirket araştırması yapmanız gerekiyor. Şirketin hizmet verdiği konumları, ücretleri ve avantajları size en uygun olan şirkette karar kılmalısınız. Daha sonra şirketle anlaşıp, gerekli sözleşmeleri imzalamanız gerekiyor. Sanal ofis hizmeti veren şirket temin etmeniz gereken belgeler hakkında size yardımcı olacaktır.

En Çok Tercih Edilen Sanal Ofis Firmaları Hangileridir?

Sanal ofislere olan ilgi arttıkça ülkemizde de bu alanda faaliyet gösteren şirket sayısı artmaktadır. Sanal ofis hizmeti sunan şirketler, farklı paketleriyle ön plana çıkmaktadır. Türkiye’deki en popüler sanal ofis şirketlerinden birkaçını şöyle sıralayabiliriz:

• eOfisTürkiye’nin birçok yerinde sanal ofis hizmeti veren eOfis, İstanbul’da 22 farklı şubeye sahip. Ayrıca Ankara, İzmir, Gaziantep, Bursa, Konya ve Mersin şubelerinde Sanal ofis, Hazır ofis ve Toplantı odası kullanımı hizmetleri de bulunmaktadır. Öte yandan Yengeç fatura otomasyonu ve kargo entegrasyonu hizmetlerini, eOfis kullanıcılarına özel avantajlı abonelik paketi ile birlikte sunuyor. Kampanya ile ilgili detaylara buradan ulaşabilirsiniz.
• Workinton İstanbul, İzmir, Ankara, Bursa’da 21 farklı noktada hizmet veren Workinton en çok bilinen sanal ofis şirketlerinden biridir.
• Kamara Uluslararası markalardan küçük ölçekli şirketlere kadar pek çok şirket tarafından kullanılan Kamara, İstanbul genelinde hizmet veriyor.