Hazirun Cetveli Rehberi: Nedir, Nasıl Hazırlanır?

Hazirun Anlamı Nedir?

TDK’daki kelime anlamına göre hazirun; “bir toplantıya katılanlar”, “hazırda bulunanlar” ve “bir yerde o an bulunanlar” anlamlarına gelmektedir. Dilimize Osmanlıca’dan geldiği tahmin edilmektedir. Tarihi kaynaklara göre; Osmanlı İmparatorluğu’nda devlet işlerine katılan veya harekete geçen kişileri ifade etmektedir.

Hazirun Cetveli Nedir?

Hazirun cetveli, iş hayatında sıklıkla kullanılan bir terimdir. “Hazır bulunanlar listesi” olarak da adlandırılan bu terim bir toplantı ya da oturumda bulunan kişilerin durumunu ifade etmek için kullanılır. Türk Ticaret Kanunu’nda ilk olarak “hazirun cetveli” daha sonralarda Türkçeleştirilerek “hazır bulunanlar listesi” olarak adlandırılmıştır.

Hazirun cetveli; ülkemizde şirketlerde ortakların ve temsilcilerinin toplantılara katılarak hazır bulunma durumunu belirtmek için hazırlanır. Hazirun cetveli ile bir şirkette gerçekleştirilen genel kurul toplantıları ya da ortaklar arası yapılan toplantılarda; ortakların ve temsilcilerin katılımı belgelenir ve kayda geçirilir. Bu liste, imzalanan kadar yapılan toplantıya ya da genel kurula katılacaklar listesidir. Belge genel kurul toplantısında hazır bulunanlar tarafından imzalanır ve resmiyet kazanır.

Hazirun Cetveli Ne İşe Yarar, Hangi Durumlarda Kullanılır?

Hazır bulunanlar listesi olarak da adlandırılan bu belgenin en önemli amacı, yapılan toplantılara olan katılım belgelenmesi ve kayda alınmasıdır. Hazirun cetveli toplantılara yeterli katılımın sağlanması, alınan kararların geçerli olması ve tutanakların doğru düzenlenmesi için önemlidir ve bu sebeple hazırlanır. Hazır bulunanların imzalarını içerir ve toplantı tutanağının bir parçası olarak şirketlerin resmi kayıtlarında saklanır. Alınan kararların yönetim kurulu veya o toplantı da bulunması gereken kişilerce onaylandığı yahut onaylamadığının kanıtıdır.

Hazirun cetvelinin düzenlenmesinin bir diğer amacı da, toplantıda hazır bulunan ya da üçüncü kişiler tarafından temsil edilen pay sahiplerinin adları ve sahip bulundukları ya da temsil ettikleri payların adedi hakkında diğer ortakların bilgi sahibi olmasıdır. Ve gerek genel kurul toplantısına katılma hakkına yöneltilebilecek itirazların yapılması, gerek kararların geçerli bir biçimde alınıp alınmadığının denetlenmesi için hukuki bir ortam yaratmaktadır.

Bir anonim ortaklıkta pay sahipliğinin kanıtlanması için diğer belge ve delillerin yanı sıra hazirun cetvelinden de yararlanılabilir. Hazirun cetveli incelendiğinde toplantıya katılma hakkı bulunmayan bir kişinin oylamaya katıldığı anlaşılması durumunda pay sahipleri genel kurul kararı aleyhine iptal davası açabilirler.

Hazirun Cetveli Nasıl Hazırlanır?

Hazır bulunanlar listesi, Türk Ticaret Kanunu’na göre zorunlu olarak düzenlenmesi gereken bir belgedir. Bu belge yasal düzenlemelere uygun olarak hazırlanmalıdır. Hazirun cetveli, ortakların ya da temsilcilerin toplantılarda hazır bulunma durumunu doğru ve eksiksiz yansıtılarak hazırlanmalıdır. Hazirun cetveli düzenlendikten sonra yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanır ve toplantının yapılacağı yere getirilir. Listede adı olan pay sahipleri, ortaklar ya da temsilcilerin de imzaları alınır.

Hazirun Cetveli’ni Kim Hazırlar?

Peki hazır bulunanlar listesi kim tarafından hazırlanır? Bu belgenin hazırlanmasındaki tüm sorumluluk tamamıyla şirket yönetim kurulu ve pay sahibi olan kişilere aittir. Şirket yönetim kurulu ve pay sahibi olan kişiler hazirun cetvelini toplantı gününden bir önce hazırlamak için gerekli adımları atmalıdır.

Hazirun Cetveli’nde Hangi Bilgiler Yer Alır?

Hazır bulunanlar listesi hazırlanırken bir takım bilgilerin yer alması zorunludur. Belgede olması gereken bilgiler şu şekildedir:

• Şirketin adı: Hangi şirketin toplantısı için hazırlandığı belirtilmelidir. Bu sebeple şirketin tam resmi adı ve unvanı yer almalıdır.
• Toplantı yeri ve tarihi: Hazirun cetveli toplantının tarihini ve yapıldığı yerin bilgisini de içermelidir. Böylece belge hangi toplantının katılımcılarını gösterdiği belli olur.
• Katılımcı isimleri: Toplantıya katılan ya da katılamayan ortakların ya da temsilcilerin isimleri yazılmalıdır. İsimleri tam isim olarak yazılmalıdır.
• Hazır bulunma durumu: Hazirun cetvelinde katılımcıların hazır bulunma durumu da yer almalıdır. Ortaklar ya da temsilcilerin “katıldı”, “hazır”, “katılmadı”, “mazeretli” gibi ifadelerle durumları belirtilmelidir.
• İmza: Katılımcıların imzaları da hazır bulunanlar listesinde yer almalıdır. Böylece katılım belgelenir ve cetvel geçerli bir belge olarak kabul edilir.

Hazirun Cetveli Örneği

İstanbul Ticaret Odası’nın hazırladığı hazırda bulunan listesi örneğini paylaşalım. Örnekler üzerinden hazırlayacağınız hazirun cetvellerini bir uzman aracılığı ile teyit ederek kullanmanız konusunda dikkatli olmalısınız. Mali müşaviriniz yahut varsa avukatınız hazirun cetvelinin hazırlanışı konusunda size yardımcı olabilirler. Dilerseniz listeyi buradan  bilgisayarınıza indirebilirsiniz.