İşletmeler için nakit akışı, ödeme, tahsilat, gelir gider takibi kilit noktalardır. Küçük işletmeler ön muhasebe programları ile finansal verilerini en verimli şekilde takip edebilirler.

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe, bir işletmenin finansal işlemlerini ve verilerini takip eden sistemdir. Ön muhasebe ile gelir-gider, fatura ve ödemeler, müşteriler, ürün stokları, banka hesap hareketleri gibi unsurlar takip edilir. Özetle, ön muhasebe, genel muhasebe kavramından farklı olarak işletmelerin ön muhasebe programları ile fatura kesme, ödeme takibi, tahsilat gibi işlemlerini en basit şekilde takip etmeleri ve yönetmeleri için kullanılan bir kavramdır.

Ön muhasebe ile Neler Yapılabilir?

Ön muhasebe ile cari hesap takibi, fatura takibi, stok takibi, banka hesap hareketleri takibi gibi işlemler yapılır.

  • Cari hesap takibi: İşletmenizin müşteri ve tedarikçilerinizle yaptığınız tüm faaliyetler (tahsilat, borç ödemeleri, alım-satım işlemleri) cari hesaba girer. Ön muhasebe ile tüm bu işlemlerin takibi yapılır ve cari hesap işlemleri eksiksiz olarak gerçekleştirilir.
  • Fatura takibi: Alım-satım işlemlerine ait kesilen faturaları takip etmenizi sağlar.
  • Stok takibi: İşletmenizde satılan ürünlerin stok adetlerinin takibi ön muhasebe ile yapılır. Düzenli yapılan stok takibi sayesinde en çok satılan ürünler, depoda az sayıda kalan ürünler hakkında bilgi sahibi olunur ve gerekli aksiyonlar alınır.
  • Banka hesap hareketleri takibi: Banka hesabına yatırılan ve hesaptan çekilen tutarların, yapılan havalelerin kaydı ve takibi.
  • Kasa takibi: Elde bulunan nakit para tutarının takibi.

Ön muhasebe takibinde beyanname, nizam gibi ‘muhasebeye özgü’ kavramları bilmeye gerek yoktur. Bu nedenle, bu çözüm işletme sahipleri ve küçük ekipler için oldukça verimli bir uygulamadır. Teknoloji hayatımıza daha çok girdikçe, ön muhasebe kavramını da daha çok duymaya başladık. Bunun en büyük sebebi önceden defterle ya da excel üzerinden takip ettiğimiz birçok işi, artık ‘dijital’ defterimiz olan ön muhasebe programları ile de yapabiliyor oluşumuz.

Türkiye’de en çok tercih edilen ön muhasebe programları;

Yazımızda Türkiye’de kullanılan bu programlar üzerinden karşılaştırmalara yer verdik.

Globalde en popüler ön muhasebe programları ise şöyledir:

  • Quickbooks
  • Xero
  • Freshbooks
  • Wave

Quickbooks Nedir?

QuickBooks küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik bir muhasebe yazılım paketidir. QuickBooks, fatura yönetimi, kar-zarar raporları, envanter takibi, nakit akışı takibi ve uzaktan erişim gibi birçok özelliğe sahiptir.

Xero Nedir?

Xero, küçük ve orta ölçekli işletmeler için bulut tabanlı bir muhasebe yazılım hizmeti sunan Yeni Zelanda merkezli bir teknoloji şirketidir. QuickBooks ile birlikte en popüler programlardan biridir. Nakit akışı izleme, faturalama, stok takibi, gelir-gider takibi, finansal raporlama gibi özellikleriyle işletme sahiplerinin muhasebe sürecini kolaylaştırmayı hedefler.

FreshBooks’un Özellikleri Nelerdir?

2003 yılında Kanada’da kurulan FreshBooks da küçük ve orta ölçekli şirketler için bulut tabanlı muhasebe programıdır. Müşteri veritabanı, gider takibi, vergi yönetimi, harcama yönetimi, bilanço ve gelir tablosu gibi özellikleriyle bilinir.

Wave Nedir ve Hangi Özellikleri Sunar?

Wave, girişimciler ve küçük işletmeler için oluşturulan ücretsiz bir bulut tabanlı muhasebe yazılımıdır. Wave ile kullanıcılar verilerine istedikleri yerden ulaşabiliyor. Gelir-gider takibi, banka hesabı ve kredi kartı bağlantıları, farklı para birimlerinde fatura oluşturma gibi işlemler dikkat çeken hizmetleri arasındadır.

Ön Muhasebe Programları Hangi Teknolojiyle Çalışır?

Ön muhasebe programları bulut teknolojisiyle çalışmaktadır.

Bulut Teknolojisi ve Sağladığı Faydalar Nelerdir?

Erişilebilirlik
Bulut tabanlı olarak teknolojiler, internetin olduğu her yerden erişebildiğimiz ve hizmet aldığımız teknolojiler. Bu olanak bize büyük bir kapı araladı. Bugün, ön muhasebe programlarının özelliklerine baktığımızda bir çoğunun ‘bulut’ ya da ‘online’ olarak tanımlandığını görürüz. Bu da demek oluyor ki, bilgisayarımıza herhangi bir program kurmadan ya da ofisimizde bilgisayar başında olmamıza gerek kalmadan ‘bulut’ olarak tanımlanan ön muhasebe programımıza ofis dışındayken de hesap bilgilerimiz ile giriş yapabilir ve verilerimize ulaşabiliriz.

Yazı Önerisi:  2021 ÇiçekSepeti Kargo Ücretleri

Veri kaybını önleme
Ayrıca, bulut teknolojisi sayesinde bilgisayarımıza bir zarar geldiğinde ön muhasebe verilerimiz kaybolmaz çünkü bilgisayara bağlı çalışan bir programımız yoktur, verilerimiz bulut ortamında tutulmaktadır ve biz cep telefonu, tablet ya da başka bir bilgisayar üzerinden de verilerimize ulaşmaya devam etme şansına sahibiz. Oldukça yüksek güvenlikle geliştirilen bu programların sahip olduğu teknolojiyi bu şekilde tanımlayabiliriz.

Mağazanızı Paraşüt ve Logo İşbaşı ön muhasebe programlarına kolayca bağlamak için Yengeç sizin yanınızda, hemen denemek için tıklayın.

Ön Muhasebe Programlarının Başlıca Özellikleri Nelerdir?

Öne çıkan ön muhasebe programlarının sunduğu başlıca özellikleri aşağıda paylaşıyoruz.

Paraşüt İşbaşı KolayBi’ Bizim Hesap
Ücretsiz Deneme Süresi 30 gün 14 gün 14 gün 30 gün
Mobil Uygulama iOS ve Android iOS ve Android Yoktur iOS ve Android
Fatura Takibi Vardır Vardır Vardır Vardır
Cari Hesap Takibi Vardır Vardır Vardır Vardır
Teklif Yönetimi Vardır Vardır Vardır Vardır
Sipariş Yönetimi Yoktur Vardır Vardır Vardır
Gelir Gider Takibi Vardır Vardır Vardır Vardır
Nakit Yönetimi Vardır Vardır Vardır Yoktur
Stok Takibi Vardır Vardır Vardır Vardır
Raporlama Vardır Vardır Vardır Vardır

öne çıkan ön muhasebe programlarının başlıca özelliklerini incelemeyi temsil eden fotoğraf

Ön Muhasebe Programlarının Sunduğu Ek Özellikler Nelerdir?

Ön muhasebe programları fatura takibi, cari hesap, raporlama gibi ana özelliklere ek olarak aşağıdaki tabloda yer alan faydaları sunmaktadır.

Paraşüt İşbaşı KolayBi’ Bizim Hesap
Pazaryeri ve e-Ticaret Entegrasyonu Vardır Yoktur Vardır Vardır
Online Tahsilat Vardır Yoktur Vardır Vardır
e-Fatura ve e-Arşiv Vardır Vardır Vardır Vardır
Taksit Takip Modülü Yoktur Yoktur Yoktur Yoktur
Banka Entegrasyonu Vardır Yakında Vardır Yoktur
Üretim Yönetimi Vardır Yoktur Yoktur Vardır
CRM Entegrasyonu Vardır Yoktur Yoktur Yoktur
e-Serbest Meslek Makbuzu Vardır Vardır Vardır Yoktur
Proje Takibi ve Yönetimi Yoktur Yoktur Vardır Vardır
Mağaza Yönetim Entegrasyonu Vardır Yoktur Yoktur Yoktur
Yengeç Entegrasyonu Vardır Vardır Vardır Yoktur

 

*Ek özelliklerde ücretlilik dönemsel kampanyalara göre değişkenlik gösterebilmektedir.

Yengeç’in Hangi Ön Muhasebe Programlarıyla Entegrasyonu Vardır?

Yengeç, Paraşüt, Logo İşBaşı, KolayBi ön muhasebe programlarıyla entegrasyonu vardır.

Yurtdışına Satış Yapıyorum Hangi Ön Muhasebe Programını Kullanabilirim?

Yurt dışına satış yapıyorsanız, farklı ülkelerin farklı para birimleri sizi korkutmasın. Paraşüt ve KolayBi’ ön muhasebe programları ile yurtdışına yaptığınız satışlarınıza ait finansal işlemlerin takibini yapabilirsiniz.

KolayBi’KolayBi’ ön muhasebe programlarıyla ihracat ve ithalat işlemlerinizin finansal süreçlerini de yerel satışlarınızda olduğu gibi yönetebilirsiniz. KolayBi’ ile ödeme, tahsilat ve faturalama gibi işlemlerinizde dilediğiniz para birimini kullanabilirsiniz. Siparişleriniz için dilediğiniz para biriminde fatura düzenleyebilir, ödeme alabilirsiniz.

ParaşütParaşüt ön muhasebe programıyla ihracat faturanızı oluşturabilir, e-fatura kullanıcısıysanız e-ihracat faturası olarak resmileştirebilirsiniz. Faturalarınızı ve ürünlerinizi tek tek eklemenin yanı sıra excel ile toplu bir şekilde oluşturabilirsiniz. Paraşüt’te oluşturduğunuz ihracat faturanızı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’na ve müşterilerinize kolayca gönderebilirsiniz.

Yazı Önerisi:  Müşteri Deneyiminizi Artırmak için Grow My Store’u Keşfedin

Ön muhasebe Programı mı, Excel mi kullanmalıyım?

Günümüzde şirketler birçok işlemini Excel üzerinden yapıyor. Alacak-verecek, cari hesap veya fatura takibi gibi işlemlerin hatasız yapılabilmesi için Excel’i çok iyi kullanabilmeniz gerekir. Ancak ön muhasebe programlarıyla bu süreçlerinizi otomatikleştirerek daha fonksiyonel bir şekilde yönetebilirsiniz.

Excel, şirketler tarafından genellikle ücretsiz diye tercih ediliyor. Ancak excel kullanırken karşılaşabileceğiniz sorunlar sizi çıkmaza sürükleyebilir.

  • Örneğin, bilgisayarınızda yaşadığınız bir hatada veya arızada, herhangi bir yedekleme yapmadıysanız excele işlediğiniz verilerin tamamen gitmesine neden olur. Bu sorunu ön muhasebe programlarında yaşamazsınız çünkü işletmenize dair veriler programlar bulut tabanlı olduğu için kayıt altındadır.
  • Ön muhasebe programları, Excel’e göre daha fonksiyonel ve daha kullanıcı dostudur. Örneğin, yüzlerce veya binlerce verinin takibi Excel’de çok zordur. Ancak ön muhasebe programlarında panel üzerinden kolayca dilediğiniz veriye ulaşabilir, şirketinizin durumunu analiz edebilirsiniz.
  • Excel’de veri girerken hata payı çok yüksektir. Aynı satışa ait bilgileri ya da aynı alacak bilgisini iki kere girebilirsiniz.
  • Excel verilerinize ancak dosyanın kayıtlı olduğu bilgisayar yanınızdaysa ulaşabilirsiniz. Ön muhasebe programlarına ise dünyanın her yerinden dilediğiniz cihazdan (bilgisayar, tablet, mobil) ulaşabilirsiniz.
  • Şirketinizin durumunu öğrenmek için Excel’de tek tek formüllerle uğraşmanız gerekir. Ancak ön muhasebe programları bu sonuçları size otomatik olarak sunabilir.
  • Excel’de ön muhasebe süreçlerinizi doğru takip edebilmek için programı çok iyi kullanabiliyor olmanız gerekmektedir. Bu konuda eğitiminizin ve bilginizin olması şarttır. Excel’i tam anlamıyla bilmiyorsanız oluşturmak istediğiniz raporları veya tablolar saatlerinizi, hatta bazı günlerinizi alabilir. Ancak ön muhasebe programlarını herhangi bir eğitime gerek duymaksızın kullanabilirsiniz. Programla ilgili soru ve sorunlarınızı çözmek için destek ekipleriyle görüşebilirsiniz.

ön muhasebe programlarını mı exceli mi tercih etmeli karşılaştırması için temsili fotoğraf

Yurtdışına Satışlarda Ön Muhasebede Fatura Oluşturabilir miyim?

Evet, ön muhasebe programlarında yurt dışı satışlarınız için fatura oluşturup Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ve müşterilerinizle paylaşabilirsiniz.

Ön Muhasebesiz Bir Çözüm ile İnternette Sattığımız Satışların e-Faturasını Oluşturabilir miyim?

Evet, ön muhasebe programı olmadan GIB Portalı’nda da e-fatura ve e-arşiv fatura oluşturabilirsiniz. Bunun için “GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir?” yazımızı inceleyebilirsiniz. Ancak tüm faturaları tek tek elle girmek yerine ön muhasebe programlarıyla bu süreci otomatikleştirebilirsiniz. Ön muhasebe programlarıyla satışların faturalarının otomatik oluşması, otomatik e-fatura olarak resmileşmesi sağlanır ve böylece manueldeki hata payı minimuma indirilir.

Ön Muhasebe Programı Kullanmak için Eğitim Almama Gerek Var mı?

Hayır, herhangi bir eğitim almanıza gerek yoktur. Ön muhasebe programlarını eğitime ihtiyaç duymadan kullanabilirsiniz.

Ön Muhasebe Programı Bir Zorunluluk mu?

Ön muhasebe programı kullanmak zorunda değilsiniz ancak finansal süreçlerinizi daha sağlıklı yönetebilmek ve hızlandırmak için gerekli bir sistemdir.

Ön muhasebe hemen hemen her sektör tarafından ödeme, tahsilat, masraf, cari hesap takibi gibi finansal işlemler için kullanılabilecek bir yapı. Ön muhasebe programlarını fatura otomasyon uygulamaları ile kullanarak; e-ticaret sektörüne odaklanmak ve buradaki faturalama süreçlerini hızlandırmak, e-ticaret sahiplerinin iş yükünü hafifletmek de mümkün. Yazımızda ön muhasebenin tanımı ve en bilinen hizmet sağlayıcılara göre özelliklerini aktarmak istedik. Bundan sonra bu olanağı incelemek ve denemek artık size düşüyor.