e-İmza Rehberi: Nedir, Nasıl Kullanılır?

e-İmza Nedir?

e-İmza elektronik belgelere eklenen, kişilerin gerçekten olup olmadığını doğrulayan ve sadece şahıslara verilen elektronik imzadır. Geçerliliği ıslak imza ile aynıdır. e-İmza ile kimlik doğrulama yapılır, elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerin reddedilmemesi için de inkar edilemezlik özelliğine sahiptir. Şahıs firmaları dilerlerse e-imza ile fatura kesebilmektedir. e-İmza genellikle mali mühür ile karıştırılır. Ancak e-imza uygulaması ile mali mühür aynı değildir. Mali mühür ile e-imza arasındaki farklara, “Mali Mühür Rehberi: Mali Mühür Nedir, Nasıl Alınır?” başlıklı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

e-İmza Ne İşe Yarar?

Resmi işlemlerin artık çoğunluğunun elektronik ortamda yapılabilmesi sonucunda gizlilik, veri güvenliği, kimlik doğrulama ya da işlemlerin inkar edilmesi konularında güven sorunu da ortaya çıkmaya başlamıştır. Bu noktada, bu sorunların önüne geçilebilmesi için e-imza uygulaması ortaya çıkmıştır. E-imza ile elektronik ortamdaki işlemlerin güvenli olarak yapılabilme imkanları genişletilmiştir.

E-imza sayesinde kişilerin verilerinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesi, ekleme yapılması ya da silinmesi önlenir. Mesajı gönderen ya da işlemi yapan kişinin geçerliliği e-imza ile sağlanır. Ayrıca bireyler elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri e-imza olduğu için inkar edemezler. Bu yüzden e-imza kullanmak elektronik ortamda yapılan işlemlere hukuksal bir nitelik sağlaması açısından önemlidir.

e-İmza Nasıl Alınır?

e-İmza, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun (BTK) onayladığı elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları aracılığıyla sunulmaktadır. Bu sağlayıcı firmaların tam listesine buradan ulaşabilirsiniz. e-İmza oluşturmak için kimlik kontrolü işlemini yapmak zorundasınız. Bunu dilerseniz noter aracılığıyla, dilerseniz adreste kurulum hizmetiyle, dilerseniz de kurumsal başvurularda başvuru sözleşmesi ile yapabilirsiniz. Bir diğer yöntem de ise hizmet sağlayıcının ofise giderek kimlik kontrolü yapabilirsiniz. Bireysel başvurularda nüfus cüzdanı fotokopisi ile noterde NES Kullanıcı Taahhütnamesi’ni imzalayarak hizmet sağlayıcıya göndermeniz gerekir.

Kimler e-İmza Kullanabilir?

e-İmza ile ıslak imza hukuki olarak aynı olduğu için hukuki ehliyete sahip olan herkes elektronik imza atma yetkisine sahiptir. Şahıs firmaları da mali mühür yerine e-imza uygulamasını kullanabilirler. Öte yandan, e-imza bir firma adına atılacak ise, imzayı atacak yetkiye sahip olacak kişi firma tarafından seçilmelidir.

e-İmza Başvurusu Nasıl Yapılır?

Bireysel e-imza başvurularınızı PTT aracılığıyla yapabilirsiniz. Kurumsal başvuruları ise doğrudan ilgili e-imza hizmet sağlayıcı firmaya yapmanız gerekir.

e-İmza İçin Ön Başvuru Nasıl Yapılır?

e-İmza ön başvurunuzu https://eimzaonbasvuru.ptt.gov.tr/ adresinden yapabilirsiniz. Burada yaptığınız ön başvurunun ardından size verilecek e-imza ön başvuru numarası ve gerekli belgelerle en yakın PTT müdürlüğüne giderek işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.

Panele girdikten sonra ön başvuru yapmak istediğiniz e-imza hizmet sağlayıcısını seçin. Bir sonraki adımda 1 yıllık, 2 yıllık ve 3 yıllık olmak üzere size sunulan e-imza sertifika süresini seçin ve formdaki bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde girin.

Tüm bilgileri onayladıktan sonra sistem tarafından size ön başvuru kodu verilecek. Dediğimiz gibi bu kod ile PTT’lere başvuruda bulunabilirsiniz.

e-İmza Başvurusunu Tamamlamak İçin PTT’de Yapılması Gerekenler Nelerdir?

PTT üzerinden yapılacak e-imza başvurularında önce yukarıdaki gibi bir ön başvuru yapmalısınız. Bu ön başvurunun son adımında size verilecek “ön başvuru kodu” ile birlikte temin etmeniz gereken belgeleri herhangi bir PTT şubesine götürmeniz gerekmektedir. Burada başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.

e-İmza Almak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Bireysel ve kurumsal olmak üzere iki farklı e-imza çeşidi bulunmaktadır. Her biri için başvuru yapılırken farklı belgeler talep edilir.

Bireysel e-İmza İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Ni̇teli̇kli̇ elektroni̇k serti̇fi̇ka taahhütnamesi̇ başvuru formu, başvuran kişiye ait TC kimlik numarasını içeren nüfus cüzdanı ya da ehliyet gibi belgelerin aslı ve PTT üzerinden başvuru yapılacaksa ön başvuru kodu gerekmektedir.

Kurumsal e-İmza İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile başvuru formu, İmza sirküleri, başvuran kişiye ait TC kimlik numarasını içeren nüfus cüzdanı ya da ehliyet gibi belgelerin aslı ve son altı ay içinde Ticaret Sicil Memurluğu’ndan alınan faaliyet belgesinin aslı temin edilmelidir.

e-İmza İçin Hangi Firmalar Hizmet Vermektedir?

TurkTrust, eGüven ce e-İmza TR en bilinen e-İmza hizmet sağlayıcılarıdır.

TurkTrust e-İmza Nedir?

Turk

Trust, BTK’nin yetkilendirdiği e-imza hizmet sağlayıcılarından biridir. e-İmza hizmet, kapsamında;

• e-İmza Sertifikası (Nitelikli Elektronik Sertifika – NES),
• Akıllı Kartlar,
• Akıllı Kart Okuyucuları ve Akıllı Çubuklar (Token),
• ARNICA Elektronik İmza Yazılım Kütüphanesi,
• Zaman damgası hizmeti gibi özellikleri de sunmaktadır.

Başvurunuzu www.turktrust.com.tr adresi üzerinden kolayca yapabilir, ofislerinden anında e-imza teslimi ya da adrese teslim imkanlarından yararlanabilirsiniz.

eGüven e-İmza Nedir?

eGüven de e-imza hizmet sağlayıcıların arasındadır. https://www.e-guven.com/ adresinden online olarak başvuru almaktadır. Uzaktan kimlik doğrulama servisi ile e-imza ve çipli kimlik ile e-imza ürünleri dikkat çeken hizmetleri arasındadır.

e-İmza TR Nedir?

BTK’nın yetkilendirdiği e-imza hizmet sağlayıcıları arasında olan e-imza TR, Bilgi Güvenliği Yönetim Standardı Belgesi’ne sahip bir şirkettir. Zaman damgası hizmeti de veren e-İmza TR’ye dilerseniz şubelerine giderek dilerseniz de noter aracılığıyla başvuruda bulunabilirsiniz.

e-İmza Fiyatları Nelerdir?

e-İmza Geçerlilik Süresi Nedir?

Alınan e-imzaların genellikle geçerlilik süresi bir yıl ile üç yıl arasındadır. Süresi dolan e-imzanın yenilenmesi gerekmektedir.

Geçerlilik Süresi Dolan e-İmza Nasıl Yenilenir?

Süresi dolan e-imzanızı yenilemeniz gerekir. e-İmza süresinin bitiş tarihinden 3 ay önce Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) yenileme süreci ile ilgili size bilgilendirme maili atar. Yenileme talebi oluşturduğunuz Kamu SM size bir başvuru parolası ve mail adresi gönderir. Bu adres üzerinden başvuru formuna erişerek yenileme formunu doldurabilirsiniz. Doldurduğunuz bu yenileme formu ile çalıştığınız e-imza sağlayıcı aracılığıyla yenileme işlemini yapabilirsiniz.

e-İmza İle Hangi Belgeler İmzalanabilir?

e-İmza uygulamasını birçok resmi faaliyette kullanabilirsiniz. Özetleyecek olursak;

• e-Fatura ve e-arşiv fatura uygulamasında,
• e-Smmm uygulamasında,
• Kurumlar arası iletişim için,
• Personel hizmet sözleşmesi ve diğer sözleşmelerde,
• Gümrük işlemleri ve dış ticaret işlerinde,
• e-Devlet uygulama kullanımında,
• KEP sisteminde,
• MERSİS’e bağlı ticari sicil işlemlerinde,
• Banka talimatı göndermede,
• Vergi ödemeleri,
• Başvurular (ÖSS, KPSS, LES, pasaport vb)
• Islak imzanın gerekli olduğu diğer alanlarda e-imza kullanabilirsiniz.

e-İmza Hangi Alanlarda Geçerli Değildir?

e-İmza için ıslak imza yerine geçer diye belirtmiş olsak da geçerli olmadığı alanlar mevcuttur. Özel veya resmi bir merasim olarak görülen yasal işlemlerde; yani evlilik, emlak alım-satım, veraset gibi işlemlerde e-imza kullanılamamaktadır. Bu işlemlerin geçerlilik kazanması için ıslak imza şarttır.

e-İmza Nasıl Kullanılır?

e-İmza uygulamasını kullanabilmek için bilgisayarınız birtakım ayarlar ve kurulum işlemleri yapmanız gerekmektedir. e-İmza hizmeti aldığınız kurum size USB olarak bilgisayarınıza bağlayabileceğiniz “token” adında bir cihaz verecektir. e-İmza uygulaması için tokenı bilgisayara takmalısınız.

Bilgisayarınızın işletim sisteminin özelliklerini bilerek e-imza kurulumunu yapmanız gerekir. Bu yüzden Windows sürümünüzün 32 bit mi yoksa 64 bit mi olduğunu kontrol etmelisiniz. Eğer macOS kullanıyorsanız kurulum işlemleri için e-imza hizmet sağlayıcınızdan destek alabilirsiniz. Peki, e-imza kullanmak için bilgisayarda olması gereken programlar nelerdir? e-İmzayı kurabilmek için bilgisayarınıza Java uygulamasını indirmeniz ve kurmanız gerekir. Ayrıca Net Framework programını da kurmalısınız. Tüm bu programlardan sonra e-imza cihazının kullanılması için gerekli olan sürücü ve programla hakkındaki bilgileri hizmet sağlayıcısından öğrenebilirsiniz. Her kuruma göre programlar farklılık gösterebilmektedir

Tüm kurulumları tamamladıktan sonra USB’e imza tokenı bilgisayarınıza takarak e-imza uygulamasını dilediğiniz zaman kullanabilirsiniz.

Bir Belge e-İmza İle Nasıl İmzalanır?

e-İmza konusunda en çok sorulan sorulardan biri budur. Bu soruyu bir PDF belgesi üzerinden örnekleyelim:

1. Öncelikle tokenı bilgisayarınıza takın ve uygulamayı çalıştırın.
2. İmzalanacak PDF dosyasını Adobe Acrobat Reader DC ile açın.
3. Araçlar > Sertifikalar adımlarını takip edin.
4. “Dijital olarak imzala” seçeneğini seçin ve “Tamam” butonuna tıklayın.
5. Daha sonra imzalamak istediğini alanı fare ile seçin.
6. Alan seçtikten sonra listelenen e-imza seçeneklerinden ilk seçeneği seçin.
7. “İmzanızın Ayrıntıları Görüntüle” seçeneğine tıklayın ve “Güven” sayfasına gelin.
8. “Güvenilir Sertifikalara Ekle” butonuna tıklayın ve açılan pencerede üç alt seçenekte işaretleyip, “Tamam” butonuna tıklayın. Bu adımı sadece bir defa yapacaksınız.
9. Daha sonra e-imzaların olduğu pencere açılacak. Burada e-imza seçin ve “Devam Et” butonuna tıklayın.
10. Devam ettikten sonra “İmzala” butonuna tıklayın. İmzaladığınız dosyanın nereye kayıt edileceğini belirleyin. Devamında e-İmza pin numarası girin ve imzalama sürecini tamamlayın.

GİB üzerinden e-fatura imzalama adımlarına ise “GİB Portal Nedir, Nasıl Fatura Kesilir?” başlıklı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.

e-İmza Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

e-İmza, ıslak imza niteliğinde olduğu için elektronik ortamda yapılan işlemlerin resmiyet kazanması için kullanılır. e-İmza ile kişilerin verileri güven altına alınır, yapılan işlemlerin inkar edilme olasılığı ortadan kalkar ve imzayı atan kişilerin gerçek olup olmadığı tespit edilir.

e-İmza Şifresi Nasıl Değiştirilir?

Dilerseniz e-imza şifrenizi değiştirebilirsiniz. Bunun için;

1. e-İmza kartını yani tokenı bilgisayarınıza takın.
2. http://www.kamusm.gov.tr/ adresine Chrome tarayıcı haricindeki diğer tarayıcılar ile giriş yapın.
3. “Online İşlemler” başlığı altında bulunan “Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri” başlığına tıklayın.
4. e-İmza ile giriş yapın. Bunun için Java programının “İmzala” butonunu göstermesini bekleyin. TC kimlik numaranızı yazın, imzalayın ve “Ok” butonuna tıklayın.
5. Mevcut şifrenizi girin ve yine “İmzala” butonuna tıklayın.
6. Tokenı bilgisayarınızdan çıkarın ve size yeni gönderilen sertifikayı takın. Bilgisayarınıza bağlayın.
7. “Bireysel Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri” ekranındaki “Kilit çözme” butonuna tıklayın ve tamam deyin.
8. Java uygulamasındaki parola penceresine 6 haneli rakamdan oluşan yeni şifrenizi girin ve “Yeni PIN Üret butonuna” tıklayın.

e-İmza Bloke Olunca Nasıl Açılır?

Kamu SM’den Online İşlemler > Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri > Şifreli Giriş adımlarını takip edin.

1. TC kimlik numarası, resimdeki yazı ve e-imza başvurusu sırasında belirlemiş olduğunuz güvenlik sözcüğünü yazın ve “Giriş” butonuna tıklayın.
2. SMS Onay Ekranında telefon numarasını kontrol edin ve SMS gönderilmesi için onaylayın.
3. Gelen SMS onay kodunu girin ve devam edin.
4. Daha sonra yukarıda sıraladığımız şifre belirleme adımlarını izleyerek blokenizi kaldırabilirsiniz.